Kassenbewegungen importieren

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Aktuelle Änderungen
12.02.2025	Tabelle und Beispiel in Kapitel 2.1.1 überarbeitet.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Kassenbewegungen in DATEV Kassenbuch online importieren. Kassenbewegungen können in einem gültigen ASCII-Format nach DATEV Kassenbuch online periodenweise importiert werden.

2 Vorgehen

2.1 Gültige Importformate

2.1.1 Standard-ASCII-Datei

Inhalt und Aufbau

Inhalt	Aufbau
Zulässige Dateitypen	.txt .csv
Dateigröße	Max. 6 MB
Headersatz (ohne Leerzeichen, keine Umbrüche in einer Zeile geschrieben)	"Währung";"VorzBetrag";"RechNr";"BelegDatum";"Belegtext";"UStSatz";"BU";"Gegenkonto";"Kost1";"Kost2";"Kostmenge";"Skonto";"Nachricht"
Zulässige Werte und Codierung	Als Trennzeichen wird ein Semikolon (;) gesetzt UTF-8 (empfohlen) ANSI

Feldname	Beschreibung	Feldinhalt / zulässige Werte
Währung	Währungskennzeichen	Nur „EUR“ zulässig
VorzBetrag	Vorzeichen und Betrag	Vorzeichen: + oder – (z. B. +100,00 oder -100,00) Betrag maximale Länge: 10 Vorkommastellen, 2 Nachkommastellen Numerisch Trennzeichen Komma (,) Keine Tausendertrennzeichen Wert >0
RechNr	Beleg-Nr.	Maximale Länge: 36 Zeichen Alphanumerisch Sonderzeichen: $ & % * + - /
BelegDatum	Datum der Kassenbewegungen	Format: TTMM (z. B. 02.Januar oder 02.01. als 0201 angeben oder z. B. 18.Juli oder 18.07. als 1807 angeben) Länge: 4 Zeichen Numerisch Keine Trennzeichen
Belegtext	Belegtext	Maximale Länge: 60 Zeichen Alphanumerisch & Sonderzeichen
UStSatz	Umsatzsteuersatz in %	Maximale Länge: 2 Vorkommastellen, 2 Nachkommastellen Numerisch Dezimalpunkt = Komma (,)
BU	Berichtigungsschlüssel (B) Umsatzsteuerschlüssel (U)	Maximale Länge: 4 Zeichen Numerisch Gültige BU-Schlüssel finden Sie im Dokument: DATEV Unternehmen online - Übersicht Steuerschlüssel (BU)
Gegenkonto	Gegenkonto	Maximale Länge: Sachkontennummernlänge +1, zum Beispiel bei SKL 4 maximal 5 Zeichen Numerisch
Kost1	KOST1, Informationen für die Kostenrechnung, zum Beispiel Kostenstellen	Maximale Länge: 36 Zeichen Alphanumerisch & Sonderzeichen
Kost2	KOST2, Informationen für die Kostenrechnung, zum Beispiel Kostenstellen	Maximale Länge: 36 Zeichen Alphanumerisch & Sonderzeichen
Kostmenge	Wertangabe zu Bezugsgröße in Kostenrechnung, zum Beispiel kg, cm, %	Maximale Länge: 12 Vorkommastellen, 4 Nachkommastellen Numerische Dezimalpunkt = Komma (,) Keine Tausendertrennzeichen Wert >0
Skonto	Skontobetrag in EUR	Maximale Länge: 8 Vorkommastellen, 2 Nachkommastellen Numerisch Dezimalpunkt = Komma (,) Wert >0
Nachricht	Nachricht	Maximale Länge: 120 Zeichen Alphanumerisch & Sonderzeichen

Pflichtfelder sind in der Tabelle fettgedruckt dargestellt.

Beispiel:

Beispiel für ein Standard-Import-Format

Innerhalb der einzelnen Zeilen darf es keine Umbrüche geben:

"Währung";"VorzBetrag";"RechNr";"BelegDatum";"Belegtext";"UStSatz";"BU";"Gegenkonto";"Kost1";"Kost2";"Kostmenge";"Skonto";"Nachricht"

