1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Anmeldungen, Abmeldungen und Ummeldungen wegen Systemwechsel bei Teilnahme am Verfahren elektronische Lohnsteuerkarte ELStAM in LODAS erfassen.

2 Hintergrund

Durch das elektronische Verfahren ELStAM werden folgende Daten in einer Datenbank bei der Finanzbehörde zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt:

• Steuerklasse

• Kinderfreibeträge

• Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge

• Kirchensteuerabzugsmerkmale

Diese Daten werden als Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale bezeichnet.

Im laufenden Verfahren muss Folgendes beachtet werden:

• Neueintritte von Mitarbeitern angemeldet werden

• Bei Austritten von Mitarbeitern Abmeldungen erstellt werden

• Beim Wechsel des Beschäftigungsverhältnisses (Haupt-/Nebenbeschäftigung) zuerst Abmeldungen und anschließend Anmeldungen mit der geänderten Kennzeichnung des Arbeitgebers erstellt werden

• Monatlich die Änderungslisten von der Finanzbehörde abgerufen werden

• Beim Wechsel des Entgeltabrechnungssystems Systemwechselanmeldungen / Ummeldungen erstellt werden (Abmeldungen sind nicht erforderlich)

3 Was möchten Sie tun?

Um Anmeldungen, Abmeldungen und Ummeldungen wegen Systemwechsel bei Teilnahme am Verfahren elektronische Lohnsteuerkarte ELStAM in LODAS zu erfassen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

• Auswertungen

-Oder-

• Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

3.1 Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Damit der Abruf der ELStAM durchgeführt werden kann, sind folgende Angaben notwendig:

• Steuernummer des Arbeitgebers

• Identifikationsnummer des Arbeitnehmers

• Geburtsdatum des Arbeitnehmers

• Angabe des Beschäftigungsverhältnisses: Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber

Für die Datenübermittlung an die Finanzbehörde sind diese Auswertungen erforderlich:

• Nr. 460 DÜ elektr. Lohnsteuerkarte mit DÜ an Institutionen (In der Spalte Datenübermittlung)

• Nr. 461 DÜ-Protokoll elektr. Lohnsteuerkarte mit Papier in der Spalte Datenübermittlung

Folgende Auswertung ist optional über den temporären Auswertungsabruf anforderbar-

• Nr. 462 Meldeverlauf

Weitere Informationen zu Auswertungen: Kapitel Auswertungen

Die Auswertungen sind automatisch in den Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen angelegt.

Die von den Finanzbehörden angeforderten und rückgemeldeten ELStAM stehen bei Erstanmeldungen noch am gleichen Tag zur Verfügung. Bei Änderungsmeldungen im laufenden Verfahren stehen die ELStAM in der Regel ab dem 5. Werktag des Folgemonats mit der Monatsliste zur Verfügung. Z. B. bei einem Steuerklassenwechsel. Wenn Sie das automatische Rückmeldeverfahren nutzen, werden die ELStAM direkt in die Personaldaten des jeweiligen Arbeitnehmers importiert. Die ELStAM werden bei der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt.

Voraussetzung für das elektronische Rückmeldeverfahren ist die Abo-Einrichtung bei geschlossenen Mandanten unter Extras | Abo-Aufträge einrichten | Autom. Rückmeldungen….

Weitere Informationen zum elektronischen Rückmeldeverfahren: Elektronisches Rückmeldeverfahren einrichten (Dok.-Nr. 1021675)

3.1.1 Neueintritt - Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers

Neuen Arbeitnehmer anmelden

Ein neuer Arbeitnehmer tritt ein.

Wenn der Arbeitnehmer nach Steuermerkmalen abzurechnen ist:

• Muss er für das ELStAM-Verfahren angemeldet werden

• Die Anmeldung ist erst mit Beschäftigungsbeginn möglich

• Wenn die Anmeldung und / oder die Abrechnung vor dem Eintritt durchgeführt wird, wird die Anmeldung im Rechenzentrum gespeichert und zum Termin des Eintritts übermittelt

• Die Anmeldung kann vor oder mit der Lohnabrechnung erfolgen

Die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale stehen in der Regel noch am gleichen Werktag in den Personaldaten des Mitarbeiters bereit. Sie sind in LODAS grün gekennzeichnet und werden bei der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt.

3.1.1.1 Anmeldung vor der Abrechnung

Um die Anmeldung vor der Abrechnung auszulösen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Oder

3.1.1.2 Anmeldung mit der Lohnabrechnung

Wenn die ELStAM-Anmeldung nicht vor der Abrechnung aktiviert wurde, wird der neue Arbeitnehmer mit der Lohnabrechnung angemeldet. Die Anmeldung erfolgt automatisch, wenn alle erforderlichen Angaben dazu vorliegen.

