Häufige Fragen zum Thema E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die in einem strukturiertem Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.x und die XRechnung.

Informationen finden Sie dazu hier Gesetzliche Regelungen (datev.de)

Um eine E-Rechnung im Format XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zu übermitteln, ist eine eindeutige Adressierung des Rechnungsempfängers notwendig. Die Leitweg-ID ermöglicht diese eindeutige Adressierung eines Rechnungsempfängers der öffentlichen Verwaltung.

Bei einer XRechnung ist die Angabe der Kunden-Referenznummer (Leitweg ID) verpflichtend.

Mehr Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center, "E-Rechnung Leitweg-ID".

EN 16931 ist die europäische Norm aus der sich die länderspezifischen E-Rechnungsformate ableiten, z. B. in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD ab 2.x. Diese wird weiterentwickelt, um den Anforderungen der Wirtschaft gerecht zu werden. Zu den Details der Umsetzung in Deutschland erwarten wir im Laufe des Jahres ein BMF-Schreiben.

Informationen finden Sie dazu hier Gesetzliche Regelungen (datev.de) oder unter E-Rechnung - gesetzliche Hintergründe - DATEV Hilfe-Center

Für steuerfreie Lieferungen und Leistungen gem.  § 4 Nr. 8 bis 29 UstG müssen keine (elektronischen) Rechnungen ausgestellt werden (siehe § 14 Abs. 2 S. 1 UStG neu). Bitte wenden Sie sich an ihren Steuerberater, um zu klären, ob ihre Leistungen als steuerfrei gelten.
Kleinunternehmer sind nicht von USt befreit, sie wird bei ihnen nur nicht erhoben (siehe § 19 UStG).
Wir haben aktuell keine Hinweise darauf, dass Kleinunternehmer grundsätzlich von der Pflicht ausgenommen sind, elektronische Rechnungen auszustellen.

Ausnahmen im B2B-Bereich

Die Informationen finden Sie hier: E-Rechnung - gesetzliche Hintergründe - DATEV Hilfe-Center und Weitere Informationen E-Rechnungen in den DATEV-Programmen - DATEV Hilfe-Center

Auf europäischer Ebene wird aktuell diskutiert, ob Sammelrechnungen weiterhin eingesetzt werden können. Hierzu gibt es noch keine klare Aussage.

Es gibt von Seiten des Gesetzgebers keine finalen Aussagen zum Meldesystem. Da aber die wesentliche Motivation zum Thema E-Rechnung die Umsatzsteuerbetrugsprävention ist, gehen wir fest von der zeitnahen Einführung eines solchen Meldesystems aus. 

Weitere Informationen finden Sie hier Gesetzliche Regelungen (datev.de)

Ist zwischen den Geschäftspartnern der elektronische Rechnungsversand vereinbart, gilt die E-Rechnung als zugegangen, sobald sie in der Mailbox des Empfängers oder seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Grundsätzlich müssen alle Rechnungsformate, die der EN 16931 entsprechen, akzeptiert werden. Ggf. erfolgt bei besonderen Ausprägungen der EN 16931 vorher eine Absprache zwischen Lieferant und Kunde. ZUGFeRD ab 2.x und XRechnung werden die vorherrschenden Formate in Deutschland sein und sollten verarbeitet werden können.

Derzeit gibt es keine Vorgaben, über welchen Kanal E-Rechnungen ausgetauscht werden müssen.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit die E-Rechnung per Mail oder über ein Netzwerk zu versenden.
Per Email wird beim Versand über DATEV eine Standardmail mit der E-Rechnung im Anhang versendet.Wenn beide (Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger) z.B. auf der E-Rechnungsplattform registriert sind, besteht zukünftig die Möglichkeit, die E-Rechnungen über die Plattform auszutauschen.

Je nach Plattform erhält man unterschiedliche Statusmeldungen.

Sofern der Empfänger ein Unternehmen ist, muss der Empfang ab 2025 zwingend sichergestellt sein. Dies erfordert eine entsprechende Softwarelösung.
Unsere DATEV-Software erfüllt bereits heute alle zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht Ihnen den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen.

Informieren Sie sich jetzt und steigen Sie in die E-Rechnung ein! DATEV begleitet Sie als zuverlässiger Partner bei der Umsetzung der E-Rechnungsprozesse.

Weitere Informationen finden Sie hier: E-Rechnung mit DATEV

Über eindeutige Identifier erkennt die E-Rechnungsplattform über welchen Kanal der Empfänger die E-Rechnung erhalten möchte.

Gegebenenfalls wird der Gesetzgeber im weiteren Verlauf Vorgaben zu verpflichtend zu verwendenden Identifiern machen.

Der Empfang per E-Mail ist rechtlich ausreichend. Dieser ist jedoch nicht unproblematisch. Unter anderem ist er unter Effizienzgesichtspunkten nicht optimal und birgt Risiken hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit. Zudem muss sichergestellt werden, dass der Prozess GoBD-konform ist. Dies bedeutet beispielsweise eine unveränderbare Archivierung über 10 Jahre sowie ein durchgängiges Arbeiten mit der elektronischen Akte. 

Ist dies nicht gewährleistet, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs für die entsprechenden Umsätze.

Die EN 16931 sieht unterschiedliche Rechnungstypen vor, die mittels DocumentTypeCode definiert werden.

