Das beSt im Zusammenspiel mit DATEV

Ab wann muss das beSt genutzt werden?

Das beSt startete zum Jahresbeginn 2023. Im Laufe des ersten Quartals wurden die Registrierungsbriefe für die Einrichtung des beSt verschickt. Genauere Informationen zu den Versandzeitpunkten der Registrierungsbriefe, entnehmen Sie bitte dieser Auflistung der Bundessteuerberaterkammer. Ab Bereitstellung eines betriebsbereiten beSt steht dem jeweiligen Postfachinhaber ein sogenannter sicherer Übermittlungsweg (gemäß §§ 52d, Satz 2 in Verbindung mit 52a Abs. IV Satz 1 Nr. 2 FGO) zur Verfügung. Es gilt: Mit Erhalt des Briefes unterliegen Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften einer aktiven Nutzungspflicht. Sie sind damit verpflichtet

• die zur Nutzung des Postfachs erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten
• über das beSt eingehende Mitteilungen zur Kenntnis zu nehmen
• das beSt für die gerichtliche Korrespondenz zu nutzen.

Welche vorbereitenden Maßnahmen müssen Steuerkanzleien sowie Mandantinnen/Mandanten und Unternehmen vornehmen?

Das wichtigste und dringendste Thema ist eindeutig der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis. Nur wer sich vorab einmal identifiziert und authentifiziert, kann das beSt nutzen und darüber Nachrichten versenden und empfangen. Dies erfolgt ausschließlich über den Online-Ausweis (nicht über einen Reisepass!), ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium. Er ist damit die Grundvoraussetzung für die Nutzung des beSt. Mit Erhalt des Registrierungsbriefs, den die BStBK im ersten Quartal 2023 alphabetisch in Tranchen versendet hat, gilt eine passive Nutzungspflicht für das beSt. Ein Online-Ausweis sollte daher bereits verfügbar sein.

• Wer nur einen Reisepass und noch keinen elektronischen Personalausweis hat, sollte ihn jetzt schnell beantragen. Die Vorlaufzeit für Termine in den Ämtern kann über acht Wochen liegen.
• Sollte auf dem persönlichen Online-Ausweis die eID-Funktion noch nicht aktiviert sein, empfiehlt es sich, dies schnellstmöglich zu veranlassen bzw. die zugehörige PIN/PUK von den Meldebehörden zu beschaffen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Allgemeine Informationen zum Personalausweis mit Online-Funktion finden Sie hier.

Ergänzung: Der Kammermitgliedsausweis kann bis zum 31.12.2024 genutzt werden. (Gesetzliche Grundlage: § 18 StBPPV Anmeldung am besonderen elektronischen Steuerberaterpostfach; Übermittlung von Dokumenten mit nicht-qualifizierter Signatur)

Welche Hardwarekomponenten sind erforderlich?

Um das beSt zu nutzen, sind grundsätzlich keine besonderen technischen Vorbereitungen zu treffen, prinzipiell genügen ein handelsüblicher PC und ein Internetzugang. Die Hersteller von Kanzleisoftware sind gerade dabei, die Schnittstelle der Bundeskammer in ihre Lösungen zu integrieren. Kanzleien, die keine Fachsoftware verwenden, werden über einen lokalen Client auf das beSt zugreifen können, den die Bundessteuerberaterkammer kostenfrei bereitstellt.

Für die Nutzung des Online-Ausweises wird ein zertifizierter Kartenleser benötigt. Alternativ dazu kann auch ein Smartphone oder Tablet verwendet werden, das den Near Field Communication Standard (NFC) unterstützt. Mit einem solchen Smartphone bzw. Tablet können in Kombination mit dem Online-Ausweis die Ausweisdaten elektronisch übermittelt werden (mit Eingabe der persönlichen PIN).

Die außerdem nötige Software „AusweisApp“ wird frei im Internet bereitgestellt. Über diese App werden dann für die Authentifizierung die Ausweisdaten nach Freigabe durch den Nutzer elektronisch übermittelt. Auf der Website der AusweisApp wird eine stets aktuelle Liste der kompatiblen Geräte gepflegt.

Wie können sich Steuerberatungskanzleien über die technischen Maßnahmen hinaus vorbereiten?

Die Einführung des beSt stellt nicht nur technische Anforderungen. Die Steuerberaterinnen und Steuerberater sollten sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie die Prozesse rund um das beSt in der Kanzlei gestaltet werden können und inwiefern sich dadurch weitere Kanzleiprozesse ändern.

