Lohn und Gehalt: Erstbestückung (Datenübernahme aus LODAS)
Wenn Sie bisher mit dem Programm LODAS Mandanten abgerechnet haben, sind sämtliche Stammdaten sowie das Lohnkonto im DATEV-Rechenzentrum (RZ) gespeichert:
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Mandantendaten: Krankenkassen, Lohnarten, Netto-Bezüge und -abzüge usw.
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Personaldaten, wie Angaben zur steuerlichen und SV-rechtlichen Behandlung, Lohn- und Gehaltsbezüge, Vermögensbildung usw.
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Daten für das Lohnkonto, wie Brutto/Netto-Werte, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Ergebnisse usw.
Mit der Erstbestückung übernehmen Sie die Mandantendaten und Mitarbeiterdaten sowie
die Lohnkonten und die Durchschnittswerte nach Lohn und Gehalt. Die bisher in LODAS abgerechneten Werte werden automatisch als Vortragswerte eingetragen. Dadurch können
z. B. die SV-Jahresmeldung oder die Lohnsteuerbescheinigung für das aktuelle Abrechnungsjahr
erstellt werden. Die Vortragswerte öffnen Sie auf Mitarbeiterebene im Menü unter Erfassen | Stammdaten | Vortragswerte.
Da die Daten in LODAS und Lohn und Gehalt unterschiedlich organisiert sind, können nicht alle Daten exakt übernommen werden.
Deshalb müssen Sie einige Daten in Zuordnungstabellen bearbeiten.
Bei einem Mandantendatenübertrag sind entscheidend für das Vorgehen:
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Ob Sie abgebender oder übernehmender Berater sind.
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Zeitpunkt des Übertrags.
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Beteiligte Lohnabrechnungsprogramme.
Hier finden Sie mit grafischer Unterstützung die richtige Anleitung: Mandantendatenübertrag: Das richtige Hilfe-Dokument finden (Dok.-Nr. 1027991).
Sie können die Daten mit dem Assistent Mandantendatenübertrag importieren.
Der Assistent prüft zunächst mit welchem Programm (LODAS oder Lohn und Gehalt) abgerechnet wurde und spielt die Daten anschließend in Lohn und Gehalt ein.
Weitere Informationen: Assistent Mandantendatenübertrag in Lohn und Gehalt ausführen (Dok.-Nr. 1007646).
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Einschränkungen bei der Datenübernahme: Nachberechnungen, AAG und Auswertungen
Einschränkungen bei der Datenübernahme: Arbeitnehmer online
Bei einem Mandantendatenübertrag mit einem gleichzeitigen Wechsel des Lohnprogramms von LODAS auf Lohn und Gehalt gibt es derzeit keine Möglichkeit, die Daten zu Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ mit zu übertragen. Die Arbeitnehmer können mit ihren bestehenden Zugängen für Arbeitnehmer online nicht auf die im neuen Lohnsystem bereitgestellten Lohn- und Gehaltsdokumente zugreifen. Abgebende Beraternummer: Wenn die Arbeitnehmer auf die Lohn- und Gehaltsdokumente unter der abgebenden Beraternummer nicht mehr zugreifen sollen, muss die Leistung Lohndokumente beendet werden. Der Zugang zur Leistung wird bis zum Zeitpunkt der Deaktivierung weiter berechnet. Die mit dem alten Lohnsystem durchgeführten Lohnabrechnungen, können vom Arbeitnehmer gesichert werden, bevor der Zugang deaktiviert wird. Die Deaktivierung der Leistung im Arbeitnehmer online Cockpit muss vor dem Mandantendatenübertrag vom Vorberater im Arbeitnehmer online Cockpit für die abgebende Berater-/Mandantennummer durchgeführt werden. |
1 Übergreifende Einstellungen
Die folgende Auswertung ist für das gewählte Thema automatisch vorgegeben.
Verarbeitungsprotokolle stehen Ihnen auf Mandantenebene im Menü unter Auswertungen | Verarbeitungsprotokoll zur Verfügung.
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Bezeichnung |
Funktion |
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Verarbeitungsprotokoll |
Das Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung beinhaltet Fehlermeldungen zu den übernommenen Daten, die behoben werden müssen. Systemwechselmeldungen können erst erstellt werden, wenn alle Fehlermeldungen aus dem Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung bearbeitet wurden. Bereitstellung: Nach der Erstbestückung. |
2 Was möchten Sie tun?
2.1 Erstbestückungsaufträge erfassen
Mit einem Erstbestückungsauftrag teilen Sie dem Rechenzentrum mit, für welchen Mandanten Sie Daten aus dem Rechenzentrum holen möchten.
