1 Leistungsmerkmale für alle DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung

Begriffsbestimmungen

• DATEV-Cloud-Lösungen:

  DATEV-Cloud-Anwendungen und DATEV-Cloud-Services, die von DATEV oder im Auftrag der DATEV durch Partner erbracht werden.

• DATEV-Cloud-Anwendungen:

  Software für das Arbeiten in der Cloud sowie die Kollaboration zwischen Steuerberater und Mandant.

• DATEV-Cloud-Services

  Können aus DATEV-Programmen und DATEV-Cloud-Anwendungen heraus genutzt werden, z. B. Archivierung, Übermittlung und Verarbeitung von Daten.

Für Kunden der DATEV eG bezeichnet der Begriff „DATEV“ die DATEV eG. Für Kunden der DATEV.at GmbH bezeichnet der Begriff „DATEV“ die DATEV.at GmbH. Wenn im weiteren Text der Begriff „DATEV eG“ verwendet wird, meint dies ausschließlich DATEV eG.

1.1 Technische Rahmenbedingungen

In den folgenden Dokumenten sind die technischen Voraussetzungen – neben einem Internetzugang - für die Nutzung der DATEV-Cloud-Lösungen detailliert beschrieben:

• Hardware-Voraussetzungen und Kaufempfehlungen für PC-Systeme und Server-Systeme (Dok.-Nr. 0908081)

• Unterstützte Betriebssysteme, Updates und Systemkomponenten (Dok.-Nr. 0908526)

• Browser-Einstellungen prüfen für DATEV-Cloud-Lösungen (Dok.-Nr. 1036348)

Mit bestimmten Datenbeständen und in bestimmten Konstellationen sind die DATEV-Cloud-Services nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar: Bei Datenbeständen mit z. B. über 500.000 Geschäftspartner-Stammdaten, über 2 Mio. Buchungen pro Wirtschaftsjahr oder über 1 Mio. offene Posten können zur Nutzbarkeit ggf. spezielle technische und/oder organisatorische Maßnahmen sowie eine Anpassung der Kundenprozesse erforderlich werden.

1.2 Vorausgesetzte DATEV-Programme

Die nachstehenden Programme sind grundsätzlich Voraussetzung für die Nutzung aller DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung.

Die Leistungsbeschreibungen dieser Programme sind Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung.

Ggf. fällt für diese Programme eine zusätzliche Vergütung gemäß aktueller DATEV-Preisliste an.

• Leistungsbeschreibung DATEV SmartLogin, Art.-Nr. 60101, Produkt für Österreich Art.-Nr. 3012_008 (Dok.-Nr. 0904151)

• Leistungsbeschreibung DATEV SmartCard, Art.-Nr. 61228 (Dok.-Nr. 0903358)

• Leistungsbeschreibung DATEV Fernbetreuung online und DATEV Fernbetreuung online Remote (Dok.-Nr. 0903202)

• Leistungsbeschreibung DATEV Service-Anwendungen, Version 5.0 (Dok.-Nr. 0904129)

1.3 Verfügbarkeit

Soweit DATEV-Cloud-Lösungen im DATEV-Rechenzentrum ausgeführt werden, gilt Nachfolgendes. Die Leistungen des DATEV-Rechenzentrums stehen zu den im Dokument Datenfahrplan beschriebenen Zeiten zur Verfügung.

Der Einsatz von weiteren Auftragsverarbeitern ist in Ziff. 3.4 genannt. Hierfür können abweichende Verfügbarkeitsregelungen gelten.

Leistungsübergabepunkt ist für Leistungen des DATEV-Rechenzentrums der Router-Ausgang des von DATEV genutzten Rechenzentrums zum Internet. Für die Anbindung an das Internet, das Bereitstellen oder das Aufrechterhalten der Netzverbindung zum Rechenzentrum sowie das Beschaffen und Bereitstellen von Netzzugangskomponenten für das Internet auf Kundenseite muss der Kunde selbst Sorge tragen.

Wartungsarbeiten und Störungen

Informationen zu Wartungsarbeiten und Störungen im DATEV-Rechenzentrum finden Sie unter http://www.datev-status.de.

1.4 Nutzungsrechte und Berechnung von Leistungen

Das Nutzungsrecht an DATEV-Cloud-Lösungen erlischt durch deren Kündigung.

Das Nutzungsrecht erlischt auch mit Wegfall der zur Nutzung vorausgesetzten DATEV-Cloud-Lösungen (Ziffer 2), ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Eine Löschung der Daten erfolgt gemäß Ziffer 3.6.

Die Berechnung erfolgt gemäß aktueller DATEV-Preisliste.

