Die beiden Unternehmen Elb-Schliff und aba Grinding Technologies haben sich gemeinsam die Kunst des Schleifens zur Aufgabe gemacht und vertreiben seit mehreren Jahrzehnten Schleifmaschinen. Sie sind Teil der weltweiten Precision Surfacing Solutions Gruppe mit rund 1.000 Mitarbeitern.
63743 Aschaffenburg
Schleifmaschinen
ca. 350 Mitarbeiter
Im Bereich der Schleifmaschinen gehören Elb-Schliff und aba Grinding Technologies zu den führenden Unternehmen des deutschen Mittelstandes. Beide Unternehmen können auf eine lange Unternehmensgeschichte zurückblicken. Während die aba Grinding Technologies GmbH seit über 80 Jahren am Standort Aschaffenburg produziert, blickt die Elb-Schliff Werkzeugmaschinen GmbH auf eine Unternehmensgeschichte von 60 Jahren in Babenhausen zurück. Das Bündnis der beiden Marken hat die technologische Kompetenz erweitert und zu einem breiten Portfolio mit Flachschleifmaschinen, Profil- und Tiefschleifmaschinen und hochproduktiven Produktionssystemen geführt.
Kundenstimme
Elb-Schliff Werkzeugmaschinen GmbH
Inklusive einer Schulung und eines Testlaufs stand uns die Lösung zur Reisekostenabrechnung bereits nach zwei Tagen im Produktionsbetrieb zur Verfügung. Jetzt bekommen die Mitarbeiter ihr Geld um etwa 50 Prozent schneller als früher. Das kommt gut an.
— Jelka Gronenberg , Director Finance & Controlling, Leiterin der Finanzbuchhaltung
Die Situation
Die Nähe zum Kunden zählt zu den Erfolgsfaktoren der traditionsreichen Maschinenbauer. Der persönliche Kontakt ist ein elementarer Bestandteil der Kundenbetreuung. Daher sind die Mitarbeiter beider Firmen viel im In- und Ausland unterwegs, wo sie Maschinen installieren und in Betrieb nehmen, Wartungsarbeiten durchführen und den Kundenkontakt pflegen. Da rund 70 Mitarbeiter beider Standorte regelmäßig unterwegs sind, sind pro Monat circa 150 Reisekostenabrechnungen zu bearbeiten. Zuvor wurde diese Menge an Reisekostenabrechnungen auf Papier erstellt, in der Buchhaltung überprüft, dann in der DATEV-Software Lohn und Gehalt erfasst und abschließend in die ERP-Software abas exportiert. Diese Arbeitsweise birgt ein hohes Potenzial für Fehlerquellen. Zudem lag die durchschnittliche Dauer bis zur Überweisung der Reisekosten an den Mitarbeiter bei 10 bis 14 Tagen. Daher war eine optimierte Lösung erforderlich, um Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten.
Die Lösung
Das Angebot der DATEV als Pilotanwender für „Arbeitnehmer Online", insbesondere für das Modul „Meine Reisen" zu fungieren, wurde im Hinblick auf die Situation vom Unternehmen gerne angenommen. Im Rahmen der unkomplizierten Umstellung waren „Meine Reisen" und Reisekosten classic schnell eingerichtet. Darüber hinaus wurde ein Testmandant geschaffen, damit die Arbeitnehmer die Software und ihre Funktionen umfassend erproben konnten. Nach einem Testlauf und einer Schulung, welche innerhalb von zwei Tagen erfolgten, war die Lösung für den Produktionsbetrieb und den Arbeitsalltag einsatzfähig. Die Schulung fand in Form von kleinen Gruppen statt, sodass jeder einen passenden Termin für sich finden konnte und sich offene Fragen in kleinen Kreisen klären ließen.
Das Ergebnis
Heute werden rund 85 Prozent der Reisekostenabrechnungen über das Online-Portal abgewickelt. Ein großer Vorteil ist, dass gesetzliche Änderungen über Updates direkt in die Software integriert werden und auch eigene Reisevorgaben, wie Tagessätze oder Übernachtungspauschalen, eingebunden werden können. Mitarbeiter, die sich auf Geschäftsreise befinden, können schon abends im Hotel die Belege online in das System eingeben. Nach dem Reiseende werden die vorerfassten Daten in DATEV Reisekosten classic importiert, wo die Reise dann final abgerechnet wird. Die Belege werden derzeit noch über ein Beleglisten-Formular auf Papier nachgereicht. Im nächsten Schritt ist jedoch die Einführung eines DMS geplant, sodass Reisebelege auch gescannt und elektronisch verarbeitet werden können.
Insgesamt hat die Einführung von Arbeitnehmer Online „Meine Reisen" die Kommunikation zwischen den reisenden Mitarbeitern und der Buchhaltung wesentlich verbessert. Die Prozesse wurden transparenter gestaltet, sodass nun jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, Veränderungen an seinen Reisekostenabrechnungen direkt einzusehen und nachzuvollziehen. Vor allen Dingen konnte der Zeitaufwand reduziert werden, was unter anderem zu Folge hat, dass die Mitarbeiter schneller ihr Geld überwiesen bekommen.
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