1 Über dieses Dokument

Bei der Bearbeitung der Buchführung mit Ist-Versteuerung sind besondere Regeln zu beachten.

Der Ausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) erfolgt bei steuerpflichtigen und steuerfreien inländischen Umsätzen erst bei der Zahlungseingangsbuchung (Geldfluss).

In diesem Dokument erhalten Sie Informationen zu:

• Gesetzlicher Hintergrund

• Programmlogik der DATEV-Rechnungswesen-Programme beim Ist-Versteuerer

• Buchen von steuerpflichtigen und steuerfreien inländischen Umsätzen

• Besonderheiten bei anderen Steuersachverhalten

• Buchung des Zielverkaufs (Rechnungsausgang) - Umsatzsteuer nicht fällig

• Buchung des Zahlungseingangs (mit und ohne Skonto) mit Steuerschlüssel - Umsatzsteuer fällig

  • Zahlungseingang über „Zahlungen buchen“ erfassen - BU-Schlüssel wird automatisch gesetzt

  • Zahlungseingang über „Standardbuchen“ erfassen - manuelle Erfassung des BU-Schlüssels erforderlich

  • Import von Zahlungseingangsbuchungen

2 Gesetzlicher Hintergrund

Gemäß § 20 Satz 1 Nr. 1 UStG kann eine Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) - anstelle nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) - beantragt werden.

Dabei darf der antragstellende Unternehmer im vorangegangenen Kalenderjahr keinen Gesamtumsatz über 800.000,00 EUR (ab 2024) erzielt haben - oder er ist von der Buchführungs- und Abschlussverpflichtung nach § 148 AO befreit - oder er ist Freiberufler im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Umsatzgrenze für Ist-Besteuerung:

3 Programmlogik der DATEV-Rechnungswesen-Programme beim Ist-Versteuerer

Bei der Ist-Versteuerung werden bestimmte Buchungen auf Automatik-Konten oder mit Steuerschlüssel (BU-Schlüssel) programmseitig anders behandelt als bei der Soll-Versteuerung.

Bei der Ist-Versteuerung erfolgt der Ausweis von steuerpflichtigen und steuerfreien inländischen Umsätzen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) erst bei der Zahlungseingangsbuchung (Geldfluss).

• Bei der Rechnungsausgangsbuchung (Umsatzerlös) wird die Umsatzsteuer von steuerpflichtigen inländischen Umsätzen errechnet und automatisch auf Umsatzsteuer nicht fällig gebucht. Bei steuerfreien Erlösen wird keine Umsatzsteuer errechnet. In der UStVA erfolgt kein Ausweis.

• Bei der Zahlungseingangsbuchung (Geldfluss) erfolgt automatisch eine abgeleitete Umbuchung von „Umsatzsteuer nicht fällig“ auf „Umsatzsteuer fällig“. Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer (bei steuerfreien Umsätzen nur die Bemessungsgrundlage) werden in der UStVA ausgewiesen.

Alle anderen Steuersachverhalte werden unabhängig vom Zuflussprinzip (Ist-Versteuerung) gebucht.

• Bereits bei der Rechnungseingangsbuchung von Erlösen anderer Steuersachverhalte (z. B. EG-Erlöse, Erlöse gemäß § 13b UStG etc.) erfolgt der Ausweis in der UStVA.

• Die Zahlungseingangsbuchung muss ohne Steuerautomatik mit Buchungsschlüssel 40 (Aufhebung der Automatik) erfolgen. In der UStVA erfolgt kein Ausweis. Wenn die Zahlung mit Skonto erfolgt, muss ein passender Steuerschlüssel für den Skonto erfasst werden.

• Aufwandsbuchungen (Vorsteuer) werden ebenfalls sofort bei der Rechnungseingangsbuchung in der UStVA ausgewiesen.

3.1 Buchung des Zielverkaufs (Rechnungsausgang)

Ein Zielverkauf (Rechnungsausgangsbuchung) liegt für das Programm vor, wenn im Buchungssatz:

• ein Debitoren-Konto des Kontokorrents enthalten ist (z. B. die Konten 10000 - 69999 oder Konten mit der Funktion 11000)

  und

• aus dem Erlöskonto die Umsatzsteuer errechnet wird (Automatik-Konto oder BU-Schlüssel)

  oder

• ein steuerfreier Erlös (Automatik-Konto oder BU-Schlüssel) gebucht wird.

Bei inländischen steuerpflichtigen Umsätzen wird die Umsatzsteuer errechnet und automatisch auf folgende Umsatzsteuer-Sammelkonten gebucht:

• 1766 (SKR03) / 3816 (SKR04) „Umsatzsteuer nicht fällig 19%“

• 1761 (SKR03) / 3811 (SKR04) „Umsatzsteuer nicht fällig 7%“

Bei steuerfreien inländischen Erlösen wird keine Umsatzsteuer errechnet.

3.2 Buchung des Zahlungseingangs

Eine Zahlungseingangsbuchung (Geldfluss) liegt für das Programm vor, wenn im Buchungssatz:

• ein Debitoren-Konto (Kontokorrent oder ein Konto mit der Funktion 11000)

  und

• ein Geldkonto (Konto mit der Funktion 10000) enthalten ist.

Bei der Verarbeitung der Buchung wird eine Umbuchung der Konten „Umsatzsteuer nicht fällig“ auf die Konten „Umsatzsteuer fällig“ durchgeführt.

