DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit offener Ladenkasse

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Aktuelle Änderungen
13.02.2025	Kapitel 2.3: Sonderfall offene Ladenkasse überarbeitet.

1 Über dieses Dokument

Vor dem Hintergrund aktueller Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen werden an DATEV zunehmend Fragen zu folgendem Themenkomplex gestellt:

Können beim Einsatz von DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit einer offenen Ladenkasse Konstellationen auftreten, die dazu führen, dass eine offene Ladenkasse von der Finanzbehörde nicht mehr als offene Ladenkasse eingestuft wird?

Um hier Orientierung zu geben, werden in diesem Dokument Hintergrundinformationen aufgezeigt.

2 Begriffe

2.1 Kassenbegriff

Aufgrund der technologischen und funktionalen Vielfalt von elektronischen Registrierkassen, PC-Kassen-Systemen, Warenwirtschafts-Lösungen, Faktura-Lösungen und Kassenbuchlösungen ist es sehr schwer, den "Kassenbegriff" aus Sicht der Regulatorik der KassenSichV eindeutig zu beschreiben.

2.2 Elektronische Aufzeichnungssystem § 146a AO (1)

Nähere Informationen zum Begriff „Elektronisches Aufzeichnungssystem“ sowie die sich daraus ableitenden Anforderungen erhalten Sie hier: Elektronisches Aufzeichnungssystem - Beschreibung und Verpflichtungen (Dok.-Nr. 1028866)

2.3 Sonderfall offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne jegliche technische Ausstattung. Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Registrierkassenpflicht.
Als Gewerbetreibender besteht auch bei offenen Ladenkassen eine Einzelaufzeichnungspflicht. (Ausnahme: § 146(1) Satz 3 und 4)
Die Grundaufzeichnungen (erstmalige Erfassung der Geschäftsvorfälle) sind laut AEAO § 146 2.1.4, Satz 5 handschriftlich zu erfassen. Digitale Hilfsmittel dürfen nicht verwendet werden.

Grundaufzeichnungen bei offener Ladenkasse

Wenn keine Einzelaufzeichnungen getätigt werden, muss ein manuell angefertigter retrograder Kassenbericht erstellt werden, bei dem täglich abends der Kassenbestand auszuzählen ist.
Wenn Einzelaufzeichnungen getätigt werden, muss die Erfassung durch handschriftliche Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsfälle erfolgen.

Wichtig: Der Einsatz digitaler Hilfsmittel und/oder elektronischer Unterstützung kann dazu führen, dass eine offene Ladenkasse von der Finanzbehörde nicht mehr als offene Ladenkasse eingestuft wird.

2.4 DATEV Kassenbuch online

DATEV Kassenbuch online ist als digitales Grundbuch konzeptioniert, das die Kassensturzfähigkeit einer Kasse revisionssicher belegen und darstellen soll. Ziel ist die Ermittlung des Kassenbestands. Weiterhin dient DATEV Kassenbuch online als technologische Brücke zwischen der Grundaufzeichnung oder Uraufzeichnung an Kassen und dem Hauptbuch der Buchführung.
Nicht das Ziel in DATEV Kassenbuch online ist,
- die Aufzeichnung der Einzelvorgänge vorzunehmen und/oder
- die Erstaufzeichnung der Kassenvorgänge vorzunehmen

3 Empfehlung DATEV beim Einsatz von DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit einer offenen Ladenkasse

Um die Einstufung als elektronische Registrierkasse (§ 146a AO i.v.M § 1 Satz 1 KassenSichV) und damit eine TSE-Pflicht zu vermeiden, wird empfohlen, folgende organisatorische Rahmenbedingungen einzuhalten.

Zum Führen der offenen Ladenkasse dürfen keine elektronischen Hilfsmittel benutzt werden.
Alle Maßnahmen einer ordentlichen Kassenführung der offenen Ladenkasse sind in manueller Art und Weise zu tätigen.
DATEV Kassenbuch online darf nicht zur Grundaufzeichnung (erstmalige Erfassung der Geschäftsvorfälle) genutzt werden, da es in dieser Konstellation als technisches Hilfsmittel zu werten ist.
- Die Grundaufzeichnung muss in manueller Art und Weise getätigt werden.
- Der Übertrag nach DATEV Kassenbuch online darf lediglich erfolgen, um den Prozess der Datenübergabe in die Buchführung zu digitalisieren.

Wenn Sie rechtliche Fragen zur Führung eines Kassenbuchs haben, klären Sie diese mit Ihrem steuerlichen Berater.

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