Mit dem DATEV Automatisierungsservice Rechnungen arbeiten

Mandantenbestand in Kanzlei-Rechnungswesen öffnen.

Neuen Buchungsstapel anlegen oder einen vorhandenen Buchungsstapel öffnen.

In der Buchungszeile: Auf den Link Digitale Belege buchen klicken.

Hinweis #REW92603 mit OK bestätigen.

Im Fenster Eigenschaften – Digitale Belege buchen:

• Belegtyp Rechnungseingang oder Rechnungsausgang wählen.

• Optional: Ablageort der Belege nach dem Buchen einstellen.

• Auf OK klicken.

In der Belegübersicht werden die Vorschaubilder der einzelnen Belege mit Hinweissymbolen angezeigt.

Als sicher eingestufte Belege werden mit einem grünen Symbol angezeigt.

Hinweis Als „sicher“ gekennzeichnete Buchungsvorschläge sind nach Selbsteinschätzung des KI-Systems mit hoher Wahrscheinlichkeit richtig. Der Vorschlag und diese "Verlässlichkeitseinschätzung" basieren auf dem antrainierten Wissen und damit vor allem auf der Qualität der zugrundeliegenden Buchführung und Belegdaten. Bei Besonderheiten kann die erforderliche Buchung vom Vorschlag abweichen. Zum Beispiel: bei gesetzlichen Steuersatzänderungen wenn neue Buchungssachverhalte bei einem Geschäftspartner auftreten wenn sich das bisherige Buchungsverhalten ändert. Wenn die Belege in DATEV Unternehmen online vor dem Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen bearbeitet oder gespeichert wurden, werden die dabei bestätigten Felder in Kanzlei-Rechnungswesen immer als „sicher“ angezeigt. Prüfen Sie den Buchungsvorschlag und den Beleg.

Belege, die als unsicher oder unvollständig eingestuft werden, sind mit gelben oder roten Symbolen gekennzeichnet.

• : Für mindestens ein buchungsrelevantes Feld wurde ein Wert unsicher erkannt. Überprüfen Sie den Wert (*).

• : Für mindestens ein buchungsrelevantes Feld konnte kein Wert aus dem Beleg ausgelesen werden. Ergänzen Sie den Wert (*).

(*) In der Buchungszeile sind die unsicheren oder leeren Pflichtfelder ebenfalls mit den Symbolen gekennzeichnet. So erkennen Sie sofort, welche Felder überprüft oder ergänzt werden müssen.

Als sicher eingestufte Felder sind nicht gekennzeichnet.

Buchung mit der Plus-Taste bestätigen.

Im Belege buchen unter Eigenschaften | Digitale Belege | Digitale Belege automatisch buchen das Kontrollkästchen sicher erkannte Belege automatisch buchen aktivieren.

Als sicher eingestufte Belege werden automatisch gebucht. Die Automatik hält an, wenn der nächste Beleg in der Belegübersicht als unsicher oder unvollständig eingestuft wurde. Wenn für einen Beleg noch weitere Informationen (z. B. EU-Informationen, KOST-Felder, Auswahl von Steuersachverhalten) benötigt werden, wird dieser Beleg nicht automatisch gebucht.

Zusätzlich unter Eigenschaften | Digitale Belege | Digitale Belege automatisch buchen das Kontrollkästchen Automatik nicht anhalten aktivieren.

Diese Einstellung bewirkt Folgendes:

• Beim Start von Digitale Belege buchen wird mit Betätigen der Plus-Taste im Feld BU der erste als sicher eingestufte Beleg mit grünem Symbol gebucht. Beim erneuten Betätigen der Plus-Taste werden alle weiteren als sicher eingestuften Belege automatisch gebucht und in die Primanota eingetragen.

• Anschließend stehen in der Belegübersicht alle unsicheren und unvollständigen Buchungsvorschläge mit gelbem Symbol oder rotem Symbol zur manuellen Korrektur zur Verfügung. Der Eintrag für diese Buchungen erfolgt in der Primanota im Anschluss an die bereits gebuchten Buchungen. Dadurch ergibt sich in der Primanota eine veränderte Reihenfolge zu den ursprünglich hochgeladenen Belegen.

Diese Einstellungen können Sie je Bestand individuell wählen.

Neue Spalte „AS“ mit neuem Symbol Automatisierungs-Vorschlag automatisch gebucht Sie arbeiten mit dem DATEV Automatisierungsservice Rechnungen und haben die Einstellung sicher erkannte Belege automatisch buchen aktiviert. In der Ansicht Primanota des Belegbuchens sowie in der Auswertung Primanota ist die neue Spalte „Automatisierung“ (abgekürzt „AS“) verfügbar. Blenden Sie die Spalte im Kontextmenü (rechte Maustaste) über Einstellungen Liste | Spalten durch Aktivieren des Kontrollkästchens AS ein. Verschieben Sie die Spalte an die gewünschte Stelle in der Ansicht. In der Spalte AS wird durch ein neues Symbol „Roboter mit T-Konto“ angezeigt, dass der Buchungsvorschlag von der KI erstellt und automatisch gebucht wurde. Das Symbol dient zur Unterscheidung von Buchungen, die durch den Automatisierungsservice Rechnungen generiert und automatisch gebucht wurden, von Buchungen, die manuell bestätigt wurden. Bei der Kontrolle kann so auf einen Blick gesehen werden, welche Buchungen automatisch gebucht wurden. Diese Funktion steht ab Kanzlei-Rechnungswesen 12.2 (DATEV-Programme 17.0, Vollversion, Bereitstellung 10.08.2023) zur Verfügung.