4-Tage-Woche: Arbeitszeitmodelle im Vergleich
Möchten Unternehmen die 4-Tage-Woche einführen, stehen verschiedene Arbeitszeitmodelle zur Wahl. Die Entscheidung für ein bestimmtes Modell hat auch Einfluss darauf, wie sich die 4-Tage-Woche auf den Urlaub der Mitarbeiter auswirkt.
Es stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl:
- 4-Tage-Woche mit gleichbleibender Wochenarbeitszeit – statt acht Stunden an fünf Tagen werden nun zehn Stunden an vier Tagen gearbeitet.
- 4-Tage-Woche mit reduzierter Arbeitszeit und reduziertem Lohn – Arbeitszeit und Arbeitsentgelt verringern sich um ein Fünftel.
- 4-Tage-Woche bei reduzierter Arbeitszeit und vollem Lohn – die Beschäftigten arbeiten an vier Tagen die gewohnten acht Stunden und werden trotzdem voll bezahlt.
4-Tage-Woche: Urlaub richtig berechnen
Was auf den ersten Blick kompliziert erscheint, ist tatsächlich einfach bei der 4-Tage-Woche: der Urlaubsanspruch. § 3 des Bundesurlaubsgesetzes regelt, dass die Tage von Montag bis Samstag als Werktage gelten. Jedem Arbeitnehmer stehen laut Gesetz pro Jahr vier Wochen Erholungsurlaub zur Verfügung. Dabei richtet sich die Zahl der Urlaubstage nach den Arbeitstagen pro Woche, die pro Tag geleistete Arbeitszeit spielt keine Rolle.
Es gelten folgende Mindestwerte für Arbeitnehmer:
- 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage pro Jahr
- 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage pro Jahr
- 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage pro Jahr
- 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage pro Jahr
- 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage pro Jahr
- 1-Tage-Woche: 4 Urlaubstage pro Jahr
Das stellt sicher, dass allen Mitarbeitern ein Erholungsurlaub von vier Wochen pro Jahr zusteht. Denn dieses Recht haben alle – vom Minijobber über die Teilzeit- bis zur Vollzeitkraft.
Selbstverständlich können Sie auch bei einer 4-Tage-Woche mehr Urlaub gewähren, als der Gesetzgeber vorschreibt. Diese zusätzlichen freien Tage werden sehr geschätzt und helfen, Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden. Dieser Mehranspruch lässt sich über eine Betriebsvereinbarung oder eine Regelung im Arbeitsvertrag vereinbaren. Außerdem sehen viele Tarifverträge über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgehende Zeiten für den Erholungsurlaub vor.
Ob 6-, 5- oder 4-Tage-Woche: Urlaub stellt die Personalabteilung immer vor große Herausforderungen. Zwar fällt es leicht, mit DATEV Lohn und Gehalt classic den Urlaub für die Abrechnung zu erfassen. Das gilt auch für Durchschnittswerte bei Mitarbeitern, die Stundenlohn oder Zulagen erhalten, aber die Urlaubsplanung ist über die Kalenderfunktion nur für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sinnvoll. Bei höherem Planungsaufwand bietet sich das professionelle DATEV Personal-Managementsystem classic an. Für Sicherheit und Komfort wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kompatibel ist.
4-Tage-Woche: Urlaub und Arbeitstage
Es ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig, die 4-Tage-Woche rechtlich genau auszugestalten. Andernfalls sind Missverständnisse und Unklarheiten vorprogrammiert, die die Parteien im schlimmsten Fall vor das Arbeitsgericht führen.
Die betrieblichen Erfordernisse unterscheiden sich je nach Branche und Unternehmen deutlich. So ist es in einem Betrieb möglich, die 4-Tage-Woche z. B. fest von Montag bis Donnerstag zu definieren. Freitag, Samstag und Sonntag bleibt das Unternehmen geschlossen. Andere Firmen führen dagegen die 4-Tage-Woche im „Schichtsystem“ ein, um eine Besetzung einzelner Abteilungen oder des gesamten Betriebs an mehr als vier Tagen sicherzustellen. Dann weist der Arbeitgeber den Mitarbeiten die vier Arbeitstage pro Woche zu, um die erforderlichen Zeiten abzudecken. Daher unterscheidet sich bei einer 4-Tage-Woche das Arbeitsrecht je nach individueller Ausgestaltung.
Die folgenden Beispiele machen deutlich, wie bei einer 4-Tage-Woche mit Urlaub, Feiertagen und Krankheit umgegangen werden kann:
- Ist die 4-Tage-Woche im Arbeitsvertrag für feste Arbeitstage (z. B. montags bis donnerstags) vereinbart, ist das bindend. Bei dieser Form der 4-Tage-Woche ist Urlaub nur für diese Tage zu beantragen. Krankentage und Feiertage, die auf die Zeit zwischen Montag und Donnerstag fallen, müssen nicht nachgearbeitet werden.