Damit hängt insbesondere die Frage der Rechtevergabe in der Kanzlei zusammen. Nur Berufsträger sind nach dem gesetzlichen Rechtekonzept des beSt berechtigt, Nachrichten zu versenden. Die Abholung und die Vorbereitung von beSt-Nachrichten kann jedoch an ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegiert werden. Dafür müssen neben technischen Voraussetzungen auch Rechtevergaben und mögliche Anpassungen der Kanzleiprozesse berücksichtigt werden.

Wie viel Postfächer kann eine Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft erhalten?

Dies ist keine technische Frage, sondern zunächst eine rechtliche Frage.

Nach aktueller Regelung erhält eine Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft nur ein Gesellschaftspostfach. Derzeit wird an einer Gesetzesanpassung gearbeitet, die einer Steuerberatungs- bzw. Berufsausübungsgesellschaft die optionale Möglichkeit eröffnen soll, zusätzliche Postfächer für weitere Beratungsstellen/Zweigniederlassungen der Gesellschaft einzurichten (vgl. Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Stärkung der Aufsicht bei Rechtsdienstleistungen und zur Änderung weiterer Vorschriften des Rechts der rechtsberatenden Berufe, Art. 9, Ziff. 27/28: § 86d Abs. 7, § 86e Abs. 5 StBerG-neu). Die Gesetzesänderung tritt voraussichtlich zum 1. Juli 2023 in Kraft.

Wie wird das beSt in die DATEV-Produktwelt integriert?

Für DATEV-Anwenderinnen und-Anwender ist das beSt von Anfang an integriert nutzbar. Abrufen und archivieren lassen sich die beSt-Nachrichten dann direkt im Dokumentenkorb. Für das Entwerfen und Versenden eigener Nachrichten stehen die Programme DATEV DMS bzw. Dokumentenablage bereit. Dazu finden sich nach einmaliger Einrichtung im Menü und Kontextmenü entsprechende Aufrufoptionen.

Müssen die Anwenderinnen und Anwender irgendwelche Installationen vornehmen, damit sie aus der DATEV-Software auf das beSt zugreifen können?

Zur Aktivierung der beSt-Anbindung in DATEV DMS bzw. Dokumentenablage ist lediglich die Installation der aktuellen Version DATEV DMS bzw. Dokumentenablage notwendig.

Damit steht den Nutzerinnen und Nutzer alles zur Verfügung, was sie zur Nutzung des beSt im DATEV-Umfeld benötigen.

Weitere Hinweise zur Vorbereitungen finden Sie hier.

Kann das beSt auch über DMS classic genutzt werden? Welche Alternativen stehen hier zur Verfügung?

Nein, DATEV-Kundinnen und -Kunden können das beSt nur in DATEV DMS und Dokumentenablage anbinden und nutzen.

Aufgrund der anstehenden Ablöse von DMS classic 2023 wird das beSt hier dagegen nicht mehr angebunden.

Wir empfehlen den Anwenderinnen und Anwendern von DMS Classic, den Basis Client „COM Vibilia StB Edition” zu nutzen, über den auf das beSt zugegriffen werden kann. Er steht allen auf der Website der Bundessteuerberaterkammer zur Steuerberaterplattform zum Download zur Verfügung.

Eine nachträgliche Übernahme der beSt-Nachrichten vom Basis Client zu DMS classic wird nicht empfohlen. Zwar können einzelnen Strukturelemente importiert werden – jedoch nicht in Summe als beSt-Nachricht. Daher raten wir, die Nachrichten im Basis Client zu belassen. Im Rahmen der Ablöse von DMS classic werden wir auch die Übernahme von beSt-Nachrichten nach DATEV DMS prüfen.

Die Umstellung der Anwenderinnen und Anwender von DMS classic beginnt im Mai 2023. Um das beSt im Rahmen von DATEV DMS nutzen zu können, ist eine schnelle Umstellung empfehlenswert.

An wen können sich Anwenderinnen und Anwender bei technischen Problemen wenden?

DATEV als der beauftragte technische Dienstleister bietet einen umfangreichen Kundenservice über verschiedene Servicekanäle an. Es gibt einen telefonischen Support zu den üblichen Bürozeiten, und ergänzend dazu stehen unterschiedliche Selbsthilfemedien zur Verfügung.

Die Bundessteuerberaterkammer stellt ein Serviceportal bereit, auf dem die Servicekanäle und weitere Informationen hinterlegt sind.

Ab wann wird es eine Hotline geben?

Der Service steht seit 01.01.2023 zur Verfügung.

Sind die Daten beim Austausch über diese Plattform sicher?

