Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen und Registrierung

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Sie die Voraussetzungen für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank.

2 Voraussetzungen für die Vollmachtsdatenbank

Die Registrierung zur Vollmachtsdatenbank wird, wie der anschließende Aufruf der Vollmachtsdatenbank, über die Internetseite Ihrer zuständigen Berufskammer durchgeführt.

Eine Registrierung Ihrer Kanzlei ist nur möglich, wenn für Ihre Kanzlei ein Eintrag im Berufsregister Ihrer zuständigen Kammer existiert. Darunter muss ein vertretungsberechtigter Berufsträger mit einem Anmeldemedium hinterlegt sein.

Achtung

Erfolgt die Registrierung der Vollmachtsdatenbank über die Wirtschaftsprüferkammer oder eine der Rechtsanwaltskammern, so ist eine vorherige Freischaltung des Berufsregistereintrags für die Vollmachtsdatenbank notwendig.

Nähere Informationen dazu im Kapitel "Berechtigung zur Registrierung"

Für die Registrierung benötigen Sie Folgendes:

Sicherheitspaket compact VDB in der aktuellen Version. (Wird nicht benötigt, wenn bereits das DATEV Sicherheitspaket oder das DATEV Sicherheitspaket compact installiert ist.)
PC mit Internetzugang
Bei Einsatz des Betriebssystems Windows wird die Verwendung der Browser Microsoft Edge (mit Chromium Engine; ab Version 79) und Google Chrome empfohlen. Informationen zu unterstützten Browsern finden Sie im Dokument 1080164.
Eines der folgenden Anmeldemedien mit Berufsträgerattribut:
- Kammermitgliedsausweis
- Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank
- DATEV SmartCard für Berufsträger*
Gegebenenfalls ein SmartCard-Lesegerät (Dok.-Nr. 1033754).

Hinweis: Die im Dokument beschriebenen Lesegeräte können Sie auch im Handel erwerben. Wenn Sie einen mIDentity-Stick für Berufsträger einsetzen, benötigen Sie kein Lesegerät.

* Eine Bestellung ist nur für DATEV-Mitglieder möglich. Die User-ID der Karte muss im Berufsregister der Kammer für den vertretungsberechtigten Berufsträger eingetragen sein.

3 Berechtigung zur Registrierung

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige steuerliche Berater (Berufsträger) ihre Kanzlei registrieren.

Darüber hinaus können vertretungsberechtigte steuerliche Berater ihre Sozietät, Partnerschaftsgesellschaft oder Gesellschaft registrieren.

Daneben haben auch vertretungsberechtigte Personen einer Rechtsanwalts- bzw. Wirtschaftsprüfungskanzlei die Möglichkeit zur Registrierung der Vollmachtsdatenbank, wenn ein entsprechender Eintrag im Berufsregister der jeweiligen Kammer vorhanden ist. Gesondert zu beachten ist in diesen Fällen, dass die Kammer den Eintrag ins Berufsregister explizit für die Vollmachtsdatenbank freigeben muss.

Vertretungsberechtigter Berufsträger ist eine natürliche Person, die entweder Leiter einer Beratungsstelle, Vorstand, Geschäftsführer, Sozietätspartner, Praxisvertreter, Praxisabwickler, Praxistreuhänder oder Partner der Partnerschaftsgesellschaft ist.

Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank.

Die Registrierung von Gesellschaften wird durch nur einen der Vertretungsberechtigten durchgeführt. Wenn ein Vertretungsberechtigter seine Partnerschaft oder seine Gesellschaft in der Vollmachtsdatenbank registriert, werden alle anderen Vertretungsberechtigten mitregistriert.

Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank haben alle Vertretungsberechtigten mit gleichen Berechtigungen, die unter dem Kanzleieintrag im Berufsregister / Verwaltungsprogramm der Kammer mit ihrer Berufsträgerkarte hinterlegt sind.

Bei Änderungen der Firmierung, Wechsel von Vertretungsberechtigten oder Berufsträgerkarten, fehlerhaften Daten o.ä. informieren Sie bitte Ihre Kammer.