Der Mandant, für den Sie einen Erstbestückungsauftrag erfassen, darf noch nicht in Lohn und Gehalt angelegt sein.
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Hinweis Wenn der Mandant bereits angelegt wurde, muss dieser Mandant vor der Erstbestückung gelöscht werden.
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Lohn und Gehalt: Erstbestückungsaufträge erfassen |
Hilfe-Video| Erstbestückungsaufträge erfassen | |||||||||||||||||||
| Vorgehen: | |||||||||||||||||||
| 1 |
Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant | Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant | Daten holen | Erstbestückungsaufträge wählen. Das Fenster Erstbestückungsaufträge erfassen wird geöffnet.
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| 2 |
Auf die Schaltfläche DFÜ-Auftragsdaten klicken. Das Fenster DFÜ-Auftragsdaten ändern öffnet sich.
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| 3 |
Mit OK bestätigen. Schaltfläche Weitergeben klicken, um die Erstbestückungsaufträge von Lohn und Gehalt an die RZ-Kommunikation zu übergeben. Die Daten werden an den DFÜ-Sammler übergeben und das Fenster wird geschlossen. Das Programm RZ-Kommunikation stellt die Anschaltung zum Rechenzentrum her, sendet die Aufträge und holt die vom Rechenzentrum bereitgestellten Daten nach Lohn und Gehalt. |
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Übergabe der Daten an den DFÜ-Sammler kontrollieren
Ob die Erstbestückungsaufträge an den DFÜ-Sammler übergeben wurden, können Sie anhand des Kontrollkästchens An RZ-Kommunikation weitergegeben feststellen. Wenn Sie das Fenster Erstbestückungsaufträge erfassen nun wieder aufrufen, dann muss dieses Kontrollkästchen aktiviert sein. Verarbeitungsprotokoll kontrollieren
Sobald der Mandant aus dem Rechenzentrum geholt wurde, erhalten Sie das Verarbeitungsprotokoll mit dem Hinweis: Verarbeitung beendet. |
2.2 Erstbestückungsdaten bearbeiten und zuordnen
Wenn Sie mit einem Erstbestückungsauftrag Daten aus dem Rechenzentrum angefordert haben, müssen Sie die Daten wie im Folgenden beschrieben bearbeiten.
| Erstbestückungsdaten bearbeiten und zuordnen | |||
| Vorgehen: | |||
| 1 |
Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant | Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant | Daten holen | Erstbestückung bearbeiten wählen. Das Fenster Erstbestückung bearbeiten öffnet sich. Angezeigt werden die Mandanten, deren Daten mittels Erstbestückungsauftrag aus dem Rechenzentrum geholt wurden.
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| 2 |
Markieren Sie im Fenster Erstbestückung bearbeiten den Datenbestand, den Sie zuordnen wollen. Klicken Sie dazu auf den linken Rand der jeweiligen Zeile. |
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| 3 |
Schaltfläche Zuordnen klicken. Das Fenster Erstbestückungsdaten zuordnen öffnet sich. Daten, die in Lohn und Gehalt anders organisiert sind als im Rechenzentrum, werden in Zuordnungstabellen einander gegenübergestellt. |
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| 4 |
Kontrollieren und verändern Sie ggf. die vorausgefüllten Zuordnungstabellen in den jeweiligen Registerkarten des Fensters Erstbestückungsdaten zuordnen.
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| 5 |
Wenn alle Daten zugeordnet sind: Schaltfläche Schließen klicken. Die Zuordnungen werden gespeichert und das Fenster Erstbestückungsdaten zuordnen wird geschlossen. |
Die automatische Zuordnung der Lohnarten, die bei den Mitarbeitern unter Festbezügen verwendet werden, wurde anhand der Stammlohnart aus LODAS durchgeführt. Sie können die Zuordnungen korrigieren.
Registerkarte Festbezüge wählen:
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Spalte Stammlohnart Spalte Eigene Lohnart Spalte Bezeichnung Spalte Steuer- und SV-Behandlung |
Zeigen die Daten der Lohnarten an, die bei den Mitarbeitern gespeichert sind. |
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Spalte Lohnart Lohn und Gehalt |
Wenn die Lohnart geändert werden soll: Nummer der gewünschten Lohnart erfassen. - oder - Schaltfläche Assistent Lohnarten klicken, um Lohnarten in den Erstbestückungsauftrag zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Gegenüberstellung der Stammlohnarten (LODAS) und Standardlohnarten (Lohn und Gehalt) unter Gegenüberstellung der Lohnarten und Nettoabzüge/Nettobezüge. |
Die automatische Zuordnung wurde anhand der Nettobezugslohnarten und -abzugslohnarten aus LODAS durchgeführt. Sie können die Zuordnung korrigieren.
