Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge erfassen und berechnen - Beispiele für Lohn und Gehalt
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Aktuelle Änderungen |
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22.05.2024 |
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1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in Lohn und Gehalt Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge erfassen und berechnen.
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Lohnarten
Eine Liste der Lohnarten für Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge und die zugehörigen Prozentsätze finden Sie im Dokument Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge) (Dok.-Nr. 9219380). |
2 Vorgehen
Um Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge zu erfassen und zu berechnen, haben Sie 2 Möglichkeiten:
Vorgehen gemäß folgender Anleitungen:
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Um zu erfahren, wie Sie die Einrichtung der Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN) in Lohn und Gehalt vornehmen, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial |
Wichtiger Hinweis
Beachten Sie, dass das in diesem Dokument erläuterte Vorgehen ein Beispiel zur Umsetzung im Lohnprogramm ist. Für Ihren Fall treffen ggf. abweichende Regelungen aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder arbeitsrechtlichen Aspekten zu. Prüfen Sie auf jeden Fall die Abrechnung und sprechen Sie ggf. mit dem Arbeitgeber oder der zuständigen Behörde. |
2.1 Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN) erfassen und berechnen
Zusätzlich zu den bestehenden SFN-Bedingungen ist auch die Sozialversicherungsfreiheit von SFN-Zuschlägen auf einen Grundstundenlohn von 25,00 Euro begrenzt. SFN-Zuschläge, die mit einem höheren Grundstundenlohn abgerechnet werden, sind danach steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.
Aus der gesetzlichen Änderung ergibt sich folgende Staffel:
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Grundstundenlohn bis 25,00 Euro: steuerfrei und SV-frei
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Grundstundenlohn von 25,01 bis 50,00 Euro: steuerfrei aber SV-pflichtig
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Grundstundenlohn ab 50,01 Euro: steuerpflichtig und SV-pflichtig
Auf der Auswertung SFN-Zuschläge Mandant werden die abgerechneten Zuschläge ausgewiesen.
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SFN-Angaben
Um die Grenzen nach § 3b EStG korrekt zu überwachen, müssen alle SFN-Angaben in Lohn und Gehalt hinterlegt werden. Die Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind in voller Höhe UV-pflichtiges Entgelt. Grund dafür ist das Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG). |
2.1.1 Steuerfreiheit der Zuschläge bestimmen
Wenn der Stundensatz maximal 50,00 Euro beträgt, sind Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge steuerfrei.
Diese Regelung berücksichtigt Lohn und Gehalt automatisch für Lohnabrechnungen. Wenn der Grundlohn mehr als 50,00 Euro pro Stunde beträgt, wird die Steuerfreiheit der Zuschläge berechnet auf der Basis von 50,00 Euro.
Um die Steuerfreiheit und SV-Freiheit zu berechnen, ist nicht ausschließlich der Grundstundenlohn maßgeblich. Maßgeblich ist auch die Höhe der tatsächlich gezahlten Prozentsätze für die jeweiligen Zuschlagsarten.
Wenn diese Prozentsätze unter dem Prozentsatz der möglichen Steuerfreiheit nach § 3b EStG liegen: Die SFN-Zuschläge können SV-frei bleiben, z. B. trotz eines Stundenlohns über 25,00 Euro.
Für jede einzelne SFN-Lohnart sind mehrere Rechenschritte notwendig.