• Für Kunden der DATEV eG: DATEV-Preisliste öffnen.

• Für Kunden der DATEV.at GmbH: DATEV-Preisliste anfordern unter info@datev.at

1.5 Pflege und Weiterentwicklung

Im Leistungsumfang enthalten sind nach dem Stand der Technik erforderliche Änderungen bzw. Anpassungen zur Instandhaltung der Software. Im Übrigen besteht eine Verpflichtung zu einer Änderung, Anpassung und Weiterentwicklung der Software nur bei einer gesonderten Vereinbarung.

1.6 Bereitstellung neuer Funktionen (testweise oder dauerhaft)

DATEV kann ausgewählten Kunden im Rahmen der Nutzung von DATEV-Cloud-Lösungen neue Funktionen – ggf. temporär - bereitstellen. Daraus entsteht kein Anspruch für den Kunden auf dauerhafte Erbringung der jeweiligen Leistungen. Erfahrungen im Kontext der Nutzung der neuen Funktion übermittelt der Kunde in elektronischer oder mündlicher Form. Wird die neue Funktion dauerhaft bereitgestellt, behält sich DATEV eine Bepreisung vor.

1.7 Datenaustausch mit Drittsystemen

DATEV kann ihren Kunden die geschuldeten Leistungen ordnungsgemäß nur dann vollständig erbringen, wenn Dritte die in Kooperationsverträgen oder vergleichbaren Vereinbarungen vorgesehenen funktionalen und sonstigen Anforderungen gegenüber DATEV erfüllen. DATEV hat keinen Einfluss auf Änderungen bzw. Wegfall, vorübergehende Aussetzungen und vorübergehende technische Nichtverfügbarkeit von Services von Dritten.

1.8 Leistungsbezogene übergreifende Datenverarbeitung

DATEV erbringt im Rahmen der DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung Leistungen auf Basis von explorativer Datenanalyse, Advanced Analytics, Business Intelligence, Maschinellem Lernen, Deep Learning mit Neuronalen Netzen, Künstlicher Intelligenz (KI) und ähnlichen Verfahren, insbesondere auch zur Erbringung von Automatisierungsleistungen. Für diese „Intelligenten Cloud-Lösungen“ verarbeitet DATEV personenbezogene Daten im datenschutzrechtlichen Sinne und teilweise auch berufsrechtlich geschützte Daten.

Die „Intelligenten Cloud-Lösungen“ verwenden Datenanalysen, um Muster in großen Datenmengen zu erkennen und ggf. das Verhalten damit „intelligent“ anzupassen. Für Maschinelles Lernen bzw. Deep Learning bildet dieses Training die Grundlage für das Lernen der Systeme. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in KI-Modellen abgebildet und bei der Verwendung der Intelligenten DATEV-Cloud-Lösungen genutzt. Der Kunde beauftragt dazu DATEV, dass die durch ihn für die „Intelligenten DATEV-Cloud-Lösungen“ eingerichteten DATEV-Wirtschaftsberatungs-Bestände (DATEV verarbeitet jeweils die in DATEV Wirtschaftsberatungs-Programmen sowie die dazu in DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung gespeicherten Daten) im Rahmen der Neu- und Weiterentwicklung, der Qualitätssicherung und des Betriebs der „Intelligenten DATEV-Cloud-Lösungen“ verwendet werden:

• Die Daten werden auch übergreifend verarbeitet, d. h. es werden z. B. Daten verschiedener Kunden der „DATEV-Cloud-Lösungen“ gemeinsam analysiert. Auch in den resultierenden KI-Modellen werden möglicherweise noch personenbezogene Daten verarbeitet. Eine Kenntnisnahme der verwendeten personenbezogenen Daten durch Dritte ist durch technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen. Vielmehr verbleibt die Anwendung der KI-Modelle ausschließlich ein DATEV-interner Prozess, der für Dritte außerhalb der DATEV und auch für Kunden der „DATEV-Cloud-Lösungen“ nicht einsehbar ist.

• Auch sogenannte besondere Kategorien personenbezogener Daten können für die Zwecke der Entwicklung und des Betriebs der „Intelligenten DATEV-Cloud-Lösungen“ verarbeitet werden. DATEV nutzt diese Art von Daten genauso wie die anderen personenbezogenen Daten ausschließlich für die bereits genannten Zwecke und hat nicht die Absicht, diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten gesondert auszuwerten.

1.9 Service und Kundensupport

Produktsupport- und Serviceleistungen sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs.

Die Berechnung erfolgt gemäß aktueller DATEV-Preisliste.

