Jeder fünfte Handwerksbetrieb setzt auf komplett digitale Prozesse

Nürnberg, 12. März 2020: Digitale Lösungen sind in den meisten Handwerksbetrieben in Deutschland inzwischen Alltag. Das gilt auch in der kaufmännischen Abwicklung. Etwas über 20 Prozent der Betriebe peilen hier inzwischen das nächste Level an: Tendenziell jüngere Handwerksunternehmer und -unternehmerinnen in Großstädten planen, in digitale Lösungen zu investieren, die helfen, die vorhandenen digitalen Prozesse besser zu integrieren und komplett auf Papier zu verzichten. Vorreiter haben zudem Entwicklungen wie Plattformökonomie und Künstliche Intelligenz im Blick. Das sind zentrale Ergebnisse der dritten Studie zur Digitalisierung im Handwerk, die der IT-Dienstleister DATEV eG und der bundesweit erscheinende Wirtschaftstitel handwerk magazin gemeinsam erstellt haben. Dafür wurden 1.000 Handwerker aller Branchen ausführlich telefonisch befragt. Mehr als zwei Drittel der Befragten sind Inhaber oder Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs.

„Das Handwerk befindet sich in einer Übergangsphase, weg von einzelnen digitalen Lösungen und meist mit Papier verbundenen Medienbrüchen, hin zu durchgängig digital ablaufenden kaufmännischen Prozessen“, sagte Stefan Wunram, Chefberater Strategische Entwicklung der DATEV, bei der Vorstellung der Studie in München. Über 80 Prozent der Betriebe setzen demnach auf digitale Lösungen in der Kommunikation und den internen kaufmännischen Prozessen. „22 Prozent streben nun allerdings die nächste Stufe der Digitalisierung an“, so Wunram. In diesen Handwerksbetrieben soll in den kommenden zwölf Monaten in digitale Technik investiert werden.

Als wichtigstes Ziel, warum sie investieren wollen, gaben die Befragten an, die digitale Integration der in ihren Betriebenen vorhandenen Lösungen vorantreiben zu wollen. „Die Investierenden bauen damit ihren Wettbewerbsvorteil weiter aus, denn sie haben ohnehin schon einen höheren Digitalisierungsgrad als der Durchschnitt der Betriebe im Handwerk“, erläuterte Wunram. „Neun Prozent von ihnen archivieren zudem ihre kaufmännischen Belege bereits ausschließlich digital. Bei den Nicht-Investierenden sind es nur vier Prozent.“ Außerdem zeige die Studie, dass diejenigen, die Investitionen planen, tendenziell jünger und eher im städtischen Umfeld beheimatet sind.

Kleine Betriebe stecken noch in der Welt der Papierbelege

Der Umgang mit kaufmännischen Belegen ist ein Indiz für den Digitalisierungsgrad einer Branche. Im Handwerk sind 42 Prozent der Betriebe mit weniger als fünf Mitarbeitern noch ausschließlich in der Papierwelt unterwegs – mit Regalen voller Ordner. Es sind vor allem größere Betriebe, die bereits komplett auf digitale Archivierung setzen – bei denjenigen mit mindestens 20 Mitarbeitern sind es sieben Prozent. Der größte Teil der Branche (56 Prozent) steckt allerdings zurzeit in der Übergangsphase, in der sowohl auf Papier als auch digital archiviert wird.

Das ersetzende Scannen spielt nur bei etwa einem Viertel der digital archivierenden Betriebe eine Rolle. Rund die Hälfte der Befragten kennt die Vorgehensweise nicht, bei der nach einem dokumentierten Verfahren Papierbelege gescannt und dann entsorgt werden. „Hier gibt es offensichtlich zum einen noch Informationsbedarf und zum anderen viel Potenzial für Verbesserungen bei der effizienten Abwicklung der kaufmännischen Aufgaben“, erklärte Wunram. Erst 15 Prozent der Betriebe übermitteln ihre Belege ausschließlich digital an ihren Steuerberater, 59 Prozent überreichen „geordnete Papierbelege“. Wunram: „Hierzu sollten die Geschäftsführer und Inhaber im Handwerk dringend ihren Steuerberater oder ihre Steuerberaterin ansprechen.“