4 Registrierung bei mehreren Niederlassungen

Die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen des Mandanten wird einer bestimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die neuen Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Vollmachtsdatenbank nacheinander registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Die weiteren Beratungsstellen können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, sie können aber in der Vollmachtsdatenbank registriert werden, wenn in diesen weiteren Beratungsstellen mit der Vollmachtsdatenbank gearbeitet werden soll. Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Beratungsstelle registrieren möchten, muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

4.1 Wer darf die Hauptniederlassung registrieren?

Die Hauptniederlassung einer Partnerschaft, Sozietät oder Gesellschaft kann mit dem Kammermitgliedsausweis / der VDB-Zugangskarte / der von der Kammer eingetragenen DATEV SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm der zuständigen Kammer eingetragen ist. Üblicherweise wird bei Partnerschaften einer der Partner, bei Sozietäten einer der Sozietätspartner und bei Gesellschaften entweder ein Vorstand, ein stellvertretender Vorstand, ein Geschäftsführer oder ein stellvertretender Geschäftsführer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm eingetragen. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde.

4.2 Wer darf weitere Beratungsstellen / Niederlassungen registrieren?

Eine weitere Beratungsstelle - auch Niederlassung genannt - kann mit der Berufsträgerkarte / VDB-Zugangskarte / der von der Kammer eingetragenen DATEV SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der für diese Niederlassung im zuständigen Berufsregister eingetragen ist. Üblicherweise sind diese Vertretungsberechtigten Niederlassungsleiter. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde.

Achtung

Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer

Bei der Registrierung der Vollmachtsdatenbank werden Sie gefragt, ob Sie DATEV-Mitglied sind. Wenn dies zutrifft, benötigen Sie die DATEV-Beraternummer und die passende Service-TAN. Bei der Registrierung einer Niederlassung oder einer weiteren Beratungsstelle ist wichtig, dass die Beraternummer bei der DATEV Mitgliedschaft als eigene Niederlassung geführt wird.

Eine einfache Unterberaternummer reicht nicht aus um eine weitere Vollmachtsdatenbank zu registrieren.

4.3 Steuerlicher Berater und Kanzlei in unterschiedlichen Kammerbezirken

Wenn sich die Kammerbezirke vom Sitz der Kanzlei / Gesellschaft und Wohnort des Vertretungsberechtigten unterscheiden und wenn es nur diese eine vertretungsberechtigte Person der Kanzlei / Gesellschaft gibt, dann wenden Sie sich an die Kammer, die für die Gesellschaft/den Standort zuständig ist. Es muss in diesem Fall veranlasst werden, dass die Kammer, in der die Kanzlei / Gesellschaft ihren Sitz hat, Sie im Berufsregister / Kanzleiverwaltungsprogramm als Vertretungsberechtigten einträgt.

5 Durchführung der Registrierung

Informationen zur Durchführung der Registrierung sind zu finden unter Vollmachtsdatenbank: Durchführung der Registrierung (Dok.-Nr.: 1037017).

6 Nutzung DATEV SmartCard zur Registrierung

Informationen zur Nutzung einer DATEV SmartCard zur Registrierung der Vollmachtsdatenbank sind zu finden unter Registrierung der Vollmachtsdatenbank mit einer DATEV SmartCard für Berufsträger (Dok.-Nr.: 1037018).

7 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung VDB (AV-Vereinbarung) ist notwendig

Für Nutzer der Vollmachtsdatenbank über die Bundessteuerberaterkammer:

Während des Online-Registrierungsprozesses wird der Nutzungsvertrag zur VDB online geschlossen, eine Unterschrift wird nicht benötigt.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil des Nutzungsvertrags zur VDB. Wegen folgender Gründe muss zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine AV-Vereinbarung vorliegen:

Die Vollmachtsdatenbank für Steuerberater wird über die Bundessteuerberaterkammer betrieben und steht allen Kammermitgliedern zur Verfügung,
Die Vollmachtsdatenbank für Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer wird von der DATEV eG im Auftrag der Kammern betrieben und steht allen Kammermitgliedern zur Verfügung.
Die AV-Pflicht ergibt sich aus § 71 BDSG und verlangt eine AV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle.

8 SEPA-Lastschriftmandat

Im Zuge der Registrierung für die Vollmachtsdatenbank werden Ihre Daten für das SEPA-Lastschriftmandat zum Zwecke der Rechnungstellung abgefragt.

Sollte sich an diesen Daten etwas ändern, können die vertretungsberechtigten Personen der Kanzlei die Daten über den Punkt Kanzlei verwalten/Vertragsdaten verwalten anpassen.(siehe auch Vollmachtsdatenbank: Rechnungsempfängerdaten ändern (Dok.-Nr.: 1026954)

9 Weiterführende Informationen

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