Leistungsbeschreibung DATEV DMS, Version 14.1, Art.-Nr. 90366

• DATEV Abschlussprüfung compact / classic / comfort

• DATEV Anwalt classic

• DATEV Bilanzbericht classic / comfort

• DATEV Daten-Analyse-System

• DATEV Eigenorganisation compact / classic / comfort

• DATEV Marketing und Vertrieb

• DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

• DATEV LODAS classic / comfort

• DATEV Lohn und Gehalt classic / comfort

• DATEV PDF-Verwaltung

• DATEV-Personal-Managementsystem

• DATEV Private Vermögensanalyse

• DATEV ProCheck

• DATEV-Programme zur Steuerberechnung und -erklärung

• DATEV Rechnungswesen-Archiv-DVD

• DATEV Telefonie Basis

• Forderungswesen

• Haushaltsplanung

• Kommunale Abgabe

• Mittelbewirtschaftung

• Rechnungswesen kommunal

• Aufgaben

• Termine

• Post, Fristen und Bescheide

• Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle

• Auskunftssystem

• Unternehmensstrukturen

• Auswertungen (LODAS)

• RZ-Protokolle Rückübertragung

• Wirtschaftsberatung

• Vertragsgestaltung und Vertragsmanagement

• Expertisen und Verträge

• Drucken Basis

• Aufträge / comfort

• Bescheinigungen

• Mitteilungen

• Anlagenbuchführung

• Steuer- und Beitragszahlungen

• MyDATEV Senden

  Leistungsbeschreibungen DATEV-Cloud-Lösungen Basis (Dok.-Nr. 0904407)

• Import in den Dokumentenkorb

  • Import aus Windows-Explorer Standard-Verzeichnis

  • Import aus freiem Windows-Explorer-Verzeichnis

• Abruf von elektronischen Dokumenten und Vorbelegung anhand der mitgelieferten Daten

  • Abruf von Nachrichten des besonderen Anwaltspostfachs (beA)

  • Abruf von Nachrichten des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs (beSt)

  • Abruf von digitalen Bescheiden

• Scannen

• Leere Seite erzeugen

• Exportieren

• Speichern

• Löschen

• Erkennung vom ZUGFeRD-Format 2.2

• Erkennung von XRechnung und Verarbeitung der Inhalte

• Dokument im DATEV Viewer anzeigen (Vorschau)

• Heften/Trennen von mehreren Bilddateien

• Dokument umbenennen

• Strukturen erzeugen (eine Strukturebene)

• Anpassung der Ablagekriterien

• Felder schleppen

• Anlage von Posteingang ²⁾

• Anlage von Postausgang ¹⁾

• Anlage von Aufgaben ¹⁾

• Eigene Einträge anderen Benutzern zuordnen

• Einträge anderer Benutzer übertragen

• Posteingangsassistent

• Dokumentenzuordnung

Drag-and-drop aus Windows-Explorer in die Anwendungsbestandteile (z. B. Schnellinfo Dokumente)

• Ablage über Office Integration-Schaltflächen in Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook Automatisches Speichern der Änderungen nach Bearbeitung eines Microsoft-Office-Dokuments ¹⁾

• Automatisches Speichern von Dokumenten der Schriftguterstellung konfigurierbar.

• Abgleich der E-Mail-Adressen von eingehenden E-Mails mit den Stammdaten und Vorschlag eines Mandanten

• Aktivierbarer automatischer Aufruf des Ablagedialogs bei ausgehenden E-Mails

• Kennzeichnung von selbst über die DATEV-Schaltfläche abgelegten E-Mails in Microsoft Outlook.

• Der Betreff wird automatisch in der Ablage vorbelegt.

• Telefonnotiz anlegen und ablegen

• Dokumenten aus dem Lohnbereich kann der Arbeitnehmer des Mandanten zugeordnet werden.

• Aus diversen DATEV-Programmen können Dokumente an DATEV DMS übergeben werden (siehe Schnittstellen)

• Aufruf des Scan-Vorgangs und Ablage

Analyse von TIF- und PDF-Dokumenten und Vorbelegung erkannter Informationen in der Ablageoberfläche für DATEV DMS.

Folgende Informationen können ausgelesen und vorbelegt werden:

• Mandant

  Die Suche nach dem Mandanten erfolgt auf Basis von Stammdaten (Suche nach Adresse und Hauptsteuernummer).

