Wesentliche Aufbewahrungspflichten und -fristen für Unternehmer

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sollen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verkürzt werden.

Eine Vielzahl von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schreibt vor, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden müssen. Dabei handelt es sich i.d.R. um Mindestfristen, nur selten um Maximalfristen. So enthalten § 147 AO und § 257 HGB sechs - bzw. zehnjährige Aufbewahrungsfristen.

Aber Vorsicht: Die Daten der Finanzbuchführung nach 10 Jahren (also z. B. von 2014) zu löschen, führt dazu, dass die Richtigkeit der Bilanz, die frühestens 2015 erstellt worden ist, nicht mehr nachgewiesen werden kann. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind daher auch keine Löschfristen. Löschfristen müssen in einem Löschkonzept dokumentiert und begründet werden. Auch deshalb, weil andernfalls der Nachweis datenschutzkonform gelöscht zu haben, nicht gelingt, weil die Daten gelöscht wurden.

Eine Schwierigkeit besteht darin, festzustellen, welche Aufbewahrungsfristen gelten, wann sie beginnen (teilweise von zukünftigen Ereignissen abhängig z. B. bei der betrieblichen Altersvorsorge) und welche Löschfristen sich daraus ableiten lassen.

Die Mandanten-Info-Broschüre gibt Ihren Mandantinnen und Mandanten einen Überblick zu den Aufbewahrungspflichten und weist darauf hin, dass das Löschen von personenbezogenen Daten nur dann datenschutzkonform gelingt, wenn ein detailliertes Löschkonzept dokumentiert ist, das zumindest die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen enthält.