Die Netto-Bezüge und -Abzüge finden Sie in Lohn und Gehalt ab der Standard-Lohnart 9000.
Registerkarte Nettobezüge/-abzüge wählen:
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Spalte Lohnart Nettobezüge/-abzüge (LODAS), Spalte Bezeichnung |
Zeigen die Netto-Bezüge/-Abzüge an, die bei den Mitarbeitern gespeichert sind. |
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Spalte Lohnart Nettobezüge/-abzüge (Lohn und Gehalt) |
Wenn die Lohnart geändert werden soll: Nummer der gewünschten Lohnart erfassen. - oder - Schaltfläche Assistent Lohnarten klicken, um Lohnarten in den Erstbestückungsauftrag zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Gegenüberstellung der Nettobezüge/Nettoabzüge (LODAS) und Standardlohnarten (Lohn und Gehalt) im Dokument Gegenüberstellung der Lohnarten und Nettoabzüge/Nettobezüge. |
Registerkarte Personalnummern wählen:
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Spalte Pers.Nr. LODAS Spalte Name Spalte Vorname |
Zeigen die Personalnummern, die der Mandant bisher für die Mitarbeiter verwendet hat. |
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Spalte Pers.Nr. Lohn und Gehalt |
Wenn die Personalnummer für Lohn und Gehalt geändert werden soll: Neue Personalnummer des Mitarbeiters erfassen. |
Prüfen Sie die zugeordneten Branchen und Tarifgebiete der Mandanten- und Mitarbeiterdaten. Alle Baulohn-Arbeitnehmer müssen einer Mitarbeitervariante zugeordnet werden.
Registerkarte Baulohn wählen.
Mandantendaten in Lohn und Gehalt zuordnen
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Gruppe Zuordnung der Mandantendaten in Lohn und Gehalt |
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Feld Länderschlüssel, Feld Betriebskonto-Nr. |
Zeigen die Baulohndaten an, die automatisch aus dem Rechenzentrum für den Mandanten übernommen wurden. |
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Liste Branche |
Wenn keine oder eine falsche Branche zugeordnet wurde: Symbol |
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Liste Tarifgebiet |
Wenn kein oder ein falsches Tarifgebiet zugeordnet wurde: Symbol |
(Nummer der Bau-Branche) klicken, um eine Branche auswählen.
Mitarbeiterdaten in Lohn und Gehalt zuordnen
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Gruppe Mitarbeiter, Symbol Übersicht anzeigen |
Klicken, um einen Mitarbeiter aus der Liste im Fenster Mitarbeiter auswählen auszuwählen. Mit OK bestätigen. |
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Gruppe Mitarbeiterdaten aus dem Rechenzentrum |
Zeigt die Baulohn relevanten Daten des gewählten Mitarbeiter aus LODAS an. |
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Gruppe Zuordnung der Mitarbeiterdaten in Lohn und Gehalt |
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Liste Branche |
Wenn keine oder eine falsche Branche zugeordnet wurde: Symbol |
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Liste Tarifgebiet |
Wenn kein oder ein falsches Tarifgebiet zugeordnet wurde: Symbol |
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Liste Mitarbeitervariante |
Wenn keine oder eine falsche Mitarbeitervariante zugeordnet wurde: Mitarbeitervariante des Mitarbeiters wählen. Hinweis Wenn der Mandant einer Branche/Tarifgebiet zugeordnet wurde, müssen Sie allen Baulohn-Mitarbeitern eine Mitarbeitervariante zuordnen. |
Registerkarte Beschäftigungsbetriebe wählen.
