Buchen mit KI: Qualität steigern und Zeit sparen

Upgrade für Ihre Kanzlei: So läuft das Buchen mit dem Automatisierungsservice Bank ab

Die Bankkontoumsätze werden im gewohnten Umfeld von Kanzlei-Rechnungswesen über das elektronische Bankbuchen bearbeitet.

• Nach Aktivierung der Bank müssen die Kontoumsätze nur noch einmal manuell über „Mandant ergänzen“ geholt werden (Bei Kontoumsätzen im CAMT-Format ist dies nicht notwendig). Ab diesem Zeitpunkt werden die Kontoumsätze automatisch geholt, wenn Sie „Buchungsvorschläge erzeugen“ durchführen oder die „Bankkontoumsatzliste“ öffnen.
• Beim „Buchungsvorschläge erzeugen“ wird zunächst die Lerndatei (sofern diese bereits vom bisherigen elektronischen Bankbuchen vorhanden ist) und die OPOS-Suche aus Kanzlei-Rechnungswesen herangezogen, um einen passenden Buchungsvorschlag zu generieren. Somit ist das Ergebnis mindestens genauso gut wie vor der Aktivierung des Automatisierungsservice Bank.
• Wenn diese Suchen in Kanzlei-Rechnungswesen zu keinem Treffer führen, wird automatisch der im Rechenzentrum erzeugte Buchungsvorschlag der KI verwendet. Dies ist in der Regel bei Sachkontobuchungen der Fall.
• In Einzelfällen werden auch die Ergebnisse der Zahlungsbuchung durch den Automatisierungsservice Bank noch weiter verbessert (z. B. wenn die Rechnung schon nach DATEV Unternehmen online hochgeladen, aber noch nicht gebucht wurde).
• In der Buchungsvorschlagsliste wird durch ein Robotersymbol in der Spalte AS (siehe Screenshot auf der nächsten Seite) visualisiert, dass der Buchungsvorschlag durch die KI erzeugt wurde.

Künstliche Intelligenz erspart Lerndateieinträge

Der Automatisierungsservice Bank kann die im Verwendungszweck enthaltenen Informationen nutzen, um Buchungen automatisch aufzuteilen. Ein Beispiel: Bei Darlehensbuchungen erstellt der Automatisierungsservice Buchungsvorschläge sowohl für den Zinsaufwand als auch für die Tilgungsrate mit den richtigen Beträgen. Dies war bisher mit der Lerndatei nur bedingt möglich, die Vorschläge mussten noch manuell nachbearbeitet werden. Solche Lerndateieinträge sollten in diesem Zuge durch Sie gelöscht werden, da diese den besseren Vorschlag der KI verhindern.

Durch den DATEV Automatisierungsservice Bank ist zukünftig das Anlegen und Pflegen von Lerndateieinträgen nicht mehr erforderlich.

Gewohnte Symbole unterstützen beim Buchen

In der Buchungsvorschlagsliste erhalten Sie anhand der bekannten Symbole einen Überblick über die Gesamtqualität des Vorschlags.

• Grüne Glühlampe: Alle buchungsrelevanten Felder wurden als sicher eingestuft.
• Gelbes Fragezeichen: Für mindestens ein buchungsrelevantes Feld wurde ein Wert unsicher erkannt. Überprüfen Sie den Wert.
• Rotes Haltzeichen: Für mindestens ein buchungsrelevantes Feld konnte kein Wert aus dem Kontoumsatz ausgelesen werden. Ergänzen Sie bitte den Wert.

Zusätzlich zu den bekannten Symbolen kommt das Robotersymbol auch beim Automatisierungsservice Bank hinzu. Dieses ist bereits aus dem Automatisierungsservice Rechnungen bekannt. Es ist in der Spalte AS (siehe Screenshot) zu sehen.

• Robotersymbol: Der Buchungsvorschlag stammt aus dem Automatisierungsservice.

Neue Symbole erleichtern das Prüfen der fertigen Buchungen

Beim Automatisierungsservice Bank werden die automatisch verarbeiteten Buchungsvorschläge mit entsprechenden Symbolen visualisiert. Dadurch unterstützen wir Sie bei der Prüfung der automatisiert gebuchten Vorschläge, indem wir jeweils unterschiedliche Symbole je Buchung in der Spalte AS in der Buchungsübersicht
anzeigen.

• Robotersymbol + T-Kontozeichen: Durch Automatisierungsservice generiert und automatisch gebucht
• Monitorsymbol + T-Kontozeichen: Durch lokale Verfahren in Kanzlei-Rechnungswesen (OPOS-Ausgleich, Lerndatei) generiert und automatisch gebucht

Beim Automatisierungsservice Bank sind die unsicheren oder leeren Pflichtfelder in der Buchungszeile ebenfalls mit den entsprechenden Symbolen gekennzeichnet. So erkennen Sie sofort, welche Felder geprüft oder ergänzt werden müssen. Als sicher eingestufte Felder sind nicht gekennzeichnet.

Ausblick – geplant für 2025

Der Automatisierungsservice Bank wird künftig auch mit dem PIN / TAN-Verfahren nutzbar sein.

Ebenso wird zukünftig der Automatisierungsservice Rechnungen nicht mehr zwingende Voraussetzung für die Aktivierung des Automatisierungsservice Bank sein.