Kurzanleitung - E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung

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Aktuelle Änderungen
19.12.2024	Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument wird kompakt beschrieben, wie Sie E-Rechnung einrichten und versenden in DATEV Rechnungsschreibung oder DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle. Mit der E-Rechnung wird die Rechnung automatisch im passenden Format erstellt, z. B. ZUGFeRD oder XRechnung.

2 Voraussetzungen

Die USt-IdNr. der Kanzlei ist vorhanden.
Für die Übermittlung der E-Rechnung muss zur Authentifizierung eine SmartCard oder SmartLogin vorhanden sein. Ein bestimmtes Recht muss nicht freigegeben sein.

3 Vorgehen

Um E-Rechnung einzurichten, haben Sie 3 Möglichkeiten:

Fortfahren mit der Kurzanleitung: Kapitel 3.1
Ausführliche Anleitung mit Hinweisen, Details und Hintergründen verwenden: E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1018466)

Hilfe-Video
E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Dauer: 12:48, Stand: 08.08.2024)

3.1 Stammdaten Kanzlei

Für die E-Rechnung werden die Stammdaten Ihrer Kanzlei aus dem Kanzlei-Mandanten herangezogen.

	Notwendige Stammdaten im Kanzlei-Mandanten prüfen und ggf. ergänzen
	Vorgehen:
1	In der Mandantenübersicht: Auf den Filter () klicken und Alle Kanzleimandanten wählen.
2	Kanzlei-Mandanten öffnen. Wenn kein Mandant angezeigt wird: Kanzlei-Mandanten festlegen (Dok.-Nr. 1070525)
3	Unternehmen/Vereinigung öffnen.
4	Folgende Angaben prüfen, ggf. korrigieren oder erfassen: Unternehmensname Oder 2 Zeilen notwendig: Abweichender Zustelladressat verwenden. Adresse öffnen. Kontrollkästchen Abweichenden Zustelladressaten verwenden aktivieren. Unternehmensname in den Zeilen Abweichender Zustelladressat erfassen. Die Daten Abweichender Zustelladressat werden vorrangig verwendet. Registerkarte Adresse: Anschrift Registerkarte Kommunikation: E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit Kontrollkästchen Standard Registerkarte Unternehmensdaten: USt-IdNr.
5	Auf das Symbol (Speichern und schließen) klicken.

3.2 Einmalige Einstellungen in Rechnungsschreibung

	Grundwerte ändern
	Vorgehen:
1	DATEV Rechnungsschreibung oder DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle öffnen.
2	In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen.
3	Auf die Schaltfläche Ändern… klicken.

	E-Rechnung freischalten und Einstellungen vornehmen
	Vorgehen:
1	Registerkarte E-Rechnung wählen.
2	Kontrollkästchen Freischaltung E-Rechnung via E-Rechnung Service aktivieren.
3	Ansprechpartner auf E-Rechnungen erfassen. 120 Zeichen stehen zur Verfügung. Der erfasste Ansprechpartner wird auf jeder E-Rechnung und in der E-Mail als Ansprechpartner angegeben. Alternativ kann ein Mitarbeiter in den Mandanten-Stammdaten oder der Rechnung ausgewählt werden.
4	Weitere optionale Einstellungen: Logo/Bild auswählen. Die Datei darf maximal 1 MB groß sein (Dok.-Nr. 1029702). Zehntel- oder Zwanzigstelsatz ausblenden. Zusatzangaben für E-Rechnungen erfassen. Rechnungen gelten als Geschäftsbriefe und müssen gesetzliche Pflichtangaben enthalten. 7 Zeilen mit jeweils 120 Zeichen stehen zur Verfügung. Test-E-Rechnung ansehen und per E-Mail versenden. Symbol (Anzeigen) anklicken \| Symbol (Drucken) anklicken \| E-Mail-Adresse erfassen und auf OK klicken.

	Kanzlei-Bankverbindung auswählen
	Vorgehen:
1	Registerkarte Zahlungsverkehr wählen.
2	Standard-Bankverbindung auswählen. Wenn keine Bankverbindung angezeigt wird: In der Übersicht: Kanzleidaten Bankverbindungen öffnen. Mit der rechten Maustaste klicken und Bankverbindung neu… wählen. Nummer, Kurzbezeichnung, Bezeichnung und IBAN erfassen.

Eine bestimmte Anzahl von Tagen für die Fälligkeit auf der E-Rechnung angeben bei Überweisung.

	Zahlungsziel bei Überweisung angeben (optional)
	Vorgehen:
1	Registerkarte FIBU/OPOS/RW wählen.
2	Fälligkeit in Tagen erfassen.

3.3 Einmalige Einstellung in den Mandanten-Stammdaten

In den Mandanten-Stammdaten aktivieren Sie die E-Rechnung für den Mandanten. Sie legen eine Standard-E-Mail-Adresse fest und können optional einen Ansprechpartner auswählen.