Auszug der meist genutzten DocumentTypeCodes:

Eine Abrechnung per Gutschrift (= Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger) wird weiterhin zulässig sein, sofern dies (wie bisher) vorher vereinbart wurde.
Auch eine Rechnungstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmers ist weiterhin möglich.

Das Datenmodell der EN 16931 sieht derzeit keine strukturierte Möglichkeit vor und stellt daher auch keine strukturierten Informationselemente zur Verfügung, um Skontoinformationen in entsprechender Form abzubilden. Für die XRechnung wurde jedoch eine Abbildung im entsprechenden Datenfeld vereinbart, um dennoch eine gewisse automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.

Nein, zur Zeit noch nicht. Erweiterungen der EN 16931 sind geplant. Es bleibt abzuwarten, ob tatsächlich alle Branchenspezifika abgebildet werden können oder ob es im Einzelfall parallele Informationskanäle gibt. 

Bei hybriden Rechnungsformaten (z.B. ZUGFeRD) besteht die Möglichkeit, dass bei fehlerhafter Umsetzung der strukturierte Datensatz von der Sichtkomponente (PDF) abweicht. Bei solchen Abweichungen hat der strukturierte Datensatz Vorrang.

Es muss immer die Originalrechnung archiviert werden (XRechnung, ZUGFeRD..).
Eine Originalrechnung ist immer die Rechnung, die versendet (oder empfangen) wird.

Wir befinden uns aktuell in der Ausarbeitung des zukünftigen Zusammenspiels zwischen den Lösungen.

FAQ für Software-Hersteller zur DATEV E-Rechnungsplattform

Ja, die Begriffe "E-Rechnung" und "E-Invoicing" werden oft synonym verwendet, um den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern zu beschreiben. Beide Ausdrücke beziehen sich auf den Prozess, bei dem Rechnungen in elektronischer Form erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Übertragungskanal für Dokumente im Beschaffungswesen, der u.a. die standardisierte Übermittlung von E-Rechnungen in Deutschland und Europa ermöglicht.

Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland werden mehrere Rechnungseingangsportale betrieben, u.a. auf Bundesebene das ZRE und das OZG-RE. Die Portale dienen der Übermittlung von XRechnungen (oder anderen zugelassenen E-Rechnungsformaten) an öffentliche Auftraggeber. Hierfür stehen mehrere Übermittlungswege zur Verfügung, u.a. PEPPOL, aber auch E-Mail oder Weberfassung. Die Portale bieten Unternehmen einen sicheren und effizienten Versand von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für die Behörden bedeutet der zentrale Rechnungseingang eine Vereinfachung und Effizienzsteigerung. Über welches Portal die Rechnungen zu versenden sind, wird vom Auftraggeber festgelegt.

Ja, die konkrete Ausgestaltung hängt vom eingesetzten DATEV-Programm ab.

Ein umfassendes Verständnis der Verfahrensdokumentation ist notwendig, um die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Die Verknüpfung von Verfahrensdokumentation und E-Rechnung stellt somit nicht nur die Rechtskonformität sicher, sondern optimiert auch die Effizienz und Transparenz der Buchhaltungsprozesse im digitalen Zeitalter.

Sie umfasst eine detaillierte Beschreibung aller Prozesse, die mit der elektronischen Rechnungsstellung in einem Unternehmen verbunden sind. Dies umfasst die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen.

Die Verfahrensdokumentation dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sie legt fest, wie elektronische Rechnungen empfangen, geprüft und verbucht werden. Darüber hinaus werden Schnittstellen zu anderen relevanten Systemen sowie interne Kontrollmechanismen dokumentiert.

Mit den DATEV-Programmen 17.0 ist dieses Verhalten angepasst worden. Es ist dann keine manuelle Bestätigung mehr notwendig, wenn keine Kundenreferenz erfasst ist.

Der Leistungsnachweis ist eine Aufstellung über alle erfassten Aufwendungen. Er kann zusammen mit einer Rechnung oder einem Probedruck, Rechnungsvorschlag, Angebot als Anhang ausgedruckt werden. Die Anzahl der gedruckten Z/M/A-Sätze ergibt sich aus dem Umfang der abzurechnenden Aufträge bzw. Teilaufträge.

Neuerungen ZUGFeRD/ Digitale Rechnung:

• Leistungsnachweis zur ZUGFeRD/ Digitale Rechnung drucken

Ob und mit welchen Inhalten (Zeiten, Materialien, Auslagen, Notizen, Bewertung, etc.) der Z/M/A-Leistungsnachweis gedruckt werden soll, können Sie über die Kontrollkästchen einstellen.

DATEV SmartTransfer ist grundsätzlich branchenunabhängig für jedes Unternehmen mit Interesse an elektronischer Rechnungsverarbeitung im Ein- und Ausgang geeignet. Insbesondere für Unternehmen mit individuellen Anforderungen (z.B. Versand von E-Rechnungen ins Ausland oder in speziellen E-Rechnungsformaten, Verwendung einer Drittsoftware für die Rechnungsstellung etc.) ist DATEV SmartTransfer eine Lösung.

Bei DATEV SmartTransfer bestimmt der Rechnungsempfänger das Auslieferungsformat. D.h. Ihre Rechnungsempfänger und Sie erhalten alle Belege in dem Format, das Sie für die automatisierte Weiterverarbeitung benötigen. Dazu zählen E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT, IDoc uvm.

Nein, Sie können Ihre gewohnte Rechnungsschreibungssoftware weiterhin nutzen und trotzdem DATEV SmartTransfer für den Rechnungsausgang einsetzen.