Optimieren Sie die Mandantenbuchführung mit digitalen Datenanalysen

• Stammdatenpflege: Dieser oft vernachlässigte Prozess ist wichtig, da er die Basis für Bestellungen, Rechnungen und andere Geschäftsabläufe bildet. Fehler oder Duplikate können zu Störungen und finanziellen Verlusten führen. Eine sorgfältige Stammdatenpflege ist daher unerlässlich.

• Identifikation von Auffälligkeiten und Maximalwerten: mit statistischen und mathematischen Analysen werden beispielsweise Umsatzspitzen oder -lücken die durch Betriebsurlaube oder besondere Situationen entstehen können, erkannt. Werden diese Ergebnisse im Anschluss ordentlich dokumentiert, führen sie nicht zu einem Prüfanlass bei Betriebsprüfungen.

• Lückenlose Rechnungsnummernvergabe: Bei einer Betriebsprüfung wird geprüft, ob die Rechnungsnummern fortlaufend und vollständig sind, um sicherzustellen, dass alle Erlöse erfasst wurden. Fehlende Nummern können darauf hinweisen, dass eine Rechnung nicht richtig verbucht wurde. Eine klare Erklärung für fehlende Nummern zeigt dem Prüfer eine ordnungsgemäße Buchführung.

• Kassendatenanalyse: Mit den Kassenprüfschritten in DATEV Datenprüfung analysieren Sie Ihre digitalen Kassendaten im DSFinV-K-Standard sicher und einfach. So decken Sie Unregelmäßigkeiten auf und minimieren das Risiko betrügerischer Handlungen. Regelmäßige Kassendatenanalysen sichern die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Digitale Datenanalysen optimieren die Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen, indem sie beispielsweise Abweichungen frühzeitig erkennen und aktuelle Finanzdaten automatisch bereitstellen.

• Überprüfen Sie den Mandanten-Buchungsbestand auf fehlende oder falsche Umsatzsteuer-IDs. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern, was wiederum finanzielle Nachteile bedeutet. Zudem drohen Bußgelder, Steuernachzahlungen und verlängerte Steuerprüfungen. Um diese Risiken zu minimieren, sollten Sie sicherstellen, dass alle Umsatzsteuer-IDs korrekt und vollständig erfasst sind und regelmäßig überprüft werden.

• Beispiel Onlinehandel Bestellabwicklung: bei einer einzigen Onlinebestellung werden nicht nur zwischen dem Händler und seinem Kunden selbst Transaktionen verursacht, sondern auch mit Banken, Zahlungsabwicklern und Lieferdiensten. Bei Stornierungen und Rückerstattungsvorgängen steigt die Anzahl der Geschäftsvorfälle sogar noch weiter. Das Risiko, dass falsche Angaben und Buchungen, wie z.B. unzutreffende Umsatzrealisierungen gemacht werden, ist sehr hoch. Mit gezielten Prüfaufgaben lassen sich Ungereimtheiten erkennen und abschaffen.

Mit der Durchführung von digitalen Datenanalysen stellen Sie sicher, dass alle Belege, Buchungen und Daten vollständig und lückenlos dokumentiert sind.

• Analyse von Geschäftsvorfällen und Buchhaltungsposten: Erkennen Sie Unregelmäßigkeiten und Fehler frühzeitig.

• Unterstützung bei der Dokumentation der Jahresabschlussarbeiten: Erleichtern Sie die Dokumentation der Abschlusserstellung.

• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Gewährleisten Sie, dass die Buchführung Ihrer Mandanten den geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Sie steigern die Genauigkeit und Effizienz bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. Dies führt zu einer höheren Qualität und besserer Compliance.

Das Erkennen und Abschätzen von Fehlerrisiken ist mit klassischen Methoden nicht mehr möglich und innovative Analysetools haben bei Betriebs- und Wirtschaftsprüfern längst Einzug gehalten.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, für Prüfungssicherheit zu sorgen und potenzielle Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Ein sauberer und zuverlässiger Datenbestand ist dabei von größter Bedeutung, um das Vertrauen von Dritten zu gewährleisten.

• Beispiel: Das DAC7-Umsetzungsgesetz "Modernisierungsgesetz der Betriebsprüfung": Das Gesetz zielt darauf ab, Betriebsprüfungen zu beschleunigen und zeitnäher durchzuführen, was oft durch strengere Anforderungen an Steuerpflichtige erreicht wird. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt an der Stelle per Rechtsverordnung Datensatzbeschreibungen für digitale Schnittstellen fest. Wenn diese Vorgaben nicht eingehalten werden, drohen Hinzuschätzungen. Mit digitalen Datenanalysen lässt sich überprüfen, ob die zu liefernden Daten regelkonform sind und der Datenexport funktioniert.