• Dokumentdatum

• Veranlagungsjahr

• Dokumenttyp (siehe „Erkennung von Dokumenttypen“).

  Der erkannte Dokumenttyp führt zur Vorbelegung einer Beschreibung (sog. Ablage-Knigge)

Hinweis: Bei der Erfassung zur Akte wird der Wert Dokumentdatum und bei der Belegerfassung werden die Werte Mandant und Veranlagungsjahr vorbelegt.

Die Erkennung wird auf jeder Seite eines Dokuments durchgeführt. Innerhalb des Dokumentenkorbs werden in der Ablagemaske die erkannten Informationen der 1. Seite vorgeschlagen. Eventuell vorhandene Zusammenhänge bei mehrseitigen Dokumenten werden aktuell nicht berücksichtigt.

Hinweis: Befindet sich das Dokumentdatum nur auf Seite 2 des Bescheids, dann wird es nicht vorbelegt, da auf Seite 1 kein Dokumentdatum erkannt werden konnte.

Bereitstellung eines Regelwerks für die Vorbelegung des Felds „Beschreibung“ (sog. Ablage-Knigge) für folgende Dokumenttypen:

• ESt-Bescheid (Einkommensteuerbescheid)

  mit ESt-VZ- / ESt-Verlustabzug- / ESt-Verlustvortrag-Bescheid

• KSt-Bescheid (Körperschaftsteuerbescheid)

  mit KSt-VZ- / KSt-Verlustabzug- / KSt-Verlustvortrag-Bescheid

• GewSt-Bescheid (Gewerbesteuerbescheid)

  mit GewSt-Mess-, GewSt-Verlustvortrag-, GewSt-Vorauszahlungs-, GewSt-Mess-Vorauszahlungs-, GewSt-Zerlegungs-Mess- und GewSt-Zerlegungs-Mess-Vorauszahlungs-Bescheid

• GrESt-Bescheid (Grunderwerbsteuerbescheid)

• Bescheid GrESt Ges. Feststellung Grundbesitzwert

• USt-Bescheid (Umsatzsteuerbescheid)

  mit USt-VZ-Bescheid + USt-Abrechnung / USt-Mitteilung

• KiSt-Bescheid (Kirchensteuerbescheid)

  mit KiSt-VZ-Bescheid

• ErbSt-Bescheid (Erbschaftssteuerbescheid)

• SchenkSt-Bescheid (Schenkungsteuerbescheid)

• Bescheid Ges. Feststellung Schenkungsteuer

• G+E-Bescheid

• Bescheid gesonderte Feststellung von Besteuerungsgrundlagen

• Bescheid Ges. Feststellung nach § 34a EStG

• Mahnung vom Finanzamt

• Umbuchungsmitteilung vom Finanzamt

• Erinnerung zur Abgabe der Steuererklärung

• Erinnerung zur Abgabe der Steueranmeldung

• Vollmacht

Mit der Dokumentenzuordnung können Dokumente einem anderen Dokument (Dokumentstruktur) oder Vorgangsmappe zugeordnet werden.

Die Zuordnung erfolgt über den Posteingangsassistent wahlweise anhand der Dokumentnummer oder der Dokumentnummer und Anschrift des Mandanten.

Die Ablage über die Dokumentenzuordnung kann wahlweise automatisch im Hintergrund oder manuell über einen Zuordnungsvorschlag mit Sichtkontrolle erfolgen.

Voraussetzungen:

• Der Posteingangsassistent ist aktiv

• Die Funktion wurde in den Einstellungen von DATEV DMS aktiviert

Bei Klick in ein automatisch vorbelegtes Feld werden die Textstellen im Dokument farbig hervorgehoben, die zur Erkennung des eingetragenen Werts geführt haben.

Zur Verwendung des Posteingangsassistenten ist ein Dienst am DATEV DMS Server (meist Fileserver) notwendig, der bei der Installation von DATEV DMS WTS+Fileserver-Umgebungen automatisch eingerichtet.

Nach Installation werden, sofern möglich Dokumenttypen automatisch mit Einträgen des Ablage-Knigge verknüpft. Die Konfiguration kann im Einstellungen-Dialog des Dokumentenkorbs angepasst werden.

