Lohnabrechnung selber machen: So geht’s
Obwohl der Aufbau einer Gehaltsabrechnung je nach eingesetzter Software unterschiedlich sein kann, nehmen Sie stets die gleichen Schritte vor, um eine Lohnabrechnung zu erstellen. Denn die grundsätzlichen Angaben, die jede Abrechnung enthalten muss, bleiben immer gleich. Auch der Ablauf, wie Sie vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag kommen, bleibt identisch, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen:
Drei Schritte zur Lohnabrechnung:
Die wichtigsten Punkte zur Lohnabrechnung:
- Ermittlung des Bruttoverdienstes
- Berechnung des Steuer-Bruttos und der steuerlichen Abzüge
- Festlegung des Sozialversicherungs-Bruttos und der entsprechenden Abgaben
- Nettolohn feststellen
- Abzüge und Zuschläge berechnen
- Auszahlungs- und Überweisungsbetrag
- Elektronische Meldung der Lohnsteuer an das Finanzamt und der Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkasse sowie Überweisung/Einziehung der entsprechenden Beträge
Wie ist eine Lohnabrechnung zu erstellen?
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Die Gewerbeordnung (GewO) schreibt die „Textform“ vor, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.
Das bedeutet nicht, dass Sie die Abrechnung unbedingt auf Papier ausdrucken und den Mitarbeitern übergeben oder zusenden müssen. Mit Programmen für die Lohnabrechnung wie denen der DATEV machen Sie oder Ihr Steuerberater Ihren Angestellten oder Arbeitern die Dokumente problemlos online zugänglich und halten automatisch alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein.
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Das Bürgerliche Gesetzbuches erlaubt es, die Schriftform durch ein elektronisches Dokument zu ersetzen, sofern sich aus dem Gesetz keine anderen Vorgaben ergeben.
Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden müssen die Gehaltsabrechnung lesen können. Ob Sie allerdings auf Papier eine Lohnabrechnung erstellen oder die Angaben auf einem Datenträger gespeichert bereithalten, ist Ihre Entscheidung. Wenn Sie mit der DATEV Lohn- und Gehaltsabrechnung arbeiten, die die Mitarbeitenden elektronisch einsehen, auf eigene Speichermedien herunterladen und auf Wunsch selbst ausdrucken, ist dem Gesetz Genüge getan. Dieses Vorgehen bietet auch noch weitere Vorteile. Denn Sie sparen Druck-, Papier und Portokosten sowie Energie und tragen zu einem ressourcenschonenden Umgang mit der Umwelt bei.