Anmeldungen für das Vorjahr nur bis 01. März möglich

Anmeldungen für das Vorjahr, die ab dem 01.03. des Folgejahrs erstellt werden, werden von der Finanzbehörde nicht mehr verarbeitet. Dies gilt sowohl für fehlende als auch für fehlerhafte Anmeldungen, die nicht mehr rechtzeitig korrigiert wurden.

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3.1.1.3 Anmeldung aller Arbeitnehmer eines neuen Mandanten

Bei der Übernahme eines neuen Mandats muss unterschieden werden, ob:

• Es sich um eine Neugründung handelt,

• Mandant das Abrechnungssystem gewechselt hat oder

• Ein Beraternummernübertrag vorliegt.

3.1.1.4 Anmeldung bei Neugründung eines Unternehmens

3.1.2 Systemwechsel auf Mandantenebene

Ein Systemwechsel oder eine Ummeldung für ELStAM ist erforderlich, wenn Sie einen Mandanten von einem anderen Abrechnungssystem oder aus Lohn und Gehalt nach LODAS übernehmen.

3.1.3 Systemwechsel auf Mitarbeiterebene

Wenn die ELStAM im vorherigen Abrechnungssystem noch nicht abgerufen wurden, gehen Sie wie in Kapitel Erstabruf der ELStAM beschrieben vor. Auch bei einem Wechsel von Lohn und Gehalt nach LODAS oder LODAS nach Lohn und Gehalt muss der Systemwechsel erfasst werden. Für den abgebenden Mandanten besteht kein Handlungsbedarf.

Auflistung der unterschiedlichen Konstellationen und deren Auswirkungen: ELStAM - Systemwechsel: Was ist zu tun (pdf) (PDF-Datei, Stand: 13.07.2018)

3.1.4 Beraternummernübertrag

Die Rückmeldungen erfolgen automatisch durch die Zuordnung der Steuernummer AG und Identifikationsnummer AN auf die neue, übernehmende Beraternummer.

3.1.5 Nachträgliche Erfassung oder Änderung der Steuernummer in zurückliegenden Monaten

Wenn die Steuernummer in zurückliegenden Monaten geändert wird, greift diese Steuernummer für die zurückliegenden Monate erst mit einer Abrechnung. Bis zu dieser Abrechnung mit der neuen Steuernummer wird die alte oder die letzte erfasste und abgerechnete Steuernummer verwendet.

Für den aktuellen Abrechnungsmonat und zukünftige Monate wird die neue Steuernummer auch ohne Abrechnung verwendet. Die zu erstellenden Meldungen müssen für den aktuellen oder für zukünftige Monate sein.

3.1.6 Arbeitnehmer - Änderungen der ELStAM während der Beschäftigung

Wenn sich bei einem Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale ändern, werden sie automatisch im Folgemonat (ab dem 5. Werktag) zum Abruf bereitgestellt. Mit dem automatischen Rückmeldeverfahren werden die Daten in die Personaldaten eingespielt und bei der nächsten Abrechnung berücksichtigt. Wenn sich in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen Änderungen in die Vergangenheit ergeben, wird für die betroffenen Vormonate eine automatische Nachberechnung angestoßen.

Automatische Abrechnung

Wenn der Mandant jeden Monat automatisch abgerechnet wird, werden die zurückgemeldeten ELStAM automatisch in der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt und in die Personaldaten übernommen.

Kinderfreibetrag

Wenn ein Kinderfreibetrag zurückgemeldet wird, wird automatisch das Kontrollkästchen kein PV-Zuschlag (unter Personaldaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten) aktiviert.

Rückmeldung von ELStAM für das Vorjahr

Für einen Arbeitnehmer können Monatslisten mit geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmalen für das Vorjahr von der Finanzbehörde bereitgestellt werden. Die Änderungen werden hauptsächlich von den Meldebehörden verursacht, z. B. rückwirkende Eingaben von Trennung etc.

In diesem Fall wird folgender Hinweis ausgegeben:

Elektronische Lohnsteuerkarte: Für den Arbeitnehmer wurden ELStAM für das Vorjahr zurückgemeldet. Prüfen Sie vor der Abrechnung, ob eine Nachberechnung in das Vorjahr mit Entstehungsprinzip durchgeführt wird. Die abweichende Angabe zur steuerlichen Behandlung des Mitarbeiters kann unter Personaldaten | Steuer | Einmalbezüge/Sonstige Angaben/Versorg, in der Registerkarte Einmalbezüge/Sonstige Angaben erfasst werden.