So wird die SV-Berechnung durchgeführt:
| Steuer- und SV-Freiheit der Zuschläge berechnen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Grundstundenlohn x maximale Lohnveränderung in Prozent x abgerechnete Zuschlagsstunden = maximal SV-freier Betrag |
| 2 |
Tatsächlicher Stundenlohn x tatsächlicher Prozent-Zuschlag x abgerechnete Zuschlagsstunden = Brutto-Betrag |
| 3 |
Brutto-Betrag - maximal SV-freier Betrag = SV-pflichtiger Betrag |
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Daraus ergeben sich für die Lohnarten nach § 3b EStG maximale Stundenlöhne. Bis zu diesen Stundenlöhnen bleiben die SFN-Zuschläge steuer- und SV-frei. |
| Steuern für die Zuschläge berechnen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Grundstundenlohn x maximal steuerfreier Prozentsatz x abgerechnete Zuschlagsstunden = maximal steuerfreier Betrag |
| 2 |
Vereinbarter Stundenlohn x tatsächlicher Prozentsatz x abgerechnete Zuschlagsstunden = Brutto-Betrag |
| 3 |
Brutto-Betrag - maximal steuerfreier Betrag = steuerpflichtiger Betrag |
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Daraus ergeben sich für die Lohnarten nach § 3b EStG maximale Stundenlöhne. Bis zu diesen Stundenlöhnen bleiben die SFN-Zuschläge steuer- und SV-frei. |
2.1.2 Steuerfreie Zuschläge erfassen
| Angaben erfassen in den Mandantendaten für Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge | |||||||
| Vorgehen: | |||||||
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Mandantendaten | Steuer | Berechnung wählen. In der Gruppe Sonn-/Feiertags- und Nachtzuschläge folgendes erfassen:
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| Individuelle Angaben erfassen zur Behandlung von SFN-Zuschlägen beim Mitarbeiter | |||
| Vorgehen: | |||
| 1 |
Auf Mitarbeiterebene: Stammdaten | Steuer | SFN-Zuschläge wählen. In der Gruppe Individuelle Schlüsselung SFN-Zuschläge folgende Angaben erfassen: Aus der Liste Auszahlung der SFN-Zuschläge für Vormonat einen der folgenden Listeneinträge wählen. Hier wird festgelegt, ob als Grundlage für die Berechnung des SFN-Zuschlags der Vormonat herangezogen wird. Festgelegt wird auch, ob die Zuschläge um einen Monat versetzt ausgezahlt werden. Die SFN-Zuschläge werden dann erst im nächsten Abrechnungsmonat berechnet. Die Steuerfreiheit wird auf der Basis des Monats errechnet, in dem die Zuschläge angefallen sind. Beispiel: Im Monat Januar fallen Nachtzuschläge an. Diese Nachtzuschläge werden erst mit der Lohnabrechnung des Folgemonats, im Februar, ausbezahlt.
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| 2 |
In der Gruppe Angaben zum Basislohn folgende Angaben erfassen:
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Sie können aus folgenden Möglichkeiten wählen:
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Basisgrundlohn |
Berechnung des Basisgrundlohns |
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Stundenlohn 1-5 |
Stundenlohn x Wochenarbeitszeit x 4,35 |
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Festbezüge |
Summe der Festbezüge in den Mitarbeiterdaten |
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Abgerechnete Lohnarten |
Summe aller abgerechneten Lohnarten, für die beim Mandanten in der Registerkarte Lohnartenbesonderheiten für SFN Basisgrundlohn hinterlegt ist. |
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Abgerechnete Lohnarten mit geleisteten Stunden |
Summe aller abgerechneten Lohnarten, für die beim Mandanten in der Registerkarte Lohnartenbesonderheiten für SFN Basisgrundlohn hinterlegt ist. Zur Bildung des Grundlohns je Stunde werden die geleisteten Stunden herangezogen. Als geleistete Stunden werden alle Stunden gezählt, die mit Lohnarten erfasst werden (Bewegungsdaten | Kalender), die beim Mandanten Fenster Lohnartenbesonderheiten als Basislohn (=B) für SFN hinterlegt sind. |
Um die Registerkarte Lohnartenbesonderheiten zu öffnen:
Auf Mandantenebene Mandantendaten | Anpassung Lohnarten | Lohnarten, Registerkarte Lohnartenbesonderheiten wählen.
| Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitsstunden erfassen | |||||||||
| Vorgehen: | |||||||||
| 1 |
Auf Mitarbeiterebene: Bewegungsdaten | Monatserfassung wählen. |
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| 2 |
Registerkarte wählen, die den Monat bezeichnet, für den SFN-Stunden erfasst werden. |
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| 3 |
Folgende Angaben erfassen:
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Um die Steuerfreiheit eines Zuschlags zu ermitteln:
Der gezahlte Zuschlag muss verglichen werden mit dem höchstens steuerfreien Betrag. Wenn der zu zahlende Zuschlag höher ist als der höchstens steuerfreie Betrag, wird der übersteigende Teil steuerpflichtig.
Lohn und Gehalt ermittelt auf der Basis Ihrer Angaben folgende Posten:
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Grundlohn pro Stunde
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Steuerfreien oder steuerpflichtigen Betrag
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SV-freien oder SV-pflichtigen Betrag
Zur Kontrolle der Berechnung der SFN-Zuschläge können Sie die Auswertung SFN-Zuschläge Mandant ausgeben.
| Auswertung SFN-Zuschläge Mandant ausgeben | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mandantenebene im Menü: Mandant | Ausgeben wählen. |
| 2 |
In der Liste Auswertungspaket: Alle Auswertungen wählen. |
| 3 |
Kontrollkästchen Nur aktuelle Auswertungen deaktivieren. |
| 4 |
In der Liste Mögliche Auswertungen in der Spalte Auswertung: SFN-Zuschläge Mandant wählen. |
| 5 |
Auf Seitenansicht klicken. |
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Die Auswertung wird angezeigt. |
Die Auswertung SFN-Zuschläge Mandant steht nur nach einer Lohnabrechnung zur Verfügung. Diese Auswertung steht nicht zur Verfügung nach einer Probeabrechnung. Mit der Auswertung kann der Rechenweg nachvollzogen werden vom steuerlichen Grundlohn bis zum steuerfreien Zuschlag.
