1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Belege und Dokumente digitalisieren und hochladen und wie Sie Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung übertragen.

2 Hintergrund

DATEV Belege online ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online.

DATEV Belege online, ein Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum, dient der gemeinsamen Nutzung durch Kanzlei und Mandant.

Sie übertragen die Belege digitalisiert an DATEV Belege online. Hier können digitalisierte Belege in einer frei definierbaren Struktur abgelegt und indiziert werden. Zudem können Sie mit der Suchfunktion nach einem Beleg gezielt suchen (z. B. Suche nach Betrag, Datum, Belegnummer usw.).

Sie können DATEV Belege online über http://duo.datev.de | Anwendungen | Belege aufrufen.

3 Vorgehen

3.1 Voraussetzungen

Um digitale Belege nach DATEV Belege online zu übertragen, richten Sie DATEV Unternehmen online ein.

• Stammdaten anlegen und bearbeiten

  DATEV Stammdaten online ist die zentrale Anwendung in DATEV Unternehmen online für die Pflege von Mandantendaten (USt-IdNr., Steuernummer) und Geschäftspartnerdaten (Kunden und Lieferanten).

  Weitere Informationen finden Sie im Dokument Überblick DATEV Stammdaten online (Dok.-Nr. 1071456) und DATEV Unternehmen online - Erste Schritte und Einsatzvoraussetzungen (Dok.-Nr. 0903478)

3.2 Belege übertragen

3.2.1 Anwendungen, um Belege zu übertragen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Belege zu digitalisieren und zu übertragen:

• Digitale Belege mit DATEV Upload online übertragen

  Mit DATEV Upload online können Sie digital vorliegende Dokumente nach DATEV Belege online hochladen. Der Aufruf erfolgt direkt auf der Startseite Belege über Belege hochladen.

  Nähere Informationen finden Sie im Dokument Übersicht zu DATEV Upload online (Dok.-Nr. 1000312).

• Digitale Belege mit DATEV Belegtransfer übertragen

  Mit dem Programm DATEV Belegtransfer können Sie digitalisierte oder digital eingegangene Belege automatisch übertragen lassen. Das Programm DATEV Belegtransfer ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten. Sie können das Programm unter https://go.datev.de/belegtransfer herunterladen.

  Nähere Informationen zum aktuellen Belegtransfer finden Sie im Dokument Übersicht und Funktionen im DATEV Belegtransfer (Dok.-Nr. 1020025)

• Belege digitalisieren und mit DATEV Upload mobil übertragen

  DATEV Upload mobil ermöglicht Ihnen mithilfe mobiler Endgeräte mit iOS oder Android-Betriebssystem Belege zu digitalisieren, in das DATEV-Rechenzentrum hochzuladen und mit DATEV Unternehmen online weiterzuverarbeiten.

  Nähere Informationen: Zugang aktivieren (Dok.-Nr. 1071374)

• Digitale Belege mit DATEV Upload Mail übertragen

  Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Dokumente direkt an DATEV Unternehmen online weiterleiten. Das Programm DATEV Upload Mail ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten.

  Nähere Informationen: Digitale Belege per E-Mail senden (Dok.-Nr. 1007550).

3.2.2 Übersicht der zulässigen und nicht zulässigen Dateitypen

Dateitypen DATEV Belegfreigabe online

Bei aktivierter DATEV Belegfreigabe online/DATEV Belegfreigabe online comfort sind folgende Dateiformate zur Übertragung digitaler Belege nach DATEV Unternehmen online zulässig. Die Dateiformate gelten für alle Belege unabhängig der aktivierten Belegtypen in DATEV Belegfreigabe online/DATEV Belegfreigabe online comfort:

• PDF

• GIF

• JPG

• JPEG

• TIF

• TIFF

• PNG

• XML

Prüfen Sie in der Übersicht der DATEV-Upload-Programme, ob das Dateiformat unterstützt wird.

Die durch DATEV Belegfreigabe online unterstützten Dateitypen gelten ebenfalls für den Upload über DATEV Belegtransfer nach DATEV Personalakte.

Übersicht DATEV Upload-Programme

Um digitale Belege an DATEV Belege online zu übertragen, können folgende DATEV-Programme verwendet werden. In der Übersicht sehen Sie die möglichen Dateitypen je DATEV-Programm:

(X = zulässig, - = nicht zulässig)

3.3 E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung übertragen

Sie können ZUGFeRD-Rechnungen mit folgenden Anwendungen nach DATEV Belege online übertragen:

• DATEV Belegtransfer

• DATEV Upload online

• DATEV Upload Mail

• DATEV Upload mobil

Sie können eine XRechnung mit folgenden Anwendungen nach DATEV Belege online übertragen:

• DATEV Belegtransfer

• DATEV Upload online

Nähere Informationen:

• DATEV Unternehmen online - Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und verarbeiten (Dok.-Nr. 1071123)

• DATEV Unternehmen online - XRechnungen verarbeiten (Dok.-Nr. 1018518)

Zudem können Sie aus DATEV Auftragswesen next heraus die Rechnungen oder Rechnungskorrekturen im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung als E-Mail versenden.

Nähere Informationen:

• DATEV Auftragswesen next - E-Rechnung erstellen (Dok.-Nr. 1019619)

3.4 Belegdaten mit integriertem Beleglink über Schnittstellenlösungen übertragen

DATEV bietet eine Vielzahl von Schnittstellenlösungen, mit denen Sie aus Fremdprogrammen beispielsweise Belegdaten und / oder digitale Belege in DATEV Unternehmen online importieren können.

Weitere Informationen: DATEV Unternehmen online: Schnittstellenlösungen (Dok.-Nr. 1071565)

4 Weitere Informationen

• Digitales Belegbuchen: Tipps zum Buchen der Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 1035931)

• Digitale Belege buchen (Überblick) (Dok.-Nr. 9211404)