EUR;+100,00;1;0201;Einnahme;;;;;;;;Kasse Import Standardformat

EUR;-100,00;2;0301;Entnahme;;;;;;;;Kasse Import Standardformat

Mögliche Gründe für abgelehnte Importe	Hinweis
Headerzeile ist nicht vorhanden.	Formatfehler: Datei besitzt ein unzulässiges Format.
Anzahl der Trennzeichen ist nicht korrekt. Lösung: Zwischen den 13 Spalten müssen 12 Semikolons als Trennzeichen verwendet werden.	Formatfehler: Die Anzahl der Spalten in der ausgewählten Datei entspricht keinem gültigen Importformat.
Datum ist in falschem Format angegeben (zum Beispiel 02.01. (tt.mm.) statt 0201 (tmm)).	Fehlerprotokoll: Die Importdatei konnte nicht importiert werden, da sie fehlerhafte Kassenbewegungen beinhaltet.
Datei ist größer als 6 MB. Lösung: Die Importdatei muss in mehreren Einzeldateien geteilt werden. Jede Einzeldatei darf eine max. Dateigröße von 6 MB haben. Um den Import der Dateien vorzunehmen, muss jede Einzeldatei eine Headerzeile besitzen. DATEV empfiehlt, die Bearbeitung nicht in Microsoft Excel vorzunehmen. Bei der Excel-Bearbeitung werden in der Datei Formatänderungen vorgenommen. Ein Import ist mit der Formatänderung nicht möglich.	Importdatei überschreitet maximale Größe. Die maximale Größe der Importdatei beträgt 6 MB.

2.1.2 ASCII-Exporte aus dem DATEV Kassenbuch online

Exportdateien aus dem DATEV Kassenbuch online im ASCII-Format können importiert werden. In das DATEV Kassenbuch online können Kassenbewegungen nur periodenweise importiert werden.

Weitere Informationen zum Exportieren von Kassenbewegungen aus dem DATEV Kassenbuch online finden Sie im Dokument: Kassenbewegungen exportieren (Dok.-Nr. 1001404)

Importe mit festgeschriebenen Kassenbewegungen

Wenn die Importdatei festgeschriebene Kassenbewegungen enthält, wird mit dem Import automatisch die gewählte Kasse festgeschrieben. Die Kassenbewegungen des Wirtschaftsjahrs werden für die Finanzbuchführung bereitgestellt.

Vor dem finalen Import erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, die vom Anwender zu bestätigen ist. In der Datenbank wird die Benutzer-ID des importierenden Anwenders als Festschreibender der importierten Kassenbewegungen hinterlegt. Das Datum der Festschreibung entspricht dem Datum des Imports, nicht dem hinterlegten Datum aus der Importdatei.

2.2 Import

	Import von Dateien durchführen
	Vorgehen:
1	Anwendungen \| Kassenbuch wählen.
2	In der Navigation auf Kassenübersicht klicken.
3	In der zu importierenden Kasse auf Optionen klicken.
4	Menüpunkt Kassenbewegungen importieren klicken.
5	Die Eingabemaske Import von Kassenbewegungen öffnet sich.
6	Zeitraum wählen, in den importiert werden soll. Das Datum der zu importierenden Kassenbewegung muss innerhalb des gewählten Zeitraums liegen.
7	Importdatei auswählen.
8	Auf Importieren klicken.
9	Die Eingabemaske schließt sich. Die Meldung Import erfolgreich durchgeführt erscheint.

Mehrmaliger Import von Dateien

Eine Datei kann mehrmals importiert werden. Die Kassenbewegung wird in diesem Fall ebenfalls mehrfach im DATEV Kassenbuch online gespeichert. Eine Prüfung auf Duplikate erfolgt nicht.

2.3 Fehlgeschlagene Importe

2.3.1 Fehlgeschlagene Importe aufgrund Formatfehler oder fehlerhaften Werten

Wenn die Importdatei nicht das definierte Format oder fehlerhafte Werte enthält, wird der Import abgebrochen. Eine entsprechende Programm-Meldung erscheint. Bei fehlerhaften Werten kann in der Programm-Meldung ein Fehlerprotokoll geöffnet werden. Das Fehlerprotokoll enthält je fehlerhafter Zeile folgende Informationen:

Zeile mit fehlerhaftem Wert:
Die betreffende Zeilennummer ist in der Importdatei ersichtlich. Die Zeilennummer beginnt oben, einschließlich der Headerzeile.
Feld, in dem der Fehler auftritt
Ungültiger Wert

	Beispiel zur Bearbeitung eines Fehlerprotokolls
	Voraussetzung: Das Fehlerprotokoll enthält einen Fehler. Beispiel: Zeile 15: Enthält einen Fehler in Rechnungsnummer mit fehlerhaftem Wert. Fehler ist in der Grafik rot gekennzeichnet.
	Vorgehen:
1	Importdatei mit dem Texteditor öffnen.
2	Leerzeichen in Zeile 15 löschen.
3	Datei mit der Kodierung UTF-8 speichern.
4	Import erneut durchführen.

2.3.2 Fehlgeschlagene Importe aufgrund von Kassenminus

Bei aktivierter Kassenminusprüfung kann es vorkommen, dass der Import von Kassenbewegungen zu einem negativen Kassenbestand führt. Der Import wird abgebrochen. Beim Import von Kassenbewegungen wird Kassenbewegung für Kassenbewegung chronologisch geprüft.

Kommt es dabei zu einem Kassenminus, wird der Import abgelehnt. Dabei ist es unerheblich, ob der Datensatz in Summe positiv ist. DATEV empfiehlt die Anlage einer Kasse mit aktivierter Kassenminusprüfung. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das Kassenbuch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entspricht.

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