Häufigste Fragen zur Benutzerlizenz

Wieso wird die Lizenzierung umgestellt?

Die DATEV-Produktwelt wird sich in den kommenden Jahren verändern. Die Programme sind künftig modular aufgebaut und können flexibel über die DATEV-Cloud, also das DATEV-Rechenzentrum, abgerufen werden. Das optimiert die Möglichkeiten für verteiltes Arbeiten und die Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Steuerberater und Ihren Mandanten. Und natürlich müssen Sie damit die Programme nicht mehr wie heute vor Ort an Ihrem PC (On-Premises) installieren.

Warum stellt DATEV auf eine benutzerbasierte Lizenzierung um?

Mit der Benutzerlizenz richten wir die Art der Lizenzierung und das Preissystem auf die Veränderungen aus, die nicht zuletzt durch die Digitalisierung entstehen. Die Benutzerlizenz ist technisch für den Einsatz von DATEV-Cloud-Anwendungen erforderlich. Die Benutzerlizenz wird auch Named-user-Lizenz genannt. Sie kennen diese Lizenzform von anderen Cloud-Diensten und Anwendungen am Markt. Ein Beispiel sind Streaming-Dienste wie Netflix. Dies ist die marktübliche Lizenzierung für Cloud-Dienste und Anwendungen.

Was ist neu an der benutzerbasierten Lizenzierung?

Eine Betriebsstättenlizenz oder Netzlizenz, wie Sie es bisher kennen, ist in einer Cloud-Welt nicht möglich. Cloud-Anwendungen müssen nicht mehr lokal installiert werden. Sie werden über den Browser genutzt – egal ob mit PC, Notebook, Tablet oder Smartphone. Für die Preisgestaltung ist deshalb nicht mehr die Anzahl der Geräte entscheidend, sondern die Anzahl der Benutzer. Das Video „Zukunft der Lizenzierung bei DATEV“ veranschaulicht, warum DATEV die Benutzerlizenz eingeführt hat.

Was passiert mit den bisherigen Lizenztypen?

Die Lizenzierung mit den herkömmlichen Lizenztypen Betriebsstättenlizenz oder Netzlizenz ist in einer Cloud-Welt nicht möglich. Die Benutzerlizenz ermöglicht bereits heute die Lizenzierung von Cloud- und von On-Premises-Anwendungen. Eine einheitliche Lizenzform für beide Technologien ist mit fortschreitender weiterer DATEV-Portfolioentwicklung relevant. Über Veränderungen in der Portfolioentwicklung werden wir Sie frühzeitig informieren.

Wann werden die DATEV-Programme auf die Benutzerlizenz umgestellt?

Die Benutzerlizenz wird sukzessive die führende Lizenzform im DATEV-Preissystem werden. Konkrete zeitliche Angaben können wir Ihnen aktuell noch nicht geben. Wenn konkrete Veränderungen für Ihre Produkte anstehen, informieren wir Sie selbstverständlich frühzeitig.

Warum wird DATEV DMS mit der Benutzerlizenz lizenziert?

Die Benutzerlizenz ermöglicht bereits heute die Lizenzierung von Cloud- und von On-Premises-Anwendungen. Eine einheitliche Lizenzform für beide Technologien ist mit fortschreitender weiterer DATEV-Portfolioentwicklung relevant. Die Lizenzarten Betriebsstättenlizenz oder eine Netzlizenz herkömmlicher Art ist in einer Cloud-Welt nicht möglich.

DATEV DMS wurde mit der Lizenzform der Benutzerlizenz in den Markt eingeführt. Damit wurde für DATEV DMS gleich die notwendige Basis für geplante Online-Funktionen geschaffen. Eine nachträgliche Anpassung der Lizenzform ist somit nicht mehr notwendig.

Warum wurde die Benutzerlizenz in Benutzerlizenz Einzelanwendung umbenannt?

Zunächst wurde der Lizenztyp als Benutzerlizenz eingeführt. Inzwischen gibt es einen weiteren Lizenztyp: Benutzerlizenz unbegrenzt. Zur Konkretisierung erhält die Benutzerlizenz den Zusatz Einzelanwendung. Mit ihr werden einzelne Anwendungen lizenziert.

Ansonsten ändert sich nichts – weder an der Nutzung der Software, den Verträgen noch am Preis. Die Benutzerlizenz Einzelanwendung wird z.B. in der DATEV-Preisliste, in der DATEV Lizenzverwaltung online und im DATEV-Shop angezeigt.

Was ist die Benutzerlizenz unbegrenzt?

Die Benutzerlizenz unbegrenzt ist entweder kostenlos oder wird mit einem Pauschalpreis laut DATEV-Preisliste angeboten.

Für die Nutzung von Anwendungen mit Benutzerlizenz unbegrenzt muss keine Zuordnung einer Person zu einer Benutzerlizenz erfolgen. Die Anwendung kann von einer unbegrenzten Anzahl von Personen in der Kanzlei oder im Unternehmen genutzt werden.

Wird es generell teurer, wenn DATEV auf die Benutzerlizenz umstellt?

Nein, es wird nicht generell teurer.

Grundsätzlich beabsichtigt DATEV mit der Umstellung auf die Benutzerlizenz keine Gewinnerzielung. Wir achten selbstverständlich auf die Bedürfnisse unserer Mitglieder. DATEV gestaltet die Preise so, dass diese für den größten Teil unserer Kunden zur angebotenen Leistung passen.

Woran orientiert sich die Preisgestaltung?

