Aus der E-Mail direkt in die sichere Cloud-Belegzentrale

Nürnberg, 16. Januar 2020: Mit DATEV Upload Mail öffnet die DATEV eG einen weiteren Zugangsweg, um buchführungsrelevante Belege in das Cloud-Anwendungspaket DATEV Unternehmen online zu integrieren. Über die neue Funktion können Anwender per E-Mail eingegangene PDF-Rechnungen komfortabel und effizient direkt an Unternehmen online weiterleiten, ohne sie lokal zwischenspeichern zu müssen. Dazu senden sie einfach die Träger-E-Mail samt PDF-Rechnung im Anhang an die vordefinierte DATEV-Zieladresse. Für diesen Versand und den dadurch ausgelösten automatischen Upload ist keine gesonderte Authentifizierung nötig. Voraussetzung ist lediglich, dass die Absenderadresse im Vorfeld registriert wurde.

Anwender können dafür auch mehrere Absenderadressen im System hinterlegen, von denen aus Belege in ihren Bestand in DATEV Unternehmen online gelangen sollen. Authentifizieren müssen sie sich lediglich einmalig, wenn sie eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung einrichten wollen. Danach lassen sich Dokumente von den definierten Adressen auch direkt aus der Mail-App des Smartphones heraus zu DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Das System extrahiert beim Eingang die anhängende Datei und lädt sie in den Bestand des Nutzers. Dort steht der Beleg umgehend zur weiteren Verarbeitung in den Anwendungen zur Verfügung. Die E-Mail selbst wird nicht gespeichert. Sollen Belege für unterschiedliche Belegtypen übermittelt werden, erhält der Anwender für jede gewünschte Kategorie eine gesonderte Versandadresse. Dokumente, die an diese Adresse weitergeleitet werden, sind im Bestand dann automatisch dem vordefinierten Belegtyp zugeordnet.

Umgesetzter Kundenwunsch

DATEV Upload Mail ist ein erstes konkretes Resultat der Plattform DATEV Ideas zum direkten Kundeneinbezug, die im Frühjahr 2019 an den Start gegangen ist. Dieser öffentliche Ideenkatalog bietet allen interessierten Nutzern die Möglichkeit, sich an der Weiterentwicklung von Unternehmen online zu beteiligen. Sie können dort Ideen und Verbesserungsvorschläge erfassen, beschreiben, miteinander diskutieren, darüber abstimmen oder sie verwerfen. Die Ideen mit den meisten Stimmen fließen dann in den Entwicklungsprozess ein.

Mit mehr als 130 Likes kam der Rechnungseingang über E-Mailkonten dort unter die Top-Wünsche für neue Features. DATEV Upload Mail steht ab sofort allen Anwendern von Unternehmen online zur Verfügung.

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