• Für Kunden der DATEV eG: DATEV-Preisliste öffnen.

Für Kunden der DATEV.at GmbH: DATEV-Preisliste anfordern unter info@datev.at.

2 Leistungskatalog

¹ Freischaltung und Sperrung von Funktionen und Daten über das Programm DATEV Rechteverwaltung (online). Nicht alle Funktionen können gesperrt werden.

3 Regelungen zur Auftragsverarbeitung der DATEV nach Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die in dieser Ziffer 3 getroffenen Regelungen zur Auftragsverarbeitung finden Anwendung für alle Leistungen der DATEV in Bezug auf personenbezogene Daten, die von DATEV im Auftrag des Kunden verarbeitet werden.

Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist der Kunde als direkter Vertragspartner der DATEV, im Folgenden "Kunde" genannt.

Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der zwischen DATEV und dem Kunden abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Bei Widersprüchen geht diese Leistungsbeschreibung der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor.

Die Verantwortlichkeiten nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für im Auftrag des Kunden gespeicherte Daten regeln sich bei einer vorliegenden Zustimmungserklärung zum mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft folgendermaßen:

• Liegen die gespeicherten Daten unter der mandantengenutzten Beraternummer, ist der Mandant der Verantwortliche. Eine eventuelle Berechnung der Datenspeicherung erfolgt gegenüber dem Mandanten.

• Liegen die gespeicherten Daten unter der kanzleigenutzten Beraternummer, ist die Kanzlei der Verantwortliche. Eine eventuelle Berechnung der Datenspeicherung erfolgt gegenüber der Kanzlei.

Liegt keine Zustimmung zum mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft vor, ist immer die Kanzlei direkter Vertragspartner und verantwortlich nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Eine eventuelle Berechnung der Datenspeicherung erfolgt gegenüber der Kanzlei.

Wenn die Daten durch einen internen Mandantendatenübertrag innerhalb der Mitgliedschaft auf die Beraternummer der Kanzlei oder die Beraternummer des Mandanten übertragen werden, ändert sich auch die Weisungsbefugnis und die Verantwortlichkeit (gem. DS-GVO) entsprechend.

3.1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand der Verarbeitung: DATEV ist im Rahmen dieser Leistung als Auftragsverarbeiter tätig.

DATEV stellt dem Kunden die Nutzung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen zur Verfügung und verarbeitet im Rahmen der Leistungserbringung sowie für gesondert vereinbarte Service- und Supportleistungen und bei Fernbetreuung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden.

Dauer der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zeitlich unbefristet. Die in den Geschäftsbedingungen der DATEV geregelten Kündigungsfristen bleiben unberührt.

3.2 Art und Zweck der Verarbeitung

Programmziel, Programminhalt (Ziffer 2) und Ziffer 1.8 Leistungsbezogene übergreifende Datenverarbeitung beschreiben Art und Zweck der Verarbeitung.

3.3 Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind alle Arten personenbezogener Daten, die DATEV im Auftrag des Kunden verarbeitet. Hiervon umfasst sind auch besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Im Programm werden personenbezogene Daten, die der Kunde im Programm eigenverantwortlich speichert, verarbeitet. Das Programm ermöglicht die Verarbeitung folgender Arten personenbezogener Daten zu Kategorien betroffener Personen im Rahmen der Auftragsverarbeitung:

DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung

Die DATEV-Cloud-Lösungen Wirtschaftsberatung ermöglichen die Verarbeitung folgender Arten personenbezogener Daten zu Kategorien betroffener Personen im Rahmen der Auftragsverarbeitung:

3.4 Weitere Auftragsverarbeiter

Wenn im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung weitere Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 Abs. 2 und 4 DS-GVO eingesetzt werden, sind diese in der Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter zu finden.

Im Übrigen finden sie hier die Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 DS-GVO und Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Dok.-Nr. 1000192).

Für Kunden der DATEV.at GmbH:

Die Übersicht weiterer Auftragsverarbeiter kann unter info@datev.at angefragt werden.

3.5 Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Wenn im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt werden, sind

• das Drittland,

• der Empfänger in dem Drittland

• und die Information, für welche Zwecke dieser Empfänger die Daten erhält,

in der Übersicht Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland zu finden.

• Für Kunden der DATEV eG:

  Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 DS-GVO und Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Dok.-Nr. 1000192)

• Für Kunden der DATEV.at GmbH:

  Die Übersicht Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland kann unter info@datev.at angefragt werden.

3.6 Datenlöschung

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht DATEV nach Wahl des Kunden entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Kunden zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach (für Kunden der DATEV eG) deutschem bzw. (für Kunden der DATEV.at GmbH) österreichischem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.