Je nachdem, mit welchem steuerlichen Sachverhalt der Zielverkauf gebucht wurde, muss bei der Zahlungseingangsbuchung ein entsprechender Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel ergänzt werden, damit die richtige Umbuchung der „Umsatzsteuer nicht fällig“ auf die „Umsatzsteuer fällig“ erfolgen kann.

Wenn keine Steuer aus der Zahlungseingangsbuchung berechnet werden soll, verwenden Sie den Buchungsschlüssel 40 (Aufhebung der Automatik). Wenn Sie zusätzlich einen Betrag in der Skontospalte eingegeben haben, wird die Steuerrechnung bei der Verwendung des Buchungsschlüssels 40 auch für die Skontobuchung aufgehoben.

Empfehlung: Die Zahlungseingangsbuchung sollte beim Ist-Versteuerer über den Buchungsmodus Zahlungen buchen erfolgen.

• Zahlungseingang über „Zahlungen buchen“ erfassen - BU-Schlüssel wird automatisch gesetzt

• Zahlungseingang über „Standardbuchen“ erfassen - manuelle Erfassung des BU-Schlüssels erforderlich

• Import von Zahlungseingangsbuchungen

Wenn Sie keine OPOS-Nutzung in den Stammdaten hinterlegt haben und buchen trotzdem über Personenkonten, können Sie die Zahlungseingangsbuchung nur im Buchungsmodus Standardbuchen erfassen. Erfassen Sie je nach Steuersachverhalt manuell den korrekten Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel.

3.2.1 Zahlungseingang über „Zahlungen buchen“ erfassen - BU-Schlüssel wird automatisch gesetzt

Wenn die Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus Zahlungen buchen erfolgt, wird unter Erfüllung aller Voraussetzungen der zur Erlösbuchung passende Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel vom Programm automatisch gesetzt.

Unter folgenden Voraussetzungen schlägt Ihnen Ihr DATEV-Rechnungswesen-Programm bei der Zahlungseingangsbuchung automatisch den richtigen Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel vor oder teilt die Zahlung auf unterschiedliche Steuersachverhalte auf:

• Die Offene-Posten-Buchführung ist in den Mandanten-Stammdaten aktiviert.

• Die Erfassungsreihenfolge wurde beachtet. Erfassen Sie zuerst Ausgangsrechnungen (Pflicht), ggf. Eingangsrechnungen (optional) und erst im Anschluss die Bankbuchungen.

• Sie erfassen die Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus Zahlungen buchen mit Nutzung der Funktion OPOS-Suche oder Sie erzeugen Buchungssatzvorschläge aus elektronischen Bankkontoumsätzen.

• Liegen für eine Ausgangsrechnung unterschiedliche Steuersachverhalte vor, muss die Zahlungseingangsbuchung den offenen Posten vollständig ausgleichen (ggf. mit Skonto). Ist der Zahlbetrag kleiner als der Rechnungsbetrag, erhalten Sie die Programm-Meldung #REW02792 und es erfolgt keine automatische Ermittlung des Steuerschlüssels.

Weitere Informationen zum Buchungsmodus Zahlungen buchen im Rahmen der Offene-Posten-Buchführung finden Sie in folgenden Dokumenten:

• DATEV-Rechnungswesen-Programme: Zahlungen buchen (Dok.-Nr. 1036102).

• Eigenschaften für Belege buchen im Rechnungswesen festlegen (Dok.-Nr. 9211380).

3.2.2 Zahlungseingang über „Standardbuchen“ erfassen - manuelle Erfassung des BU-Schlüssels erforderlich

Wenn die Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus Standardbuchen erfolgt, wird für die Umbuchung der nicht fälligen Umsatzsteuer automatisch der aktuelle volle Steuersatz unterstellt.

Das Programm setzt den BU-Schlüssel 3 / 101 (19% USt) automatisch im Hintergrund.

Handelt es sich um den Zahlungseingang eines Erlöses mit abweichendem Steuersachverhalt, ist der passende BU-Schlüssel manuell zu erfassen.

Der vom Programm automatisch verwendete Steuerschlüssel wird im Belege buchen in der jeweiligen Buchen-Ansicht (Primanota und FIBU-Konto) und auf den Auswertungen in der Spalte BU ausgegeben; auch wenn er nicht explizit erfasst wurde. Somit können Sie genau nachvollziehen, welcher steuerliche Sachverhalt der Zahlungseingangsbuchung zu Grunde liegt.

3.2.3 Import von Zahlungseingangsbuchungen

Wenn Sie Zahlungseingangsbuchungen importieren, kann bei der Verarbeitung nicht auf den zu Grunde liegenden Steuersachverhalt zurückgegriffen werden.

Prüfen und korrigieren Sie alle Buchungen und ergänzen ggf. einen Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel.

Beim Import von Zahlungseingangsbuchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen ist es notwendig, dass je Steuersatz eine eigene Teil-Zahlungsbuchung mit dem korrekten Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel für den Import vom Exportsystem bereitgestellt wird. Eine automatische Aufteilung auf die Steuersätze beim Import (analog „Zahlungen buchen“) ist nicht möglich.

4 Weitere Informationen

• Istversteuerung, Ausgangsrechnung - Buchungsbeispiele (Dok.-Nr. 5305508).

• Steuerschlüssel / Buchungsschlüssel auswählen (ab 2018) (Dok.-Nr. 9226956).

• Buchungslogik: Sachverhalte § 13b UStG beim Ist-Versteuerer buchen (Dok.-Nr. 1007335).

• Umstellung von Ist-Versteuerung auf Soll-Versteuerung (Dok.-Nr. 1030738).

• Umstellung von Soll-Versteuerung auf Ist-Versteuerung (Dok.-Nr. 1034841).