Digitale Belegfreigabe in der Cloud

Nürnberg, 06. Juli 2022: Mit der Belegfreigabe online hat DATEV das browserbasierte Anwendungspaket DATEV Unternehmen online um einen komfortablen Prozess für die Bearbeitung von Belegen ergänzt. Von der Freigabe im Unternehmen bis zur Verarbeitung in der Steuerberatungskanzlei durchlaufen die auf dem Beleg enthaltenen Informationen eine durchgängig digitale Prozesskette, bis sie schließlich in der Buchführung Niederschlag finden. DATEV Belegfreigabe online wird als optionaler Cloud-Service für DATEV Unternehmen online angeboten, der den dort bereits existierenden Cloud-Service Belege online ergänzt.

Mit DATEV Belegfreigabe online lassen sich digital vorliegende Belege schnell und direkt einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zur Freigabe zuweisen. Jeder im Prozess Beteiligte sieht die ihm zugewiesenen Rechnungen und kann vor der Freigabe mit wenigen Klicks Notizen und Kostenstellen zum Beleg erfassen. Gerade in Zeiten mobilen Arbeitens sorgt dieser digitale Prozess für einen schnellen Datenfluss. Über die Benachrichtigungsfunktion erfährt jeder Beteiligte umgehend, wenn eine Rechnung geprüft werden muss. Die Freigabe kann er oder sie vollkommen ortsunabhängig erledigen – sogar einfach mobil von unterwegs.

Im Vergleich zur papierbasierten Freigabe, die in vielen Unternehmen noch Standard ist, ist der digitale Prozess deutlich effizienter und weniger anfällig für Fehler. Zudem haben alle Beteiligten jederzeit Transparenz darüber, in welchem Prozessschritt sich ein Beleg gerade befindet und können gezielt eingreifen, falls notwendig. Darüber hinaus lässt sich über Belegfreigabe online auch sicherstellen, dass ausschließlich geprüfte Belege in die Finanzbuchführung und zur Bezahlung gelangen.

Teil eines runden Gesamtprozesses

Die DATEV Belegfreigabe online ist direkt in das browserbasierte Anwendungspaket DATEV Unternehmen online integriert und kann durch eine Aktivierung im Programm sofort genutzt werden. Während der Unternehmer mit den aus der Cloud bezogenen Anwendungen Belege bearbeitet und bezahlt, kann die Steuerberatungskanzlei ebenfalls auf die Daten zugreifen. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zur Verfügung zu stellen, die dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen.

Für mehr als 860.000 Unternehmen werden die digitalen Belege bereits gemeinsam mit ihren Steuerberaterinnen und Steuerberatern in der DATEV-Cloud bearbeitet und archiviert. Dort sind inzwischen über 2,5 Milliarden Belege gespeichert, und jeden Monat kommen im Schnitt rund 60 Millionen dazu. Mehr als 370.000 Unternehmen übernehmen dabei mit den Anwendungen des browserbasierten Pakets selbst Arbeitsschritte, die über das Digitalisieren und Hochladen von Belegen hinausgehen.

Neben der erweiterten Funktionalität ist Belegfreigabe online auch technisch ein Meilenstein für die Weiterentwicklung von Unternehmen online. Als erster Service aus diesem Umfeld basiert sie auf einer neuen Cloud-Infrastruktur, die noch mehr Flexibilität möglich macht. Ziel ist es, das Gesamtsystem mittelfristig zu einer durchgängigen Cloud-Rechnungseingangsplattform zu transformieren. Dazu werden auch die übrigen Komponenten von Unternehmen online sukzessive auf diese technische Basis migriert. Mit der Neuentwicklung von Auftragswesen online für die Rechnungsschreibung steht bereits das nächste Modul in den Startlöchern.