„Künstliche Intelligenz wird Geschäftsmodelle verändern“

Mit den Entwicklungen Plattformökonomie und Künstliche Intelligenz beschäftigen sich laut der Studie die ersten Vorreiter im Handwerk. „Überraschend viele der Befragten erwarten von der Künstlichen Intelligenz Auswirkungen auf die Geschäftsmodelle“, hob Patrick Neumann, Chefredakteur des handwerk magazin, bei der Vorstellung der Studie hervor. Zwar hatten nur 15 Prozent bisher im beruflichen Umfeld damit zu tun, aber von denen erwarten 78 Prozent durch diese Technologie Veränderungen der Geschäftsmodelle, 58 Prozent sogar „grundlegende“ Veränderungen. Mit dem Thema Plattformökonomie hatten erst zehn Prozent Berührungspunkte. Veränderungen der Geschäftsmodelle erwarten dadurch 59 Prozent, „grundlegende“ Veränderungen nur 24 Prozent.

„Der Großteil der Handwerkschefs arbeitet derzeit nicht mit Online-Portalen wie Google zusammen“, ergänzte Chefredakteur Neumann. „Die Branche setzt im Kontakt zu den Kunden in den konjunkturell weiterhin guten Zeiten wohl eher auf Mund-Propaganda.“ Lediglich bei den bis 30-Jährigen seien 37 Prozent auf Portalen unterwegs, am ehesten auf Google, MyHammer und Ebay.

Informationsbedarf gibt es auch zu den Themen Verfahrensdokumentation und Kassenführung. „Und das, obwohl es hier nicht nur um neue Technologien, sondern um rechtlich notwendige Veränderungen geht“, so Ramon Kadel, Chef vom Dienst (CvD) der Online-Ausgabe des handwerk magazin. Laut der Studie kennen im Durchschnitt aller Befragten lediglich 26 Prozent den Begriff der Verfahrensdokumentation: nur 24 Prozent in Betrieben mit weniger als fünf Mitarbeitern, dafür 40 Prozent bei denen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Von denen, die den Begriff kennen, wissen 47 Prozent, dass die Verfahrensdokumentation im Rahmen der Tax-Compliance eine steuerstrafrechtliche Schutzfunktion entfalten kann. Entsprechend beschäftigen sich bereits 56 Prozent mit der Umsetzung: Insgesamt 36 Prozent wurden bzw. werden dabei von ihrem Steuerberater unterstützt.

Mehrheit der Betriebe hat Kassen an rechtliche Vorgaben angepasst

Etwas besser sieht es beim Thema rechtliche Anforderungen an die Kassenführung aus. „Zwar fühlen sich immer noch 48 Prozent derjenigen, die ein elektronisches Kassensystem im Betrieb einsetzen, nicht gut informiert, aber 86 Prozent haben bereits Maßnahmen ergriffen“, so Kadel. So schafften 51 Prozent sich ein neues Kassensystem an, 50 Prozent schulten ihr Personal und 47 Prozent installierten Updates ihres Kassensystems. „21 Prozent der Befragten gaben an, angesichts der gesetzlichen Änderungen auf bargeldloses Bezahlen umgestellt zu haben“, ergänzte der Online-CvD. Zudem setzten 19 Prozent für die rechtlich vorgeschriebene Archivierung der Kassendaten auf eine Cloud-Lösung.

Die Telefoninterviews für die Studie wurden von dem unabhängigen Marktforschungsinstitut mindline energy geführt und fanden von Mitte Oktober bis Mitte November 2019 statt. Befragt wurden Inhaber/innnen beziehungsweise Geschäftsführer/innen und Führungskräfte (Abteilungsleiter/in, Werkstatt- oder Betriebsleiter/in) sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Buchhaltung.

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