DATEV ist berechtigt, den Kunden auf die im Programm vorhandenen Löschmöglichkeiten zur Löschung der personenbezogenen Daten zu verweisen. Weist der Kunde DATEV an, die Daten zu löschen, obwohl der Kunde die personenbezogenen Daten auch selbst löschen kann, so ist DATEV berechtigt, für diese Leistung eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.

DATEV Steuervorauszahlungen übernimmt bei jedem Aufruf die jeweils aktuellen Werte aus Zentrale Stammdaten, DATEV Institutionen, Kanzlei-Rechnungswesen, Einkommensteuer und Steuerkonto online. Liegen beim Aufruf neuere Daten vor, werden die vorhandenen importierten oder erfassten Daten überschrieben. DATEV speichert die in DATEV Steuervorauszahlungen vorhandenen Daten für das aktuelle Kalenderjahr und das Vorjahr. Ältere Daten werden von DATEV automatisch gelöscht.

Im Übrigen löscht DATEV personenbezogene Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung auf Weisung der Kunden.

3.7 Anonymisierungsvereinbarung

DATEV hat das Recht, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zu anonymisieren und die für die Anonymisierung erforderlichen Verarbeitungsschritte durchzuführen. Unter Wahrung der Anonymität kann DATEV alle so entstandenen Daten für eigene Zwecke, wie statistische Auswertungen, Branchenvergleiche, Benchmarking, Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und weitere vergleichbare Zwecke, verarbeiten und nutzen.

Der ursprüngliche Datenbestand ist von der Anonymisierung nicht betroffen.

Die vorstehende Regelung gilt nicht, wenn der Kunde die vorstehende vertragliche Regelung in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen DATEV und dem Kunden gestrichen hat.

3.8 Vereinbarung weiterer Vertragszwecke

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Fehlerbehebung in dem DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind, zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Qualitätssicherung für das DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind bzw. einer neueren Version des DATEV-Produkts zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zum Zweck der Entwicklung neuer oder Weiterentwicklung bestehender DATEV-Produkte in einer angemessen gesicherten Umgebung zu verarbeiten. DATEV berücksichtigt auch in diesem Verarbeitungsprozess, dass vom Kunden gelöschte oder zur Löschung angewiesene Daten nicht mehr verarbeitet werden.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten,

• soweit sie dies für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet,

• soweit dadurch die Fähigkeit eines Netzes oder Informationssystems gewährleistet wird, mit dem vereinbarten Grad der Zuverlässigkeit Störungen oder widerrechtliche oder mutwillige Eingriffe abzuwehren, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit von gespeicherten oder übermittelten personenbezogenen Daten sowie die Sicherheit damit zusammenhängender Dienste, die über diese Netze oder Informationssysteme angeboten werden bzw. zugänglich sind, beeinträchtigen.

Dies umfasst insbesondere auch, den Zugang Unbefugter zu elektronischen Kommunikationsnetzen und die Verbreitung schädlicher Programmcodes zu verhindern sowie Angriffe in Form der gezielten Überlastung von Servern ("Denial of service"-Angriffe) und Schädigungen von Computer- und elektronischen Kommunikationssystemen abzuwehren.

3.9 Auftragsverarbeitung hinsichtlich gesondert vereinbarter Service- und Supportleistungen

Im Falle von Anfragen an den Kundensupport wird auf die im DATEV-Systemumfeld gehosteten Kundendaten zweck- und weisungsgebunden zugegriffen, sofern dies zur Lösungsfindung zwingend erforderlich ist.

Der Zugriff umfasst:

• Einsicht auf Kundendaten zur Analyse und Lösungssuche bei konkreten Supportanfragen

• Beheben von technischen Störungen oder Fehlerfällen (z. B. „Konfigurations-Fehler“ korrigieren)

• Prüfen relevanter Daten zur Supporterbringung, wie etwa die relevanten Produktparameter und Arbeitsschritte die im Produkt/Programm gesetzt sind.

Weitere Informationen zur Fernbetreuung siehe Ziffer 1 dieser Leistungsbeschreibung.

Die dazu notwendige Autorisierung erfolgt durch den Kunden im Rahmen der Anfrage an den Kundensupport.

Für die Neuanlage, Löschung, Einrichtung oder Bearbeitung/Administration von Daten als Serviceleistung (z. B. Lohn-Dienstleistung) ist darüber hinaus eine gesonderte Beauftragung des Kundensupports notwendig.

3.10 Datenschutzrechtliche Informationen der Steuerverwaltung

Dieser Abschnitt trifft für das vorliegende Produkt nicht zu.