Mandanten, die als Kanzlei-Mandanten im Programm hinterlegt sind, werden automatisch von der Erkennung ausgeschlossen, um fehlerhafte Vorbelegungen durch Empfangsvollmachten zu vermeiden.

Wird bei der Erkennung häufiger ein Mandant mit der Kanzlei-Adresse (z. B. der Mandant für die Kanzlei-Buchführung) vorgeschlagen, sollte dieser aus der Erkennung ausgeschlossen werden. Der Ausschluss von bestimmten Mandanten kann über den Einstellungen-Dialog des Dokumentenkorbs erfolgen.

Um die Erkennungsqualität des Dokumentdatums zu erhöhen, wird der mögliche Zeitraum für ein Datum programmseitig mit Bereitstellung auf die vergangenen 8 Wochen eingeschränkt.

Gehen in der Kanzlei häufig ältere Dokumente ein, kann der gültige Zeitraum erhöht werden. Die Konfiguration findet im Einstellungen-Dialog des Dokumentenkorbs statt.

• Schnellsuche nach Eingabe

• Nach Anfangsbuchstaben suchen

• Nach enthaltenen Buchstaben suchen

• Konfiguration der durchsuchten Felder (z. B. Beschreibung, Nummer)

Suche nach Inhalten in

• Bilddateien

• Microsoft-Office-Dokumenten

• PDF-Dokumenten

• Haftnotizen

Suche nach definierten Kriterien (z. B. heute abgelegte Dokumente)

DATEV DMS erkennt mit Optical Character Recognition (OCR) automatisch die Inhalte von allen in DATEV DMS gespeicherten Dokumenten und ermöglicht somit eine Volltextsuche in allen Dokumenten.

• Installation der MS IFilter (Microsoft Office 2010 Filter Packs) am Server.

• Eingescannte Dokumente sollten mit einer Qualität von 300 dpi eingescannt werden

• Für die Verwendung der farbigen Hervorhebungen ist eine Suche in einem Dokument im Bildformat (z. B. JPEG, TIF) Voraussetzung

• Generell werden alle DMS-Dokumente, für die der OCR-Benutzer berechtigt ist, über den Volltextdienst indexiert.

• Die OCR Texterkennung belegt während der Erkennung immer einen CPU-Kern. Sind mind. 4 Kerne vorhanden, wird maximal 25 % der CPU-Leistung genutzt.

• Der Server-Dienst zur OCR Texterkennung benötigt mind. 10 GB freien Speicherplatz auf dem Laufwerk mit dem installierten Betriebssystem.

• Bevor der Volltext in der Datenbank und somit für die Suche verfügbar ist, werden die Dokumente in eine OCR Warteschlange gestellt und ein Hintergrunddienst arbeitet die Dokumente seriell ab.

• Die Erfassung in der Datenbank erfolgt abhängig von der Art des Dokuments:

  • NCI-Dokumente (Non Coded Information, z. B. eine gescannte Bilddatei) werden durch die OCR erkannt und der Volltext anschließend in die Datenbank übernommen.

  • CI-Dokumente (Coded Information, z. B. ein programmseitig erzeugtes PDF): Der Volltext von CI-Dokumenten wird direkt in die Volltextdatenbank übernommen.

Hinweis: Bestimmte Dateiformate (z. B. ILA, ZIP) können nicht volltext-erkannt werden, eine Texterkennung und -suche ist in diesen Dateien nicht möglich.

Zur OCR-Erkennung wird der Hersteller Kofax verwendet. Es kann nicht gewährleistet werden, dass durch die Volltextsuche jedes Wort gefunden wird. Es ist möglich, dass aufgrund verschiedener externer Einflussfaktoren (z. B. Qualität des Ausgangsdokuments, Qualität des Scans) Worte, die für das menschliche Auge auf dem Dokument erkennbar sind, durch die Volltextsuche nicht gefunden werden können.

Eine Suche im Volltext ist in den verschiedenen Programmbestandteilen von DATEV DMS möglich.

• Für die Volltextsuche wird die Volltextengine des Microsoft SQL Server verwendet. Der Microsoft SQL Server besitzt eine sog. Stoppwortliste, durch die bestimmte Begriffe bei der Suche ignoriert werden. Diese kann von DATEV nicht beeinflusst werden. Die Version des Microsoft SQL Server kann auch die Suchergebnisse beeinflussen.