2.1.3 Beispiel: Höherer Nachtzuschlag und Erschwerniszuschlag beim Mitarbeiter erfassen
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Beispiel: Ein Stundenlohnempfänger hat eine wöchentliche Arbeitszeit von 35 Stunden. Der Stundenlohn beträgt 15,00 Euro. Dieser Mitarbeiter leistet eine Stunde Nachtarbeit. Der Mitarbeiter erhält dafür folgende Zuschläge:
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| Personaldaten erfassen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mitarbeiterebene: Stammdaten | Entlohnung | Stunden-/Tagelöhne wählen. Stundenlohn erfassen. |
| 2 |
Stammdaten | Steuer | SFN-Zuschläge wählen. In der Gruppe Angaben zur Bildung des Basislohns im Feld Bildung des Basislohns: Entsprechenden Eintrag wählen. |
| 3 |
Stammdaten | Arbeitszeiten | Regelmäßige/Feste Arbeitszeiten wählen. Wöchentliche Arbeitszeit erfassen. |
| Nachtarbeitsstunde und den Erschwerniszuschlag erfassen | |||||||||||||
| Vorgehen: | |||||||||||||
| 1 |
Bewegungsdaten | Monatserfassung wählen. |
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| 2 |
Registerkarte wählen, die den Monat bezeichnet, für den Zuschläge erfasst werden. |
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| 3 |
Folgende Angaben erfassen:
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| 4 |
Standard-Lohnarten prüfen Die Standard-Lohnarten für Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind vorbelegt mit Kürzeln für die Lohnveränderung (LV03 - LV13). Prüfen Sie, ob die hinterlegten Zuschlagsprozentsätze in diesem Fall zutreffen. Ändern Sie diese Zuschlagsprozentsätze gegebenenfalls auf Kanzlei-, Mandanten- oder Mitarbeiterebene. Alternativ: Für die jeweilige Erfassung eine abweichende Lohnveränderung erfassen. |
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| 5 |
Die Standard-Lohnarten sind mit dem Faktorschlüssel ST01 vorbelegt. Wenn mit einem anderen Faktorschlüssel gearbeitet wird:
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| 6 |
Wenn im Feld LA folgende unveränderte Standard-Lohnart erfasst wurde, in das Feld Abw. Lohnv. den Prozentsatz der Lohnveränderung 7500 (= 75,00%) erfassen: 1500 Nachtzuschlag, 25% frei mit der unveränderten Lohnveränderung LV03 (= 25%) Diese Eingabe ist erforderlich. Grund dafür ist: Die Standard-Lohnart 1500 - Nachtzuschlag, 25% frei rechnet mit einem Zuschlag in Höhe von 25% (LV03). In diesem Beispiel erhält der Arbeitnehmer aber einen Zuschlag in Höhe von 75%. |
Manuelle Berechnung
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Gezahlten Nachtzuschlag ermitteln |
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15,00 EUR x 75% x 1 Stunde |
= 11,25 EUR |
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Grundlohn pro Stunde ermitteln |
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Basisgrundlohn 15,00 EUR x 35,00 Std./Woche x 4,35 |
= 2.283,75 EUR |
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+ Grundlohnzusatz 1,2 Stunden x 15,00 EUR |
= 18,00 EUR |
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Grundlohn |
= 2.301,75 EUR |
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Grundlohn pro Stunde 2.301,75 EUR / (35,00 Std./Woche x 4,35) |
=15,12 EUR |
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Steuerpflichtigen Betrag ermitteln |
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Ermittlung des maximal steuerfreien Betrags 15,12 EUR x 25% x 1 Stunde |
= 3,78 EUR |
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Steuerpflichtiger Betrag 11,25 EUR - 3,78 EUR |
= 7,47 EUR |
2.2 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)
Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
3 Weitere Informationen
Weitere Informationen zum rechtlichen Hintergrund: 
Themenlexikon Lohn und Personal Sonn-/Feiertags-/Nachtzuschlag (Dok.-Nr. 5300574) (ggf. LEXinform-Abonnement erforderlich)
Seminare buchen:
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Lernvideo: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in DATEV Lohn und Gehalt (Art.-Nr. 77789)
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Lernvideo: Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge - Aufbauseminar für DATEV Lohn und Gehalt (Art.-Nr. 78932)
