Weitere Bundesländer machen E-Rechnung zur Pflicht für ihre Auftragnehmer
Unternehmen müssen sich zum Jahreswechsel auf neue technische und rechtliche Vorgaben vorbereiten
Nürnberg, 10. Dezember 2021: Die Bundesländer Baden-Württemberg, Hamburg und das Saarland verpflichten ihre Auftragnehmer vom 1. Januar 2022 an zur elektronischen Rechnungsstellung. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung dieser Länder müssen dann den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen, die unter anderem ein technisches Format für die übermittelten Daten vorgibt. Diese Vorgaben erfüllen die beiden Standards XRechnung sowie ZUGFeRD ab der Version 2.0. Bereits seit November 2020 gilt die verbindliche Einreichung von E-Rechnungen für Auftragnehmer des Bundes sowie der Verwaltung in Bremen. Weitere Bundesländer werden nachziehen: Mecklenburg-Vorpommern 2023 und Hessen 2024.
Bereits heute gilt: Nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen müssen E-Rechnungen akzeptieren, wenn Unternehmen diese moderne Form bevorzugen. Unternehmen können deshalb schon heute ohne rechtlichen Druck für alle ihre Rechnungen auf das digitale Format umsteigen. Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung können Prozesse verbessert, beschleunigt und kostengünstiger gestaltet werden – nicht nur, weil Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand von Papierrechnungen wegfallen. Um die Daten aus den Rechnungen möglichst effizient weiterverarbeiten zu können, werden von öffentlichen und internationalen Auftraggebern die Vorgaben bezüglich Rechnungsstellungsprozess, Rechnungsinhalten und der Übermittlungswege oft auf deren interne Systeme ausgelegt. Die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD werden zudem regelmäßig an die rechtlichen und technischen Anforderungen der Rechnungsschreibung angepasst.
E-Rechnung automatisch im Format XRechnung erstellen
Auf diese Veränderungen und kontinuierliche Weiterentwicklung müssen Rechnungssteller und deren Dienstleister reagieren. Die rechnungsschreibenden Lösungen der DATEV bieten die entsprechende Flexibilität. Sie ermöglichen zudem vielfältige Optionen, den Prozess an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehört auch, nach einmaliger Konfiguration alle Rechnungen als E-Rechnung zu versenden. Die erstellten Rechnungen werden dann automatisch im geforderten elektronischen Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, aufbereitet und über den gewünschten Übermittlungsweg versandt, etwa per E-Mail, über Netzwerke, in die DATEV eingebunden ist (z. B. TRAFFIQX, Peppol), oder über Portale (z. B. Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE). Die E-Rechnungen können außerdem mit ergänzenden Lösungen einfach und schnell GoBD-konform archiviert werden.
Eine sehr einfache und flexible Möglichkeit im Umgang mit dem Versand von E-Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen bietet DATEV SmartTransfer. Der Austausch über dieses sichere Online-Portal kann mit wenigen Klicks direkt aus kaufmännischen Lösungen wie etwa DATEV Auftragswesen online angestoßen werden. Die Dokumente werden dann automatisch über den gewünschten Kanal im gewünschten Format sicher versandt. Auch die gesetzlichen Vorgaben für die XRechnung lassen sich auf diesem Wege erfüllen.
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