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Hinweis Sie müssen den Hauptbeschäftigungsbetrieb nur kennzeichnen (zuordnen), wenn für den Mandanten mehrere Beschäftigungsbetriebe angelegt sind. |
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Spalte Nummer des Beschäftigungsbetriebes Spalte Betriebsnummer Spalte Name des Beschäftigungsbetriebes Spalte Straße Spalte PLZ Spalte Ort |
Zeigen die Daten der Beschäftigungsbetriebe an, die für den Mandanten in LODAS angelegt sind. |
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Kontrollkästchen in Spalte Zuordnung als Hauptbeschäftigungsbetrieb |
Aktivieren, um den gewünschten Hauptbeschäftigungsbetrieb in Lohn und Gehalt festzulegen. Die Daten des Hauptbeschäftigungsbetriebes werden in den Arbeitsbereich Erfassen | Mandantendaten | Adresse übernommen und z. B. für die Erstellung der Druckdaten, die BNW-Erstellung und den Abgleich Stammdatendienst herangezogen. |
2.3 Erstbestückungsdaten übernehmen
| Erstbestückungsdaten übernehmen | |
| Vorgehen: | |
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Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant | Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant | Daten holen | Erstbestückung bearbeiten wählen. Das Fenster Erstbestückung bearbeiten öffnet sich. |
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Kontrollkästchen Zuordnung Rückmeldedaten aktualisieren |
Bei aktiviertem Kontrollkästchen folgt nach der Erstbestückung eine Anschaltung an das Rechenzentrum. Dabei werden die Zuordnungsinformationen für das elektronische Rückmeldeverfahren aktualisiert. Dadurch erhalten Sie die Rückmeldedaten der Institutionen für Lohn und Gehalt bereitgestellt. Wenn der Mandant als Testmandant in Lohn und Gehalt abgerechnet werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Die Rückmeldedaten werden dann weiterhin für LODAS bereitgestellt. Achtung: Zuordnung der Rückmeldedaten aktualisieren Aktualisieren Sie die Zuordnung der Rückmeldedaten in Lohn und Gehalt, wenn der Mandant nur noch in Lohn und Gehalt abgerechnet wird - oder - wenn in LODAS nochmal eine Nachberechnung durchgeführt wurde. Die Zuordnung der Rückmeldedaten aktualisieren Sie auf Mandantenebene im Menü: Mandant | Programmverbindungen | Rückmeldedaten | Zuordnung Rückmeldedaten aktualisieren. |
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Kontrollkästchen Bearbeitungsstatus |
Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, sind noch nicht alle Zuordnungen getroffen. |
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Schaltfläche Erstbestücken |
Klicken, um den markierten Mandant in Lohn und Gehalt zu übernehmen. Hinweis: Nach der Erstbestückung stehen die Daten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Sie können aus der Abschlussmeldung heraus den Mandanten und das Erstbestückungsprotokoll öffnen (#LN6970 - Die Erstbestückung für den Mandanten wurde erfolgreich durchgeführt.). |
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Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung bearbeiten
Nach einer Erstbestückung ist es unbedingt erforderlich, dass Sie das Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung bearbeiten. Programm-Meldungen müssen zwingend behoben werden. Vor der Bearbeitung der Programm-Meldungen ist eine Abrechnung nicht möglich. |
2.4 Fehlermeldungen aus dem Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung bearbeiten
| Fehlermeldungen im Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung digital bearbeiten | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mandantenebene im Menü: Auswertungen | Verarbeitungsprotokoll wählen. |
| 2 |
Aus der Liste der Verarbeitungsprotokolle das erste vorliegende Protokoll mit der Verarbeitung Erstbestückung auswählen. |
| 3 |
Wenn Sie eine Fehlermeldung aus dem Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung behoben haben, können Sie die Fehlermeldung durchstreichen. Im Kontextmenü (rechte Maustaste): Meldung bearbeitet wählen. |
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Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung drucken
Aus dem Arbeitsplatz Verarbeitungsprotokoll kann das Verarbeitungsprotokoll nicht gedruckt werden. Wenn Sie das Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung drucken wollen, wählen Sie auf Mandantenebene Mandant | Ausgeben. Als Auswertungspaket wählen Sie das Paket Protokolle aus. Das Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung liegt ohne weitere Kennzeichnung als erstes Verarbeitungsprotokoll in der Liste Mögliche Auswertungen vor. |
2.5 Übernommene Stammdaten bei Mandantendatenübertrag prüfen
Wenn Sie die Daten im Rahmen eines Mandantendatenübertrags übernehmen empfehlen wir Ihnen die Nutzung des Assistenten Mandantendatenübertrag. Diesen finden Sie unter Mandant | Assistent Mandantendatenübertrag.
Wenn Sie statt des Assistenten die Erstbestückung direkt durchführen, müssen Sie folgende Mandantendaten anpassen.
| Stammdaten prüfen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle für das Datenübermittlungsverfahren muss angepasst werden.