- Arbeitet ein Mitarbeiter dagegen in einer 4-Tage-Woche, während die üblichen Arbeitstage im Unternehmen sich auf fünf, sechs oder sieben Tage verteilen, sieht das anders aus. Während bei der 4-Tage-Woche für Urlaub gilt, dass vier Urlaubstage einer Urlaubswoche entsprechen, ist die Lage bei Krankheit und an gesetzlichen Feiertagen unklar. Theoretisch wäre es möglich, dass der Arbeitgeber verlangt, einen Feiertag oder einen Krankheitstag an einem anderen Tag „nachzuarbeiten“.
Um Streit zu vermeiden, ist es unbedingt empfehlenswert, bei der 4-Tage-Woche im Arbeitsvertrag diese Frage zu klären. Das gilt zumindest, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die jeweiligen Arbeitstage pro Woche zuweisen.
Gibt es auf die 4-Tage-Woche einen Rechtsanspruch?
Generell bestimmen Sie als Arbeitgeber, wie viele Stunden und an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter arbeiten. Die einmal im Arbeitsvertrag getroffenen Regelungen können nicht ohne Weiteres geändert werden. Dazu bedarf es einer Änderungskündigung, der der betroffene Mitarbeiter zustimmen muss. Das heißt, Sie als Arbeitgeber dürfen nicht einfach die 4-Tage-Woche im Unternehmen einführen. Allerdings ist es möglich, dass Ihre Mitarbeiter auf eine 4-Tage-Woche einen Rechtsanspruch haben. Das gilt dann, wenn ein Arbeitnehmer seine Stundenzahl reduzieren möchte.
Es gibt verschiedene Gründe und zugehörige gesetzliche Regelungen, um als Voll- oder Teilzeitmitarbeiter weniger als ursprünglich vereinbart zu arbeiten:
- Während der Elternzeit haben abhängig Beschäftigte das Recht, die Arbeitsstunden zu reduzieren und weniger Wochenstunden zu leisten (§ 15 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz, BEEG).
- Für die Pflege von Angehörigen dürfen Mitarbeiter bis zu einem halben Jahr kürzertreten (§ 3 Pflegezeitgesetz, PflegeZG).
- Außerdem ermöglicht das Teilzeit- und Befristungsgesetz es Mitarbeitern, die Arbeitszeit zu verringern. Das gilt ausdrücklich auch für leitende Angestellte.
Es gibt zwei Bedingungen für die Reduzierung der Arbeitsstunden:
- Der Mitarbeiter muss seit mindestens sechs Monaten im Unternehmen beschäftigt sein.
- Das Unternehmen muss mehr als 15 Mitarbeiter beschäftigen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Mitarbeiter eine Reduzierung der Arbeitszeit verlangen. Arbeitnehmer müssen den Wunsch nach einer Teilzeittätigkeit mindestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn schriftlich bei Ihnen als Arbeitgeber beantragen. Dabei soll der Mitarbeiter nicht nur die gewünschten Arbeitsstunden mitteilen, sondern auch die Verteilung der Arbeitszeit. Eine Möglichkeit wäre die Stundenreduktion über eine 4-Tage-Woche. Der Urlaub müsste so angepasst werden, dass dem Betroffenen ebenso viele arbeitsfreie Tage zur Verfügung stehen wie bisher. Falls es betriebliche Gründe gibt, den Antrag abzulehnen, müssen Sie bis spätestens einen Monat vor Beginn der Arbeitszeitänderung reagieren. Andernfalls gilt der Antrag automatisch als genehmigt. Übrigens gibt es für Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch darauf, die reduzierten Stunden wieder zu erhöhen.
Tipp:
Tritt einer Ihrer Mitarbeiter kürzer, gilt eine Karenzzeit von zwei Jahren, bevor dieser die nächste Arbeitszeitreduzierung verlangen kann. Auch wenn Sie das Anliegen aus betrieblichen Gründen abgelehnt haben, ist der nächste Antrag erst zwei Jahre später möglich.
Eine weitere Variante, wie Arbeitnehmer auf die 4-Tage-Woche einen Rechtsanspruch erreichen können, ist die sogenannte Brückenteilzeit. Auch hier muss das Arbeitsverhältnis länger als ein halbes Jahr bestehen, der Betrieb muss mit mindestens 45 Arbeitnehmern aber deutlich größer sein. Dann kann ein Arbeitnehmer befristet für ein bis fünf Jahre in Teilzeit gehen und danach wieder voll arbeiten. Menge und Dauer der Arbeitszeitreduzierung (z. B. über die 4-Tage-Woche) müssen verbindlich schriftlich beantragt werden. Als Arbeitgeber müssen Sie den Antrag genehmigen, sofern nicht wichtige betriebliche Gründe entgegenstehen.