Suchbegriffe, die mit Hilfe der Volltextsuche gefunden werden, können in Bilddateien (z. B. TIF) farbig hervorgehoben werden.

Eine farbige Markierung in anderen Anwendungsdateien (z. B. Word, Excel) ist nicht möglich.

Darstellung der Dokumente abhängig vom gewählten Eintrag in einem Arbeitsblatt im DATEV Arbeitsplatz (z. B. Mandantenübersicht), Suchkriterien und Filter.

Darstellung der Dokumente abhängig vom gewählten Bereich, Suchkriterien und Filter.

Dokument zur Bearbeitung mit der jeweiligen Anwendung (z. B. Microsoft-Office-Programm oder DMS-Viewer) öffnen. Dokument wird automatisch ausgecheckt.

Dokumente nach der Bearbeitung einchecken

Suche nach definierten Kriterien (z. B. heute abgelegte Dokumente)

Dokument in mit Windows verknüpfter Anwendung schreibgeschützt anzeigen (z. B. .docx in Microsoft Word)

Dokumentstruktur anzeigen

Dokument zur Bearbeitung auschecken

Dokument nach der Bearbeitung einchecken

Änderungen an eigenen ausgecheckten Dokumenten verwerfen

Änderungen an ausgecheckten Dokumenten anderer Benutzer verwerfen (Berechtigung notwendig)

Dokumenteigenschaften anzeigen und ändern

Übersicht aller Revisionen (Dokumentänderungen, Indexänderungen)

Herstellen einer vorherigen Version

Anlegen von Telefonnotizen

Dokument kopieren

Verknüpfung zu einem Dokument kopieren

Dokument/Verknüpfung einfügen

Dokument/Verknüpfung in bestehende Dokumentstruktur einfügen

Status des Dokuments auf einen anderen Wert ändern

Dokument mit einer Aktion versehen (z. B. Weiterleiten)

Dokument löschen (in Papierkorb verschieben)

Dokument in Archiv verschieben

Dokument aus Archiv holen

Dokument mit hinterlegtem Standarddrucker drucken

• Originaldokument exportieren

• Dokument als PDF exportieren

• Dokument als PDF mit Optionen exportieren (z. B. als PDF/A)

• Dokumentensammlung erstellen

• Originaldokument per E-Mail versenden

• Verknüpfung zum Dokument per E-Mail versenden

• PDF-Dokument per E-Mail versenden

• Als PDF mit Optionen versenden (z. B. als PDF/A)

Informationen zur Einrichtung: Leistungsbeschreibungen DATEV-Cloud-Lösungen Basis (Dok.-Nr. 0904407)

• Originaldokumente nach Online senden

• PDF-Dokumente nach Online senden

• Als PDF mit Optionen nach Online senden (z. B. als PDF/A)

• Vorschau vor dem Senden anzeigen

• Nachvollziehbarkeit über einblendbare Spalte „Nach Online gesendet“ und Eintrag in der Revisionshistorie

Hinweis: Verfügbare Zielanwendungen sind abhängig von MyDATEV Senden.

Dokumente aus DATEV DMS in eine neue Nachricht des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs einfügen

Dokumente aus DATEV DMS in eine neue Nachricht des besonderen Anwaltspostfachs einfügen

Posteingang in DATEV Post, Fristen und Bescheide zu Dokument anlegen ²⁾

Postausgang in DATEV Post, Fristen und Bescheide zu Dokument anlegen ¹⁾

Aufgabe zu Dokument anlegen ¹⁾

Dokumentenliste drucken

Dokumentenliste aktualisieren

Anpassung der Dokumentenliste

• Darstellung der Liste (z. B. Farbe) ändern

• Spalten ein-/ausblenden

• Sortierung festlegen

• Gruppierungen festlegen

• Darstellung des Listenausdrucks anpassen

Listeneinstellungen auf Standard zurücksetzen

Bilddateien werden zur Bearbeitung im DATEV Viewer geöffnet. Dort stehen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Aufbringen, Bearbeiten und Löschen folgender Annotationen

• Formatierbare Notizzettel

• Individuelle bzw. vorgegebene Stempel

• Text-Markierungen

Zu allen Annotationen können Zeitpunkt der Erstellung / Bearbeitung und der Ersteller / letzter Bearbeiter angezeigt werden.