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| 2 |
Der Ansprechpartner Lohnabrechnung wird nicht übernommen.
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| 3 |
Die abweichende Beraternummer, abweichende Mandantennummer und der Beginn des abweichenden Wirtschaftsjahrs in der Finanzbuchführung werden bei vorangegangenem Beraternummernübertrag nicht übernommen:
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2.6 Mit Lohn und Gehalt und LODAS parallel abrechnen
Wenn Sie den neuen Mandanten für einen gewissen Zeitraum parallel mit Lohn und Gehalt und LODAS abrechnen wollen, müssen Sie den Mandanten im Programm Lohn und Gehalt als Testmandant schlüsseln.
So gewährleisten Sie, dass nur die Daten aus LODAS für die Datenübermittlung weitergeleitet werden.
| Parallel abrechnen | |
| Vorgehen: | |
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Auf Mandantenebene im Menü: Extras | Einstellungen Registerkarte Mandant wählen. |
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Gruppe Verarbeitung im Rechenzentrum, Kontrollkästchen Testmandant |
Aktivieren, damit die Datenübermittlungen vom Rechenzentrum nicht an die Institutionen weitergeleitet werden. Hinweis: Die wichtigsten Auswertungen Brutto/Netto, Lohnkonto und Lohnjournal werden als Testauswertungen markiert. Der Mandantenname, die Mitarbeiternamen sowie die Anschriften werden mit dem Zusatz "Test" ausgegeben. |
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Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder
Nach Beendigung der parallelen Abrechnung sind folgende Schritte in Lohn und Gehalt erforderlich:
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Fensterinhalt speichern klicken. 2.7 Abrechnung nach Erstbestückung nicht möglich: Ursachen prüfen und beheben
| Prüfen, ob der Mandant/Mitarbeiter abrechenbar ist | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mandantenebene oder Mitarbeiterebene im Menü: Abrechnung | Lohnabrechnung wählen. |
| 2 |
Wenn der Menüpunkt Lohnabrechnung inaktiv (grau) ist, kann der Mandant oder der Mitarbeiter nicht abgerechnet werden, da abrechnungsrelevante Daten fehlen. |
| 3 |
Prüfen Sie das Erstbestückungsprotokoll und arbeiten Sie alle Fehler nacheinander ab (siehe auch Abschnitt: Fehlermeldungen aus dem Verarbeitungsprotokoll zur Erstbestückung bearbeiten). Auch Fehler bei bereits ausgetretenen Arbeitnehmer (die aktuell nicht abgerechnet werden) können zu einer inaktiven Lohnabrechnung führen. Prüfen Sie in diesem Fall, ob Sie die Daten noch benötigen. Wenn nicht, können Sie die Personalnummer über die Mitarbeiter-Übersicht löschen. Programm-Meldungen bezüglich Systemwechselmeldungen Elektronische Lohnsteuerkarte / DEÜV und Schätzbeitragsnachweis können erst bearbeitet werden, wenn alle sonstigen Programm-Meldungen behoben wurden und der Mandant dadurch abrechenbar ist. Weitere Informationen zur Abhilfe: Funktionen zur Abrechnung im Mandanten sind inaktiv (grau) in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1005465) |
2.8 Ummeldung bei Systemwechsel zur Elektronischen Lohnsteuerkarte erstellen
Wenn der Mandant über LODAS abgerechnet wurde, müssen Sie vor der ersten Lohnabrechnung mit Lohn und Gehalt eine Ummeldung bei Systemwechsel durchführen.
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Hinweis Erstellen Sie die Ummeldung frühestens zum Monatsersten des aktuellen Kalendermonats. |
Weitere Informationen finden sie unter: Elektronische Lohnsteuerkarte / ELStAM-Verfahren – Abschnitt „Wechsel des Entgeltabrechnungssystems / Systemwechsel (auch LODAS).
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Anmeldung in Lohn und Gehalt erstellen
Wenn in LODAS ausnahmsweise eine Abmeldung erstellt wurde, muss in Lohn und Gehalt eine Anmeldung erfolgen: Auf Mandantenebene im Menü: Abrechnung | Anmeldung Eintritte (ELStAM) wählen und die Meldungen erzeugen. |
2.9 Datenübermittlung Lohnsteuerbescheinigung
Wenn der Programmumstieg zur Januar-Abrechnung durchgeführt wird, muss LODAS als abgebendes System die Lohnsteuerbescheinigung mit der Dezember-Abrechnung erstellen und übermitteln lassen.
