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Datenschutz-Hinweise für DATEV-Videoservices mit easymeet24 & Zoom

Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DS-GVO

Inhalt

1. Verantwortliche für die Datenerhebung

2. Datenschutzbeauftragter

3. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten im Rahmen der Teilnahme an Videoservices von DATEV mit dem Tool easymeet24 & Zoom

4. Cookies

5. Gerätekennung und Standortdaten

6. Weitere Verarbeitungszwecke

7. Dauer der Speicherung

8. Empfänger personenbezogener Daten

9. Drittland

10. Betroffenenrechte

11. Widerspruch

12. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

13. Was passiert, wenn die Daten nicht bereitgestellt werden

14. Sicherheit

15. Links zu anderen Webseiten

16. Datenschutzhinweise in englischer Sprache

1. Verantwortliche für die Datenerhebung

DATEV eG, Nürnberg

vertreten durch

Prof. Dr. Robert Mayr (Vorsitzender)
Julia Bangerth (stellv. Vorsitzende)
Prof. Dr. Peter Krug (stellv. Vorsitzender)
Prof. Dr. Christian Bär
Diana Windmeißer

Vorsitzender des Aufsichtsrats: Nicolas Hofmann

Kontakt

Paumgartnerstr. 6 - 14
90429 Nürnberg
Telefon: +49 911 319-0
E-Mail: info@datev.de

2. Datenschutzbeauftragter

DATEV eG
Datenschutzbeauftragter
Kontakt

Walter Deinzer
Paumgartnerstr. 6 - 14
90429 Nürnberg
Telefon: +49 911 319-0
E-Mail: datenschutz@datev.de

3. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten im Rahmen der Teilnahme an Videoservices von DATEV mit dem Tool easymeet24 & Zoom

Im Auftrag der DATEV setzt die Firma Connect4Video GmbH, Nibelungenstr. 28, 65428 Rüsselsheim, als Videoservices das Produkt esaymeet24 auf Basis des Tools Zoom der Fa. Zoom Video Communications, Inc. ein.

Bei der Teilnahme an Zoom Videoservices von DATEV werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer „Online-Veranstaltung“ angeben.

Dies sind:

  • Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild, Profilinformationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.
  • Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware, Betriebssystem, Zeitzone), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit und Dauer, im Meeting aufgezeichnete Aktivitäten (wie z.B. Teilnahme und Verlassen), darunter auch Aktivitäten im Zusammenhang mit App-Integrationen von Dritten, zusammen mit Datum, Uhrzeit, an der Aktivität teilnehmende Person und andere Teilnehmer im Meeting mit Datum, Uhrzeit, Dauer.
  • Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachte Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, Chats werden nur bei Zoom Webinaren/ Sessions/ Events gespeichert.
  • Bei Zoom Aufzeichnungen (nur mit Einwilligung): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen. Sofern „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, werden wir Sie im Vorfeld transparent darüber informieren, und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten. Ihre Zustimmung erfolgt freiwillig. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Stimmen Sie der Aufzeichnung nicht zu, müssen Sie die Veranstaltung verlassen.

Wir und unsere Dienstleister verwenden diese Daten, um zu verstehen, wie der Service genutzt wird, um Probleme zu statistischen Gesamtanalysen durchzuführen und den Service und andere Produkte und Dienste zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Diese Verarbeitung ist erforderlich zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS GVO) und zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Zum Beispiel für die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

4. Cookies

Zoom verwendet temporäre und permanente Cookies. Ein Teil der Cookies ist technisch erforderlich, beim Einsatz von optionalen Cookies bittet Zoom im Vorfeld um Einwilligung.

Weitere Informationen zum Einsatz von Cookies durch Zoom finden Sie hier .

Rechtsgrundlage: Das Setzen der Cookies ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) und zur Erfüllung von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erforderlich.

Sie können die Speicherung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen deaktivieren und bereits gespeicherte Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Online-Angebot ohne Cookies nur noch eingeschränkt funktioniert.

5. Gerätekennung und Standortdaten

Es werden keine Gerätekennungen und keine weiteren Standortdaten erfasst.

6. Weitere Verarbeitungszwecke

Ihre personenbezogenen Daten können von DATEV aufgrund von anderen rechtlichen Verpflichtungen z. B. richterlicher Anordnung verarbeitet werden.

Es gilt die Rechtsgrundlage aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO). Soweit erforderlich, verarbeitet DATEV Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Zum Beispiel für:

  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, z.B. Übertragungsprotokolle
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

Rechtsgrundlage: Für diese Verarbeitungen ist das berechtigte Interesse der DATEV maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

7. Dauer der Speicherung

Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Aufbewahrung ist zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten weiterhin notwendig.

Gründe hierfür können z. B. sein:

  • Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
  • Protokolldaten werden bis zu 2 Jahre und Ihre Anfragen bei unserem Kundenservice bis zu 6 Monate gespeichert.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten nach einer Nachbearbeitungsfrist gelöscht. Diese kann für Daten mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bis zu maximal 4 Jahre betragen.

8. Empfänger personenbezogener Daten

Im Auftrag der DATEV setzt die Firma Connect4Video GmbH, Nibelungenstr. 28, 65428 Rüsselsheim, als Videoservices das Tool Zoom der Fa. Zoom Video Communications, Inc. ein.

Für die Erbringung der Vertragsleistung werden somit diejenigen Daten an Zoom übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Zoom weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden die Inhaltsdaten mit AES-256 verschlüsselt und über die Zoom-Server übertragen.

9. Drittland

Eine Übertragung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien vorhanden sind, z. B.:

  • Eine Selbstzertifizierung nach Trans-Atlantic Data Privacy Framework (liegt für Zoom vor)
  • EU-Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen, sofern auf Basis eines Transfer-Impact-Assessments erforderlich

Im Fehlerfall und zum Verbindungsaufbau können Daten zur Analyse an Zoom US übertragen werden.

10. Betroffenenrechte

Falls eine DATEV – Anwendung Daten zu Ihrer Person gespeichert hat, können Sie auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten. Bitte informieren Sie uns, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben oder wenn Sie mit Teilen der Datenspeicherung nicht einverstanden sind, damit wir diese berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken können. Daten zu Ihrer Person, die Sie eingegeben haben, erhalten Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf Antrag in einem übertragbaren Format. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung eines Betroffenenrechts an widerspruch@datev.de unter Angabe

  • Ihrer Kontaktdaten
  • der Betroffenenrechte, die Sie ausüben wollen.

11. Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an widerspruch@datev.de.

12. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Im Fall von Beschwerden können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für DATEV ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht die zuständige Aufsichtsbehörde.

13. Was passiert, wenn die Daten nicht bereitgestellt werden

Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Videokonferenz mit Ihnen auszuführen.

14. Sicherheit

DATEV ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und personenbezogene Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugang zu schützen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Dies trifft auch auf die Auswahl der eingesetzten Auftragsverarbeiter zu.

15. Links zu anderen Webseiten

Rufen Sie eine externe Internetseite von unserer Seite auf (externer Link), wird der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information erhalten, von welcher Seite Sie zu ihm gekommen sind. Für diese Daten ist der externe Anbieter verantwortlich. Wir sind, wie jeder andere Anbieter, nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.

Stand: Februar 2024

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