3.3.1 Rechnungs-E-Mail-Adresse aktivieren

Sie müssen die Mandantenrechnungs-E-Mailadresse (MRE) bei jedem Mandanten aktivieren. E-Mail-Adresse (MRE) für den Rechnungsversand auswerten – Dok.-Nr. 1029540

	E-Mail-Adresse Rechnungsempfänger (MRE) standardmäßig hinterlegen
	Vorgehen:
1	Mandanten-Stammdaten öffnen.
2	In der Übersicht unter Mandat: Beziehung Rechnungsempfänger öffnen.
3	In der Gruppe E-Mail-Adresse für ZUGFeRD-Rechnung / Digitalen Rechnungsversand / E-Rechnung festlegen: Kontrollkästchen MRE bei der gewünschten E-Mail-Adresse aktivieren. Ggf. auf den Link Kommunikation bearbeiten klicken und E-Mail-Adresse erfassen. MRE = Mandantenrechnungs-E-Mailadresse
4	Auf das Symbol (Speichern) klicken.

3.3.2 E-Rechnung einstellen

In den Mandanten-Stammdaten stellen Sie E-Rechnung bei jedem Mandanten ein. Alle offenen Rechnungen werden automatisch umgestellt. Mit dem Prüfbereich Mandanteneinstellungen zur E-Rechnung in Bestandsoptimierung Eigenorganisation kann die E-Rechnung mandantenübergreifend eingestellt werden - Dok.-Nr. 1029943.

E-Rechnung standardmäßig hinterlegen bei einem Mandanten

Vorgehen:

Mandanten-Stammdaten öffnen.

In der Übersicht Gruppe Organisation: Grunddaten Rechnungsschreibung öffnen.

In der Liste E-Rechnung / Digitale Rechnung: E-Rechnung/ E-Rechnung Service oder E-Rechnung/ Unt.online/ E-Rechnung Service wählen.

E-Rechnung/ E-Rechnung Service	E-Rechnung/ Unt.online/ E-Rechnung Service
Der Benutzer, der die E-Rechnung verarbeitet, benötigt eine SmartCard oder SmartLogin für die Authentifizierung.	Standardmäßig wird der Belegtyp Rechnungseingang vorbelegt. Der Belegtyp kann geändert werden.
Ein bestimmtes Recht ist nicht notwendig.	Leistung Buchführung vorhanden: Die Beraternummer und Mandantennummer der Leistung Buchführung werden vorbelegt. Die Daten können geändert werden.
	Leistung Buchführung nicht vorhanden: Berater und Mandant erfassen.
	Der Benutzer, der die E-Rechnung verarbeitet, benötigt eine SmartCard oder SmartLogin für die Authentifizierung.
	Für den Benutzer muss das Recht Belege \| Standardrechte freigegeben sein für den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online. Recht freischalten zur Bereitstellung von Rechnungen in DATEV Unternehmen online (Dok.-Nr. 1002371)

Auf das Symbol (Speichern) klicken.

Die Einstellung wird automatisch in alle offenen Rechnungen des Mandanten übernommen.

3.3.3 Ansprechpartner auswählen (optional)

Wenn ein Ansprechpartner in den Mandanten-Stammdaten ausgewählt wird, wird der in Rechnungsschreibung hinterlegte Ansprechpartner nicht verwendet.

	Ansprechpartner auswählen in den Mandanten-Stammdaten
	Vorgehen:
1	Bei Ansprechpartner/Name auf der E-Rechnung: Auf das Symbol (Mitarbeiter auswählen) klicken.
2	Mitarbeiter wählen und auf OK klicken.
3	Auf das Symbol (Speichern) klicken.
	Die Einstellung wird automatisch in alle offenen Rechnungen des Mandanten übernommen.

Tipp: Welche Mandanten sind umgestellt?

Die Einstellung E-Rechnung / Digitale Rechnung kann in der Mandantenübersicht angezeigt werden.

In der Mandantenübersicht mit der rechten Maustaste klicken und Einstellungen Liste… wählen.
Spalten anklicken und Kontrollkästchen E-Rechnung / Digitale Rechnung aktivieren.

3.4 E-Rechnung senden

	E-Rechnung senden
	Vorgehen:
	In Rechnungsschreibung: Auf das Symbol (Rechnung drucken und verarbeiten) klicken. Der Verarbeitungsprozess der E-Rechnung startet.

Ablauf E-Rechnung in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1028604)

Elektronisch versendete Rechnungen anzeigen in der Versandübersicht (Dok.-Nr. 1003083)

3.5 Optionale Einstellungen und Angaben in der Rechnung

In der Rechnung können bei Bedarf Einstellungen geändert oder weitere Daten erfasst werden.

	Angaben und Einstellungen in der Registerkarte E-Rechnung vornehmen
	Vorgehen:
1	In Rechnungsschreibung: Rechnung öffnen.
2	Auf die Schaltfläche Grundwerte… klicken.
3	Optionale Einstellungen und Angaben in der Rechnung: Registerkarte Basiswerte: E-Rechnung / Digitale Rechnung (optional). Registerkarte Mandantendaten: E-Mail (optional). Registerkarte E-Rechnung: Einstellungen können geändert oder ergänzende Angaben erfasst werden. Ansprechpartner (optional) PEPPOL-ID (optional) Kunden-Referenz / Leitweg-ID (optional) Bestellnummer: Registerkarte (optional) Lieferantennummer (optional) Anlage Tätigkeitsnachweis (optional) (Dok.-Nr. 1028300) Anlage Vorschuss (optional) Anlage Gegenstandswert (optional)