Eine Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr kann durch Lohn und Gehalt nicht erstellt werden.
2.10 DEÜV-Meldungen – prüfen, ob Systemwechselanmeldung erstellt werden muss
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Systemwechselmeldung
Bei einer Übernahme eines Mandanten aus LODAS ist eine Erstellung einer Systemwechselanmeldung optional, außer Sie rechnen Versorgungsbezüge ab. Achtung: Wenn vom Vorberater eine Systemwechselabmeldung erstellt wurde, muss in Lohn und Gehalt auch eine Systemwechselanmeldung erfolgen. Ob eine Systemwechselmeldung erstellt wurde, können Sie auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Stammdaten | Vortragswerte | DEÜV-Meldungen prüfen. |
Bei Umstieg ab Januar müssen die Jahresmeldungen des Vorjahrs in LODAS erstellt werden.
Die in LODAS erstellten und für Lohn und Gehalt maßgebenden DEÜV-Meldungen werden bei der Erstbestückung in die Vortragswerte eingestellt.
| DEÜV-Meldungen – prüfen, ob Systemwechselanmeldung erstellt werden muss | |
| Vorgehen: | |
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Zur Kontrolle der übernommenen DEÜV-Meldungen wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Vortragswerte | DEÜV-Meldungen. |
Variante 1: Ab- und Anmeldung wegen Systemwechsel
In LODAS ist eine Systemwechselabmeldung erfolgt bzw. muss wegen Abrechnung von Versorgungsbezügen erstellt werden.
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LODAS Abrechnung bis Monat 12/JJJJ |
Lohn und Gehalt Abrechnung ab Monat 01/JJJJ |
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Eine Systemwechselmeldung muss nur erstellt werden, wenn bei dem zu übernehmenden Mandanten Versorgungsbezüge abgerechnet werden. Erstellen Sie in diesem Fall mit der Abrechnung 12/JJJJ eine Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems - Meldegrund 36.
Eine Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems erfordert eine Anmeldung aus dem nachfolgenden Abrechnungssystem. |
Wenn eine Systemwechselabmeldung mit LODAS erstellt wurde, muss in Lohn und Gehalt eine Systemwechselanmeldung erfolgen. Führen Sie in diesem Fall in Lohn und Gehalt vor der Abrechnung 01/JJJJ eine Anmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems - Meldegrund 13 durch.
Bestätigen Sie mit OK. |
Variante 2: Jahresmeldung muss in LODAS erstellt werden
Bei Umstieg ab Januar ist es nicht möglich die Jahresmeldungen des Vorjahrs in Lohn und Gehalt zu erstellen.
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LODAS Abrechnung bis Monat 12/JJJJ |
Lohn und Gehalt Abrechnung ab Monat 01/JJJJ |
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Erstellen Sie mit der Abrechnung 12/JJJJ eine Jahresmeldung - Meldegrund 50.
Wenn die Wiederholung der Dezember-Abrechnung über LODAS nicht möglich ist, übermitteln Sie die Jahresmeldungen über das SV-Meldeportal. |
Eine Anmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems ist durch die Jahresmeldung nicht erforderlich. In diesem Fall wird in Lohn und Gehalt die nächste Meldung ab 01.01.JJJJ erstellt, inkl. der erstbestückten Lohnkontowerte ab Januar. |
Jahresmeldung wurde in LODAS erstellt
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LODAS Abrechnung bis Monat 01/JJJJ |
Lohn und Gehalt Abrechnung ab Monat 02/JJJJ |
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Die Jahresmeldung wird spätestens automatisch mit der Abrechnung für Januar im Rechenzentrum erstellt. |
Eine Anmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems ist durch die Jahresmeldung nicht erforderlich. In diesem Fall wird in Lohn und Gehalt die nächste Meldung ab 01.01.JJJJ erstellt, inkl. der erstbestückten Lohnkontowerte ab Januar |
Jahresmeldung des Vorjahrs wurde in LODAS erstellt
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LODAS Abrechnung bis Monat |
Lohn und Gehalt Abrechnung ab Monat |
Hinweise zum Erstellen der DEÜV-Jahresmeldungen |
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02/JJJJ 03/JJJJ 04/JJJJ 05/JJJJ 06/JJJJ 07/JJJJ 08/JJJJ 09/JJJJ 10/JJJJ 11/JJJJ |