Beachten Sie, dass eine Änderung der steuerlichen Behandlung nach erfolgter Nachberechnung nicht mehr möglich ist. Prüfen Sie, ob für den Mitarbeiter eine Nachberechnung in das Vorjahr nach dem Entstehungsprinzip durchgeführt wird. Für das Vorjahr wird dann nach den neu zurückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmalen korrigiert. Die ELStAM werden auf dem Übernahmeprotokoll auch ausgewiesen, wenn sie gleich bleiben.

3.1.7 Änderung der Steuernummer des Arbeitgebers

Um die ELStAM abrufen zu können, ist unter anderem die Steuernummer des Arbeitgebers notwendig.

Wenn Sie eine neue Finanzamtsnummer und Steuernummer erfassen und direkt eine ELStAM-Meldung durchführen möchten, senden Sie die Finanzamtsnummer und Steuernummer separat.

3.1.7.1 Änderung der Steuernummer zwischen Erstabruf der ELStAM und erstmaliger Rückmeldung

Wenn ein Arbeitnehmer mit einer veralteten Arbeitgebersteuernummer angemeldet wurde, wird mit der neuen Steuernummer rückgemeldet.

Sie erhalten in diesem Fall folgenden Hinweis:

3.1.7.2 Änderung der Steuernummer im laufenden Verfahren

3.1.7.3 Umzug des Mandanten in ein anderes Bundesland

Wenn ein Unternehmen in ein anderes Bundesland zieht, wird durch die Anmeldung eines Arbeitnehmers mit der neuen Steuernummer das Umspeichern automatisch von der Finanzbehörde durchgeführt.

Durch Abrechnung mit der neuerfassten Steuernummer wird im Rechenzentrum eine Abmeldung von der alten Steuernummer und eine Anmeldung auf der neuen Steuernummer für alle Arbeitnehmer automatisch ausgelöst.

3.1.7.4 Änderung der Steuernummer bei Abrechnung in Gruppen

Wurde die Steuernummer zwischen den Gruppenabrechnungen (Gruppe 1 wurde abgerechnet) geändert und danach rückwirkend eine neue Personalnummer für die 1. Gruppe angelegt, wird diese Personalnummer nicht angemeldet.

Personalnummer manuell über Mitarbeiter | Elektronische Lohnsteuerkarte anmelden.

3.1.8 Austritt - Abmeldung eines Arbeitnehmers

Wenn ein Arbeitnehmer austritt, muss eine Abmeldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden.

Die Abmeldung erfolgt automatisch durch Eingabe des Austrittsdatums mit der Abrechnung des Austrittsmonats.

Wenn die Abrechnung vor dem Austrittstag durchgeführt wird, wird die Abmeldung im Rechenzentrum gespeichert und am Austrittstag automatisch übermittelt.

3.1.9 Anmeldung eines Arbeitnehmers mit falscher Arbeitgeber-Kennzeichnung (Haupt- oder Nebenarbeitgeber)

Wie Sie die Kennzeichnung des Arbeitnehmers mit falscher ELStAM-Anmeldung korrigieren: LODAS: ELStAM-Anmeldung mit falschem Arbeitgeber korrigieren (Dok.-Nr. 1026022)

3.1.10 An- und Abmeldung bei Zahlung nach Austritt

3.1.10.1 Laufender Arbeitslohn nach Austritt

Eine erneute An- und Abmeldung für ELStAM ist in diesem Fall nicht notwendig.

Führen Sie die Nachberechnung über die Bewegungsdaten I Erfassungstabellen, Registerkarte Nachberechnung Standard durch.

Mit der Abrechnung März wird die Nachberechnung auf den Monat Januar mit den zu dem Zeitpunkt gültigen Steuermerkmalen erstellt.

3.1.10.2 Sonstiger Bezug nach Austritt

Weitere Informationen zu Lohnzahlungen nach Beendigung des Dienstverhältnisses: BMF-Schreiben Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, Rn. 60 ff.

3.1.11 Besonderheiten bei Austritt mit abweichender Steuernummer

Bei der Abmeldung eines Arbeitnehmers erhalten Sie folgende Rückmeldung:

Elektronische Lohnsteuerkarte (552020300): Die Abmeldung oder Systemwechselanmeldung des Mitarbeiters war nicht erfolgreich, da der Mitarbeiter nicht am ELStAM-Verfahren angemeldet ist. Daher kann der Mitarbeiter nicht ab- oder umgemeldet werden kann.

Nach Aktivierung des Kontrollkästchens können Sie eine abweichende Finanzamts- und / oder Steuernummer erfassen, die einmalig für diesen Mitarbeiter für die Abmeldung gültig ist.

