Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens – Einnahmen wie Ausgaben. Es gibt einen Überblick, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse befindet und dokumentiert die Geschäftsvorfälle anhand von Buchungsbelegen. Eine Kassenbuch-Software verringert den Aufwand der Kassenbuchführung und erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater.
Ein Kassenbuch-Programm macht Vordrucke und Excel-Tabellen zur Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben überflüssig. Da sich Daten schnell erfassen lassen und viele Prozesse automatisiert ablaufen, ermöglichen die Programme eine zeitsparende Kassenbuchführung. Geschäftsvorfälle und der Kassenstand werden übersichtlich dargestellt, sodass man sich schnell einen tagesaktuellen Überblick verschaffen kann. Zudem wird in der Regel garantiert, dass das Kassenbuch rechtskonform geführt und vom Finanzamt anerkannt wird.
Im Handelsgesetzbuch ist festgehalten, wer zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verpflichtet ist (§§ 238–241 HGB). Auf Grundlage dessen müssen buchführungspflichtige Unternehmen ein Kassenbuch führen. Von dieser Pflicht ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlös und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben. Neu gegründete Unternehmen sind dann von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit, wenn die genannten Umsatz- und Jahresüberschuss-Grenzen am ersten Abschlussstichtag nach Gründung nicht überschritten werden.
Die Kassenbuchführung muss bestimmte Anforderungen erfüllen und ordnungsgemäß erfolgen. Zu jedem Geschäftsvorfall müssen folgende Angaben vorliegen:
Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung setzt voraus, dass alle Buchungen vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgen. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Zudem müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmensumsätze verschaffen kann. Von Bedeutung ist das zum Beispiel bei der sogenannten Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung (AO), die zum 1. Januar 2018 eingeführt wurde. Sie ist ein Kontrollinstrument, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen zu überprüfen, und erfolgt unangemeldet.
Eine Kassenbuch-Software erleichtert die ordnungsgemäße Kassenbuchführung erheblich. Rechtlich auf der sicheren Seite sind Sie mit der Kassenbuch-Lösung von DATEV. Sie wird den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht. Die Ordnungsmäßigkeit der Anwendung wird von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert. Als Teil von DATEV Unternehmen online ermöglicht die Software Ihnen, Ihr Kassenbuch online zu führen und Belege sowie Daten mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater zu teilen. DATEV Kassenbuch online bildet den kompletten kaufmännischen Prozess ab und bietet umfassende Kassenbuchfunktionen. Dazu gehören unter anderem:
Intelligente Datenerfassung
Export und Datenweitergabe
Mit Kassenbuch online der DATEV arbeiten Sie völlig reibungslos mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater zusammen: Bei der Erfassung der Kasse kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht weitergegeben werden. Die Übermittlung der online erfassten Daten erfolgt sicher über das Rechenzentrum der DATEV.
Die DATEV-Kassenbuch-Lösung bietet zudem einen effektiven Zugriffschutz per SmartCard bzw. mIDentity compact. Daneben können Sie sich auch mit dem DATEV SmartLogin sicher authentifizieren. SmartLogin ist eine mobile App für Smartphone oder Tablet und ermöglicht die sichere Anmeldung in DATEV-Online-Anwendungen.
Mit der DATEV SmartCard im Scheckkartenformat identifizieren Sie sich über ein entsprechendes Lesegerät bei den Online-Anwendungen der DATEV und übermitteln Dokumente und E-Mails verschlüsselt an die Empfänger. Alternativ greifen Sie mit DATEV mIDentity compact auf die Kassenbuch-Software zu. Für die Nutzung des Sticks mit integrierter SmartCard im SIM-Format, eingebautem Kartenleser und Softwareschutzmodul wird lediglich eine freie USB-Schnittstelle am PC oder Laptop benötigt.
Kassenbuch online ist Bestandteil von DATEV Unternehmen online . Wenn Sie diese Paketlösung bestellen, ist Kassenbuch online automatisch enthalten.
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