Häufige Fragen zur Umstellung auf DATEV Personalakte

Sie können nach Ihrem zugeteilten Umstellungszeitraum wechseln, jedoch erhalten Sie nur während Ihres Umstellungszeitraum gesonderte Serviceangebote (z.B. kostenfreie Info-Gespräche während Ihres Umstellungszeitraums).

Eine Parallelnutzung ist nicht möglich.

Bis 30.06.2025 kann die alte Digitale Personalakte verwendet werden.

DATEV Personalakte ist ein Teil von DATEV Personal. Die Bepreisung beträgt 0,40 EUR pro abgerechneten Arbeitnehmer. Bis Ende 2024 ist die Nutzung kostenlos. Weitere Informationen: Preisliste (datev.de)

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Gültiger Vertrag von DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal Add-on
• Zugeordnete Lohnleistung
• Ein zentraler Mandant

DATEV Personalakte kann im Rahmen des Produktes DATEV Personal über MyDATEV Mandantenregistrierung oder über den Umstellungsassistenten bestellt werden.

Ja, die Anlage erfolgt im Rahmen des Umstellungsprozesses auf die DATEV Personalakte.

Es werden alle Dokumente nach DATEV Personalakte übernommen, die in der Digitalen Personalakte zugeordnet sind. Ausnahme sind Dokumente in privaten Ordnern. Wenn diese Dokumente mit übernommen werden sollen, ändern Sie die Ordnereigenschaft auf „öffentlich“ oder „vertraulich“.

Ein Wechsel zurück zur alten Digitalen Personalakte ist nicht möglich.

Nein, der Mandant muss nicht über DATEV Unternehmen online angelegt werden.

Vorgehen für Neumandanten:

• Die Anlage erfolgt bei neuen Mandanten nach der Bestellung beim erstmaligen Aufruf der DATEV Personalakte.

Bestandsmandanten:

• Die Anlage erfolgt im Rahmen des Umstellungsprozesses auf die DATEV Personalakte.

Die Dokumente werden aus der Digitalen Personalakte in die neue DATEV Personalakte kopiert. In Belege online bleiben die Dokumente erhalten. Sie können weiterhin über Belege online auf diese Dokumente zugreifen.

DATEV Belege online und DATEV Personalakte fließen in DATEV Dokumentspeichervolumen ein und generieren dadurch Freivolumen. Somit muss im Normalfall nicht extra für den verbrauchten Speicher gezahlt werden. Wenn Sie DATEV Belege online nur für Digitale Personalakte im Einsatz hatten, können Sie sich hier über alternative Archivierungsmöglichkeiten informieren: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - DATEV Hilfe-Center

Es existieren keine Ordnerstrukturen mehr in der DATEV Personalakte.

Es gibt keine vorgegebenen Kategorien mehr. Die Dokumentenkategorien können individuell angelegt werden.

Ein Kopieren von Kategorien auf einen anderen Mandanten ist derzeit nicht möglich.

Die Notizen sind vom Mandanten nicht einsehbar.

Sie können die Zuordnung lösen und das Dokument neu im Posteingang zuordnen. Weitere Informationen: Arbeiten mit DATEV Personalakte - DATEV Hilfe-Center (Kapitel 2.3)

Es besteht die Möglichkeit, die E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Weitere Informationen: Arbeiten mit DATEV Personalakte - DATEV Hilfe-Center (Kapitel 2.5)

Das Austrittsdatum wird erkannt. Somit werden unter "aktive Mitarbeiter" keine Mitarbeiter angezeigt, bei welchen ein Austrittsdatum erfasst wurde.

Die Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center: Dok.-Nr. 1029250

Wenn Sie nicht weiter mit Digitale Personalakte arbeiten bzw. es sich um einen Altbestand handelt, müssen Sie nicht auf DATEV Personalakte umstellen.

Sie können aktuell per Schaltfläche, Drag-and-Drop, DATEV Belegtransfer und DATEV Upload Mobil Dokumente hochladen. Folgende Upload-Möglichkeiten sind geplant:

• DATEV Upload-Mail - Freigabe voraussichtlich Sommer 2024
• Dokumenten-Schnittstelle für Drittanbieter (z.B. für Scanner-Lösungen) – Freigabe voraussichtlich Sommer 2024

Ja, es müssen neue Verzeichnisse angelegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument: Arbeiten mit DATEV Belegtransfer in Verbindung mit DATEV Personalakte

In DATEV Belege online sind die Belegtypen "DATEV Lohnunterlage" und "DATEV Reisekosten-Belege" nicht mehr vorhanden. Ihr Mandant kann somit nach der Umstellung auf DATEV Personalakte keine Lohnunterlagen mehr in DATEV Belege online hochladen.

In diesem Dokument finden Sie Informationen zu möglichen Bestellkonstellationen für DATEV Personal: Bestellkonstellationen in Verbindung mit DATEV Personal

Sie können alle Dokumente über das Download-Center herunterladen. Weitere Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument: Dokumente über Download-Center herunterladen