Der Zugriff auf das beSt ist über den Personalausweis mit Online-Funktion (Online-Ausweis) abgesichert. Dabei handelt es sich um ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium, das jedem Berufsträger zur Verfügung steht.

Zudem sollen die Steuerberaterinnen und Steuerberater über die Nutzung des Postfachs hinaus perspektivisch auch in der Lage sein, sich mit dem Nutzerkonto der Steuerberater-Plattform auch unter Nachweis ihrer Berufsträgereigenschaft auf OZG-Plattformen zu authentifizieren. Durch die Unterstützung des Online-Ausweises wird es dem Anwender möglich sein, bei Bedarf auch solche Online-Dienste zu nutzen, die eine Authentisierung mit dem Vertrauensniveau „substanziell“ oder „hoch“ erfordern. Mit der beim beSt vorgesehenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet die BStBK allen Berufsträgerinnen und Berufsträgern eine praktische und zugleich sichere Handhabung ihrer Kommunikation an.

Warum wird der Online-Ausweis verwendet, warum reicht nicht der Kammermitgliedsausweis?

Der Personalausweis mit Online-Funktion, der sog. Online-Ausweis, hat mehrere Vorteile gegenüber des Kammermitgliedsausweises:

• Der Online-Ausweis ist das Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium mit der höchsten Vertrauensklasse und ist somit für alle kommenden Verwendungszwecke geeignet.
• Der Kammermitgliedsausweis wird im Umfeld von staatlichen Portalen (Onlinezugangsgesetz) keine Akzeptanz haben, so dass sie nur für ein bestimmtes Einsatzgebiet in Frage kommt.
• Für den Online-Ausweis wird es zukünftig komfortable mobile Einsatzszenarien geben, indem der Online-Ausweis auf dem Smartphone „digital abgelegt“ werden kann und somit für den Einsatz nicht jedes Mal gesteckt oder vorgehalten werden muss.

Bis 31.12.2023 kann der Kammermitgliedsausweis als Alternative zum Online-Ausweis eingesetzt werden. Weitere Informationen im DATEV Hilfe-Center Dok.-Nr. 1026740.

Soll es neben dem Online-Ausweis Alternativen geben, wenn nein, warum nicht?

Nach der Übergangsfrist soll es neben dem Online-Ausweis grundsätzlich keine Alternativen geben. Das ist auch gesetzlich so vorgesehen.

Es wird erwartet, dass sich der Online-Ausweis für den Bürger in Deutschland als allgemein verwendeter und akzeptierter Standard etabliert, der durch eine Ablage auf dem Smartphone gleichzeitig höchsten Komfort bietet.

Welche Risiken bestehen beim Online-Ausweis? Muss ich befürchten, dass hier über den eigentlichen Zweck hinaus Daten ausgelesen werden (können)?

Der Online-Ausweis ist ein sehr sicheres Medium, das nach unserer Kenntnis bisher nicht „geknackt“ worden ist.

Für das Auslesen von Daten des Online-Ausweises gelten strenge Regeln und eine hohe Transparenz. Es werden jeweils nur die für den Zweck notwendigen Daten ausgelesen und das wird auch transparent gemacht.

Wann wird der Online-Ausweis auch „mobil“ auf dem Smartphone so verfügbar sein, dass man nicht die Plastikkarte benötigt?

Der Online-Ausweis auf dem Smartphone steht technisch noch nicht auf allen Smartphones (sowohl hersteller- als auch plattformbezogen) zur Verfügung. Nach aktuellem Stand unterstützen nur wenige Smartphones der Marke Samsung den Online-Ausweis auf dem Smartphone. Mit iPhones kann der Ausweis auf dem Smartphone derzeit noch nicht genutzt werden.

Es gibt noch keine konkreten Termine, wann der Online-Ausweis allgemein auf dem Smartphone verfügbar sein wird.

Für welche Prozesse wird der Online-Ausweis benötigt?

In aller Kürze:

• für die Registrierung
• für den Versand von Nachrichten
• NICHT für die Abholung und den Entwurf von Nachrichten

Im Einzelnen:

Für die einmalige Registrierung an der Steuerberaterplattform. Jeder Steuerberater und jede Steuerberaterin muss sich einmalig an der Steuerberaterplattform registrieren. Im Zuge der Authentifizierung erfolgt ein Abgleich der Berufsträgereigenschaft mit dem Berufsregister der jeweiligen regionalen Steuerberaterkammer.

Neben dem Online-Ausweis ist noch ein Registrierungscode (9-stellig) erforderlich, der mit der Registrierungsaufforderung schriftlich an alle Berufsträgerinnen und Berufsträger versandt wird.

