Handlungsbedarf bei Kommunen in Sachen E-Rechnung

Nürnberg, 23. April 2020: Was für Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen bereits seit November vergangenen Jahres gilt, trifft nun auch die öffentlichen Rechnungsempfänger auf Landes- und kommunaler Ebene: Auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55 sind jetzt auch sie verpflichtet, Eingangsrechnungen in elektronischer Form zu akzeptieren. Betroffen davon sind neben Behörden und Verwaltungen auch nahezu alle öffentlichen Unternehmen.

Obwohl die Verpflichtung flächendeckend greift, gelten je nach Bundesland unterschiedliche Vorgaben bezüglich rechtlicher und sowie technischer Ausgestaltung. Eine Übersicht über die Vielzahl der Regelungen stellt der Verband elektronische Rechnung (VeR) unter www.verband-e-rechnung.org/xrechnung bereit. Kommunen und kommunale Betriebe, die derzeit dabei sind die Vorgaben der EU-Richtlinie umzusetzen, können für den Empfang der elektronischen Rechnungen neben Individuallösungen auch auf zentrale Portallösungen wie DATEV SmartTransfer setzen. Diese Portallösungen dienen nicht nur als zentrales Eingangspostfach für die Verwaltung, sondern können vor allem auch von den Lieferanten genutzt werden, um Rechnungen im richtigen Format wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD 2.1. zu übermitteln.

Ein Portal – eine Vielzahl von Formaten und Verfahren

DATEV SmartTransfer ist Teil des umfassenden TRAFFIQX-Netzwerks. Die Portale dieses Verbunds stellen Nutzern aus Wirtschaft und Verwaltung einen übergreifenden Postein- und -ausgang zur Verfügung, der mehr als 350 Formate verarbeiten kann. Darunter finden sich alle branchenüblichen Standards sowie staatliche E-Rechnungsformate. Eingangsdaten konvertieren die Systeme automatisch ins eigene bevorzugte Format. Ebenso werden die Ausgangsdokumente dem Empfänger im von ihm präferierten Format zugestellt. Dabei wird auch der Versand von Rechnungen per E-Mail unterstützt, beispielsweise als Anhang einer PDF-Datei oder im ZUGFeRD-Format.

Die Portallösung unterstützt nicht nur bei Empfang und Versand, sondern auch bei der Bearbeitung der elektronischen Dokumente. Dafür sorgen hinterlegte Prüf- und Freigabeprozesse inklusive einer lückenlosen Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte. Darüber hinaus lässt sie sich mit den bei den Anwendern eingesetzten Haushalts- bzw. Buchführungssystemen und eigenen Archivierungslösungen verknüpfen.

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