Mandantendaten löschen in Rechnungsschreibung - Umsetzung DS-GVO

1001452

Aktuelle Änderungen
21.12.2024	Ab Eigenorganisation compact 15.4 und Eigenorganisation classic 15.4 können Daten älter als 8 Jahre gelöscht werden.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Mandantendaten löschen in folgenden Programmen:

DATEV Eigenorganisation compact	DATEV Eigenorganisation classic
Zeiten und Kosten, Stoppuhr und Gegenstandswerte	Zeiten und Kosten, Stoppuhr und Gegenstandswerte
Rechnungsschreibung	Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle
	Auftragsmanagement

2 Voraussetzungen

Vorhaltefrist ist abgelaufen.

Das Jahr ist entscheidend. Eine Prüfung auf Monat und Tag wird nicht durchgeführt.
- Bis Version 15.3x: 10 Jahre
- Ab Version 15.4: 8 Jahre
Uneingeschränkter Zugriff auf die Daten: Für Mandanten und Unternehmen dürfen keine Sperren hinterlegt sein.

Rechteverwaltung: PC-Anwendungen | Globalrechte | Zentrale Stammdaten | Mandanten und Unternehmen.
Daten aus Rechnungsschreibung (classic/compact) löschen gemäß DS-GVO ist freigegeben.

Löschfunktion gem. DS-GVO freigeben für Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1003169)

3 Vorgehen

Um Mandantendaten zu löschen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

3.1 Mandantendaten löschen

Löschen in lastarmen Zeiten

Wir empfehlen Daten in lastarmen Zeiten zu löschen.

Mandantendaten löschen

Vorgehen:

In der Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz: Daten aus Rechnungsschreibung (classic/compact) löschen gemäß DS-GVO erfassen und öffnen.

In der Übersicht: Mandant wählen.

Löschumfang festlegen:

Mandantendaten im aktuellen Datenbestand löschen: Schaltknopf im aktuellen Datenbestand wählen.
Wird nur angezeigt, wenn Daten ausgelagert wurden.

Mandantendaten im ausgelagerten Bestand löschen: Schaltknopf im ausgelagerten Datenbestand wählen.

Ausgelagerte Daten beachten

Wenn Daten in der Vergangenheit schon ausgelagert wurden, müssen nacheinander die Daten im aktuellen Datenbestand und im ausgelagerten Datenbestand gelöscht werden.

Ausgelagerte Daten ansehen – Anleitung: Ausgelagerte Rechnungen ansehen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1003981).

In der Liste Mandant: Mandanten wählen oder Mandantennummer / Mandantenname erfassen.

Auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Alternativen zum Löschen

Alternativen, wenn die Vorhaltefrist noch nicht abgelaufen ist:

Mandantendaten oder Rechnungsjahre in eine Archivdatenbank auslagern.

Mandantendaten archivieren – Dok.-Nr. 9250356

Nach Ablauf der Vorhaltefrist können die Daten in der Archivdatenbank gelöscht werden.
Mandantendaten und Mitarbeiterdaten inaktiv setzen.

Mandanten inaktiv setzen – Dok.-Nr. 9209139

3.2 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:

Mandantendaten und Mitarbeiterdaten löschen gem. DS-GVO

Für Steuerberater: Informationen und Buchung

4 Weitere Informationen

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