Für das Versenden von Nachrichten aus dem besonderen elektronischen StB-Postfach an einen Empfänger aus dem EGVP-Verbund. In erster Linie handelt es sich dabei um die Kommunikation mit Finanzgerichten, Steuerberaterkammern und anderen Steuerberatern. Die Kommunikation mit den Finanzämtern erfolgt weiterhin über ELSTER.

Die Nachrichten können von den Mitarbeitenden in der Kanzlei komplett vorbereitet werden. Ausschließlich der Sendevorgang muss persönlich vom Steuerberater bzw. der Steuerberaterin mit dem Online-Ausweis angestoßen werden.

Bei Nachrichten, die aus dem beSt versandt werden, ersetzt die Legitimation durch den Online-Ausweis die eigenhändige Unterschrift des Berufsträgers mit dem Vorteil, dass kein nachgelagerter Aufwand für die Kuvertierung mehr anfällt.

Für Empfang, Öffnen, Speichern und weitere Bearbeitung von Nachrichten in beSt ist KEIN Online-Ausweis erforderlich. Das bedeutet, dass mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept diese Tätigkeiten von den Mitarbeitenden der Kanzlei erledigt werden können, analog dem Posteingang oder dem Empfang von E-Mails an die Kanzlei.

Wird eine Terminalserver (WTS) Unterstützung geboten?

Ja, ab der Version 1.26.1. ist die Ausweis-App WTS-fähig.

Hinweise für DATEV-Kunden:

• Falls Sie kein WTS über DATEV ASP bzw. DATEV SmartIT nutzen: Beachten Sie bei der Installation in Ihrem WTS die Hinweise auf der Download-Seite: Weiterführende Informationen | Anleitung zur Installation in Firmennetzwerken.

Was passiert, wenn ich den Ausweis verliere oder einen neuen Ausweis bekomme?

Bei Verlust des Ausweises kann er über die Ausweis-Sperrhotline gesperrt werden. Damit ist ein missbräuchlicher Zugriff auf den Online-Ausweis ausgeschlossen.

Nachrichten können weiter empfangen werden, auch während des Beantragungsprozesses des neuen Ausweises. Für den Versand von Nachrichten muss sich der Postfachinhaber einer Einzelkanzlei während des Beantragungsprozesses ggf. von einer Praxisvertreterin bzw. einem Praxisvertreter vertreten lassen. Bei Berufsausübungsgesellschaften kann der Versand in dieser Zeit durch einen anderen vertretungsberechtigten Berufsträger erfolgen.
Bei Ablauf des Ausweises muss nach Erhalt des neuen Ausweises eine erneute Identifizierung zur Bekanntmachung des neuen Ausweises erfolgen. Wird der Ausweis rechtzeitig von Ablauf erneuert, kann für den Zugriff auf das Postfach nahtlos vom alten auf den neuen Ausweis umgestellt werden.

Welche Folgen ergeben sich für die DATEV-Mitglieder dadurch, dass DATEV technischer Dienstleister für die Plattform ist?

Für DATEV-Mitglieder ergeben sich keine besonderen Folgen. Die Dienste und Lösungen der Steuerberater-Plattform werden durch die BStBK als Infrastruktur allen Berufsträgern und vor allem auch allen relevanten Fachsoftware-Herstellern zur Verfügung gestellt.

Welches Kartenlesegerät wird empfohlen?

Die besten Erfahrungen zur Anbindung des beSt in der DATEVasp- bzw. DATEV-SmartIT-Sitzung wurden mit folgenden Kartenlesegeräten gemacht:

• Reiner SCT cyberjack RFID basis / komfort
• Cherry TC-1300

Hinweis:
Aktuell wird in der AusweisApp unabhängig eines installierten Servertreibers fälschlicherweise angezeigt, dass der Kartenleser möglicherweise nicht unterstützt wird. Das Lesegerät kann trotzdem genutzt werden.

Ist eine Treiberinstallation bzw. ein Firmwareupgrade am Client notwendig?

Ja, eine Treiberinstallation bzw. ein Firmwareupgrade am Client kann notwendig sein.

Ist eine Treiberinstallation am DATEVasp- oder PartnerASP-Serversystem notwendig?

Nein, eine Treiberinstallation am DATEVasp- oder PartnerASP-Serversystem ist nicht notwendig.

Kann MacOSX derzeit als Clientsystem für die Anbindung an beSt in der Sitzung verwendet werden?

Nein, das ist derzeit nicht möglich.

Können Smartphones als Kartenlesegerät verwendet werden?

Nein, derzeit ist es nicht möglich Smartphones als Kartenlesegerät zu nutzen.