03/JJJJ 04/JJJJ 05/JJJJ 06/JJJJ 07/JJJJ 08/JJJJ 09/JJJJ 10/JJJJ 11/JJJJ 12/JJJJ |
Da die Lohnkontowerte von LODAS übernommen werden, ist eine Meldung wegen Systemwechsel nicht zwingend erforderlich. Lohn und Gehalt erstellt die nächste Meldung ab 01.01.JJJJ oder ab der letzten DEÜV-Meldung. Die von LODAS übernommenen Lohnkontowerte/DEÜV-Meldungen können Sie einsehen:
Eine Ab- und Anmeldung wegen Systemwechsel ist immer möglich, aber nicht erforderlich. Wenn mit LODAS eine Abmeldung wegen Systemwechsel erstellt wurde, ist in Lohn und Gehalt eine Anmeldung wegen Systemwechsel erforderlich. |
2.11 Meldungen zur Unfallversicherung bei einem Systemwechsel erstellen
Im Bereich Unfallversicherung gibt es keine Systemwechselmeldung. Nach einer Erstbestückung werden die UV-Jahresmeldung (GdA 92) für das ganze Kalenderjahr in Lohn und Gehalt erstellt (auch nach ggf. vorangegangener Systemwechselmeldung DEÜV). Der digitale Lohnnachweis in Lohn und Gehalt wird nur für den mit Lohn und Gehalt abgerechneten Zeitraum erstellt. Dazu ist ein UV-Stammdatenabruf erforderlich, welcher mit dem ersten Monatsabschluss in Lohn und Gehalt automatisch erfolgt. Bei Umstieg im Dezember müsste der UV-Stammdatenabruf vor dem Monatsabschluss erfolgen. Andernfalls würde der digitale Lohnnachweis mit dem Monatsabschluss für Januar erstellt. Für den mit LODAS abgerechneten Zeitraum muss der digitale Lohnnachweis mit LODAS erstellt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Systemwechsel unter Meldeverfahren zur Unfallversicherung (Dok.-Nr. 5303208).
2.12 Schätz-Beitragsnachweis und weitere Schritte zur Datenübermittlung prüfen
| Schätz-Beitragsnachweis prüfen | |
| Vorgehen: | |
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Nimmt der Mandant am Schätzverfahren teil, muss in Lohn und Gehalt nach der Erstbestückung eine Schätzung erstellt werden. Das gilt auch, wenn die Schätzung für den aktuellen Monat bereits über LODAS gemeldet wurde. Nur durch die erneute Schätzung können die Differenzen zwischen der Schätzung und der tatsächlichen Abrechnung korrekt ermittelt und auch gemeldet werden. Falls die Schätzung für den aktuellen Monat bereits gemeldet wurde, können Sie die erneute Schätzung in Lohn und Gehalt mit dem Kennzeichen Testmandant senden. |
Weitere Informationen zur Erstellung der Schätzung im Umstiegsmonat finden Sie im Abschnitt Schätzung durchführen im Dokument
SV-Beiträge und Differenzen aus dem Vormonat vortragen (Dok.-Nr. 9226178).
Weitere Schritte zur Datenübermittlung prüfen
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Meldungen im Rückmeldeverfahren
Wenn das Kontrollkästchen Zuordnung Rückmeldedaten aktualisieren aktiviert ist, erfolgt nach der Erstbestückung automatisch eine Anschaltung an das Rechenzentrum. Dadurch wird die Zuordnung für das elektronische Rückmeldeverfahren aktualisiert. Daten, die über das elektronische Rückmeldeverfahren zurückgemeldet werden, werden somit dem erstbestückten Mandanten zugeordnet. |
2.13 Nachberechnungen
Nachberechnungen für Zeiträume, die in LODAS abgerechnet wurden, müssen in LODAS durchgeführt werden.
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Lohnkontovortragswerte anpassen und Rückmeldeverfahren aktualisieren
Beachten Sie, dass Sie ggf. anschließend die Lohnkontovortragswerte in Lohn und Gehalt bei den betreffenden Mitarbeitern manuell anpassen. Aktualisieren Sie außerdem die Zuordnung der Rückmeldedaten auf Mandantenebene unter Mandant | Programmverbindungen | Rückmeldedaten | Zuordnung Rückmeldedaten aktualisieren. Somit wird sichergestellt, dass Sie die elektronischen Rückmeldungen (z. B. ELStAM) erhalten. |
2.14 Arbeitnehmer online prüfen
Damit die Mitarbeiter DATEV Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ nutzen können:
Senden Sie die Stammdaten der Mitarbeiter in Lohn und Gehalt über Mandant | Programmverbindungen | Arbeitnehmer online | Daten/ Dokumente senden.