Um die Umstellung auf die Benutzerlizenz für unsere Kunden möglichst kostenneutral zu halten, werden bei der Gestaltung der Preisstaffeln für Programme, die mit der Benutzerlizenz lizenziert werden, eine Vielzahl von Einflussfaktoren, beispielsweise auch Teilzeitkräfte, berücksichtigt. Aufgrund der sehr vielfältigen Kundengrößen und -strukturen können wir allerdings nach unseren bisherigen Erkenntnissen nicht gewährleisten, die Preisstaffeln über alle Kunden hinweg kostenneutral zu gestalten. Die Benutzerlizenz gilt über alle Betriebsstätten - der Kanzlei oder des Unternehmens - hinweg. Damit entfällt der Neubeginn der Preisstaffel je Betriebsstätte. Und die Nutzung der Benutzerlizenz ist nicht an eine Betriebsstätte oder bestimmte PCs gebunden.

Warum rechnet DATEV die Lizenzen nicht nach Verbrauch ab?

Bei der Berechnung von DATEV-Leistungen unterscheiden wir zwischen den klassischen Lizenzen für DATEV-On-Premises- sowie -Cloud-Anwendungen und „pay per use“ für DATEV-Cloud-Services. Cloud-Anwendungen zu einem benutzerbezogenen monatlichen Abo-Preis für Lizenzen zu berechnen ist absolut marktüblich. Eine zeitgenaue Abrechnung bietet keine ausreichende Preistransparenz, Planbarkeit und Kalkulierbarkeit für Sie und uns und ist hoch komplex in der Umsetzung. DATEV Cloud-Services werden dann berechnet, wenn diese auch genutzt werden ("pay per use"). Die Lizenz- und Berechnungsarten sind in der DATEV-Preisliste und unter datev.de/preise-lizenz ausführlich beschrieben.

Warum kann für die Benutzerlizenzen keine zeitliche Nutzungsmessung und -berechnung durchgeführt werden?

Cloud-Anwendungen zu einem benutzerbezogenen monatlichen Abo-Preis zu berechnen ist marktüblich. Eine zeitgenaue Abrechnung bietet keine ausreichende Preistransparenz, Planbarkeit und Kalkulierbarkeit für Sie und uns und ist hoch komplex in der Umsetzung.

Wie unterstützt die Benutzerlizenz flexibles Arbeiten?

Mit der Benutzerlizenz besteht höchste Flexibilität, was die Arbeitszeiten und -orte betrifft. Spätestens seit der Pandemie ist diese Flexibilität gefragter denn je. Jeder Mitarbeitende, der ein Programm nutzt, das mit der Benutzerlizenz lizenziert wird, erhält eine persönlich zugeordnete Lizenz. Diese ermöglicht, die Arbeitsprozesse in der Kanzlei, im Unternehmen oder für jeden Mitarbeiter mit höchstmöglicher Flexibilität zu gestalten, was Arbeitszeit und -Ort betrifft.

Wird es durch die Benutzerlizenz teuer, was Teilzeitkräfte angeht?

Nein, es wird nicht generell teurer.

Allerdings kann es zu Mehrbedarf an Lizenzen im Vergleich zum bisherigen Modell kommen. Das ist dann der Fall, wenn sich durch Jobsharing mehrere Teilzeitkräfte, die nicht zeitgleich arbeiten, bisher eine Betriebsstätten- oder Netzlizenz teilten. DATEV wirkt einem möglichen Kostenanstieg aufgrund des beschriebenen Mehrbedarfs entgegen, indem wir dies u.a. in den Preisstaffeln für Anwendungen berücksichtigen, die mit der Benutzerlizenz lizenziert werden.

Wie kann der Lizenzbedarf optimiert werden?

Der Bedarf an Lizenzen kann optimiert werden, indem

• die Benutzerlizenz während der Vertragslaufzeit beliebig oft anderen Benutzern zugewiesen wird
• sie nur so viele Benutzerlizenzen je Programm festlegen, dass Ihre Teilzeitkräfte ihre Aufgaben störungsfrei erledigen können.

Aufgrund der GoBD *) ist diese Art von gemeinsamer Nutzung nicht empfehlenswert, da die Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gegeben sind. Ein eindeutiger Benutzer ist die Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit u. a. in der Revisionshistorie von DATEV DMS.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Was ist die DATEV Lizenzverwaltung online?

Mit der DATEV Lizenzverwaltung online können Sie die Lizenzen für jede Anwendung und jeden Benutzer individuell zuordnen und sie gegebenenfalls wieder entziehen. Sie haben dort auch die Möglichkeit direkt die Lizenzanzahl zu ändern.

Ist es erforderlich, jedem Benutzer auch einer Benutzerlizenz zuzuordnen?

Mit dem Kauf einer Cloud-Anwendung oder bei Umstellung auf die Benutzerlizenz legen Sie zunächst fest, wie viele Benutzerlizenzen Sie benötigen. Für jedes Programm können Sie die Anzahl an Benutzerlizenzen nach Ihrem Bedarf festlegen. Jedem Benutzer, der das Programm nutzen soll, muss eine Benutzerlizenz zugeordnet werden. Dies ist die Voraussetzung für die Programmnutzung. Für Benutzer, die ein Programm nicht benötigen, muss auch keine Benutzerlizenz zugeordnet werden.

Wer kann Benutzerlizenzen zuweisen?

Jede Person, für die in der Rechteverwaltung online das Recht Service-Anwendungen „Bestellen/Vertrags- und Personendaten verwalten“ vorhanden ist.