Eine Volltextsuche direkt im angezeigten Dokument ist möglich.

Dokumente in der jeweiligen Anwendung bearbeiten. Diese muss installiert sein (z. B. Microsoft Word).

In den Einstellungen von DATEV Arbeitsplatz kann benutzerspezifisch konfiguriert werden, ob und wie beim Beenden des DATEV Arbeitsplatz auf ausgecheckte Dokumente hingewiesen werden soll.

• Eilige Dokumente können gekennzeichnet und in der Dokumentenliste sortiert/gefiltert werden.

• Der Status “erledigt” entfernt automatisch das Kennzeichen “eilig”.

• Erfassung und Bearbeitung von formatierten Notizen zu Dokumenten.

• Notizen können automatisiert beim Öffnen eines Dokuments angezeigt werden.

Die abgelegten Dateien von DATEV DMS werden in einem Dokumenten-Strukturfenster abgebildet. Es können damit mehrere logisch zusammengehörende Dateien in einem DMS-Dokument zusammengefasst werden. Es können ebenfalls Links auf bestehende DMS-Dokumente in die Dokumentstruktur eingefügt werden.

In der Dokumentstruktur können Dokumente sortiert, gelöscht oder in Ordner verschoben werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit in einem integrierten Viewer die Dateien und enthaltene verlinkte Dokumente anzuzeigen.

Mit eingerichteten Sicherheitsbereichen ist ein Zugriffsschutz auf Dokumentenebene möglich. Nur Mitglieder eines Sicherheitsbereichs können auf das gewählte Dokument zugreifen.

In den Einstellungen des DATEV Arbeitsplatzes kann benutzerspezifisch konfiguriert werden, ob und wie beim Beenden des DATEV Arbeitsplatzes auf ausgecheckte Dokumente hingewiesen werden soll.

• Aufruf von DATEV Hilfe-Center, auch über Suchfeld mit Weitergabe des Suchbegriffs

• Zugang zu den Dokumenten von DATEV DMS

Freigabe der Nutzung für DATEV DMS.

• Liste gelöschter Dokumente

• Dokument(e) wiederherstellen

• Dokument(e) endgültig löschen

• Papierkorb leeren

Anpassung der Ablagestruktur

• Bereiche ein-/ausblenden

• Ordner/Register anlegen/löschen

• Ordner/Register bearbeiten

Ablagestruktur ausgeben

Der Ablage-Knigge ermöglicht es, die Ablage in DATEV DMS zu vereinfachen und zu standardisieren.

• Individuelle Beschreibungen anlegen, bearbeiten, löschen

• Importieren / Exportieren

• Knigge-Einträge sind für alle Dokumentklassen möglich (Dokument, Beleg, Telefonnotiz)

• Seitens der DATEV werden für die unterschiedlichen Dokumentklassen diverse Dokumentstatus bereitgestellt, z. B. offen, in Bearbeitung, erledigt etc.

• Benutzerdefinierter Status kann systemweit angelegt werden.

• Archive anlegen/löschen

• Archive bearbeiten

• Absender anlegen/löschen

• Absender bearbeiten

• Standardabsender festlegen

Statistiken der Dokumentenablage-Datenbank (z. B. Gesamtzahl Dokumente)

Anlage/Auswahl von Datenpfaden der Dokumentenablage

Aktualisierung der Stammdaten

Export und Import von Daten der Dokumentenablage

Zugriff auf Dokumente ohne Netzwerkverbindung

Zeigt das Löschprotokoll, also aus dem System gelöschte Dokumente

• Identifikations- und Adressdaten

• Vertragsstammdaten

• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten

• Planungs- und Steuerungsdaten

• freiwillige Angaben der Betroffenen

• Stammdaten

• Bewegungsdaten

• Stammdaten

• Lohnabrechnungsdaten

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DS-GVO

• Stammdaten

• Finanzbuchhaltungsdaten

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DS-GVO

• Stammdaten

• Bestell-, Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten

• Bankverbindungsdaten

• Leistungsnachweise

Aufzeichnung von Interaktionen des Anwenders bei der Nutzung des Programms zum Nachweis der Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Auditdaten)