Laden Sie anschließend die Mitarbeiter im DATEV Arbeitnehmer online Cockpit für die neue Beraternummer oder Mandantennummer des neuen Lohnsystems (Lohn und Gehalt) zur Teilnahme an DATEV Arbeitnehmer online ein.
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Hinweis Die Arbeitnehmer können weiterhin auf die Lohn- und Gehaltsdokumente der Lohnabrechnung zugreifen, die mit der abgebenden Beraternummer/Mandantennummer im alten Lohnsystem durchgeführt wurde. Wenn die Arbeitnehmer auf diese Dokumente nicht mehr zugreifen sollen, müssen die vorhandenen Zugänge der Arbeitnehmer beendet werden. |
Weitere Informationen: LODAS / Lohn und Gehalt: Mandantendaten übertragen bei DATEV Arbeitnehmer online (Dok.-Nr. 1080531)
2.15 Märzklausel prüfen
Mit einer Erstbestückung können derzeit weitestgehend die Stammdaten für den ersten mit Lohn und Gehalt abzurechnenden Monat übertragen werden.
Wenn Sie im ersten Quartal (Januar, Februar oder März) Einmalbezüge abrechnen, wird beim Überschreiten der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze die Märzklausel angewendet. Dadurch wird der Einmalbezug dem Vorjahr zugerechnet.
Automatisch werden Beitragsgruppenschlüssel, Personengruppenschlüssel, Krankenkasse, Angaben zum Beitragszuschlag zur PV, zur Umlagepflicht, zur Insolvenzgeldumlage und die Angaben zur freiwilligen KV/PV und zur privaten KV/PV übernommen.
Überprüfen Sie sonstige Felder wie z.B. Midijob, Versorgungswerk, befreiende Lebensversicherung, geringfügige Beschäftigung, freiwilliges soziales Jahr oder Bundesfreiwilligendienst, Lohnsteuerberechnung bzgl. Vorsorgepauschale und Eingaben für Rentner.
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Umstieg im Januar
Wenn Ihnen bereits bekannt ist, dass bei mehreren Mitarbeitern die Märzklausel abzurechnen ist, prüfen Sie einen Umstieg im Dezember. Dann wird für alle benötigten Stammdaten die Gültigkeit für das Vorjahr übernommen und Sie müssen hierfür keine Daten mehr nacherfassen. Umstieg im Dezember
Sie können den Dezember in Lohn und Gehalt als Testmandant parallel zu LODAS abrechnen. Wichtig ist, dass die Abrechnung identisch mit der Abrechnung in LODAS ist. Damit müssen die Bewegungsdaten/Stammdatenänderungen auch in Lohn und Gehalt erfasst werden. Vorteil: Bei der Erstbestückung werden alle relevanten Stammdaten-Felder mit 12/JJJJ vorbelegt. Bei Märzklausel-Fällen ist in diesem Fall keine manuelle Änderung der Stammdaten erforderlich. Wenn Sie Daten mit der Schlüsselung Testmandant in das Rechenzentrum senden, werden die Daten dort nicht weiterverarbeitet. Das Kontrollkästchen Testmandant können Sie beim Mandanten unter Extras | Einstellung, Registerkarte Mandant, Gruppe Verarbeitung im Rechenzentrum aktivieren. Achtung: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Januar-Abrechnung. |
2.16 Auswertungen in Lohn und Gehalt übernehmen (Lohn-Archiv-DVD abrufen)
Mit der Erstbestückung werden keine Auswertungen aus LODAS nach Lohn und Gehalt übernommen. Übernehmen Sie die Auswertungen mit der Lohn-Archiv-DVD.
Wenn Sie Auswertungen benötigen, die mit LODAS erstellt wurden und Ihnen der abgebende Steuerberater keine Lohn-Archiv-DVD ausgehändigt hat, haben Sie zwei Möglichkeiten:
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Sie haben neben Lohn und Gehalt auch LODAS im Einsatz:
Rufen Sie selbst eine Lohn-Archiv-DVD über LODAS ab. -
Sie haben LODAS nicht im Einsatz:
DATEV bietet die Möglichkeit an, den Datenabruf als Auftragsservice für Sie zu übernehmen.
Weitere Informationen: Lohn-Archiv-DVD aus LODAS erstellen (Dok.-Nr. 1034821)
2.17 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)
Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