Die abweichend erfassten Finanzamtsnummern und Steuernummern werden nicht in die Mandantendaten übernommen. Das Feld Finanzamt und Steuernummer muss erfasst werden, auch wenn sich nur die Steuernummer geändert hat und das Finanzamt im Vergleich zur Anmeldung gleich geblieben ist. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Abmeldung.

3.1.12 Besonderheiten bei Ein- und Austritt eines Arbeitnehmers

Wenn unter Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume Ein- oder Austrittsdatum geändert wird, wird mit der nächsten Lohnabrechnung in den meisten Fällen eine automatische Meldung erzeugt. Z. B.:

• Änderung des ursprünglichen Eintrittsdatums in die Zukunft

  Automatische Abmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum und Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum

• Änderung des ursprünglichen Eintrittsdatums in die Vergangenheit

  Im Verfahren meldetechnisch nicht möglich. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen für den Zeitraum "neuer" Eintrittsmonat bis Rückmeldemonat ELStAM manuell über Personaldaten | Steuerkarte erfasst werden.

• Änderung des ursprünglichen Austrittsdatums des Mitarbeiters in die Zukunft

  Automatische Anmeldung ab dem Tag nach dem ursprünglichen Austritt und Abmeldung zum neuen Austrittsdatum

• Änderung des ursprünglichen Austrittsdatums des Mitarbeiters in die Vergangenheit

  Im Verfahren ist für diesen Fall derzeit keine zusätzliche Meldung vorgesehen.

• Löschung des Austrittsdatums bei Weiterbeschäftigung

  Automatische Anmeldung ab dem Tag nach dem ursprünglichen Austrittsdatum

• Löschung des Beschäftigungszeitraums bei Nichtantritt mit bereits abgerechnetem Beschäftigungszeitraum

  Automatische Abmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum, wenn der Beschäftigungszeitraum einmal abgerechnet wurde.

• Löschung des Beschäftigungszeitraums bei Nichtantritt ohne abgerechneten Beschäftigungszeitraum

  Keine automatische Abmeldung, wenn der Beschäftigungszeitraum noch nicht abgerechnet wurde. Hier muss die Abmeldung manuell durchgeführt werden:

In einigen anderen Fällen ist es ebenfalls notwendig, Korrekturen unabhängig von der Lohnabrechnung durchzuführen. Korrekturen unter Mitarbeiter | Elektronische Lohnsteuerkarte erfassen.

3.2 Auswertungen

• DÜ-Protokoll (Auswertung 461)

  Alle Arbeitnehmer, für die Daten übermittelt wurden, werden in der Auswertung Übersicht DÜ elektronische Lohnsteuerkarte aufgeführt. Das DÜ-Protokoll wird automatisch erstellt.

• Meldeverlauf elektronische Lohnsteuerkarte (Auswertung 462)

  Bei Bedarf kann für einzelne Arbeitnehmer der Meldeverlauf zur elektronischen Lohnsteuerkarte über Mandantendaten | Temp. Auswertungssteuerung angefordert werden.

  Beispiel: Wird die Auswertung 462 im Juni abgerufen, werden die Meldeverläufe der Vormonate mit ausgewiesen.

  Die Auswertung 462 (Meldeverlauf elektronische Lohnsteuerkarte) kann nicht in den Standardauswertungen angelegt werden.

  

Wenn sich Änderungen in den Personaldaten ergeben, die durch ELStAM-Rückmeldungen ausgelöst werden, werden die Änderungen protokolliert.

• Übernahmeprotokoll

  Wenn der Mandanten-Datensatzes geöffnet wird, wird das Protokoll über die zurückgemeldeten Daten angezeigt. Sie finden das Protokoll auch unter Datenübernahme | Rückmeldedaten.

  

3.3 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV eine individuelle Kurzberatung/-einrichtung an.

• Für Steuerberater: Informationen und Buchung

• Für Unternehmer: Informationen und Buchung

Als weiteres Unterstützungsangebot bei Einzelanfragen können Sie einen telefonischen Kontakt über unseren DATEV-Terminservice buchen.

Wählen Sie aus einem Angebot an Terminen den für Sie passenden Termin und unsere Service-Experten rufen Sie an.

Einzelanfragen: Der Umfang der Anfrage ist vergleichbar mit einem Servicekontakt oder Anruf im telefonischen Kundensupport (keine Ersteinrichtung oder Schulung).

4 Weitere Informationen

• Ablauf Verfahren Elektronische Lohnsteuerkarte ELStAM (Dok.-Nr. 1036217)

• ELStAM - Rückmeldungen von Fehler- und Hinweismeldungen in LODAS (Dok.-Nr. 1046760)

• Keine Rückmeldung durch Finanzbehörde - Rückmeldung im ELStAM-Verfahren (Dok.-Nr. 1071652)