DEÜV-Sofortmeldung erstellen
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie eine DEÜV-Sofortmeldung erstellen, ändern und stornieren.
2 Hintergrund
Die Sofortmeldung gemäß DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungs-Verordnung) regelt die Erfassung und Übermittlung von Daten für Sozialversicherungsträger.
Gemäß § 28a Abs.4 SGB IV, § 7 DEÜV muss bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters in folgende Wirtschaftszweige eine Sofortmeldung (Meldegrund 20) erstellt werden:
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Baugewerbe
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Fleischwirtschaft
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Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
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Gebäudereinigungsgewerbe
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Personenbeförderungsgewerbe
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Prostitutionsgewerbe
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Schaustellergewerbe
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Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
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Unternehmen der Forstwirtschaft
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Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
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Wach- und Sicherheitsgewerbe
Arbeitgeber der betroffenen Wirtschaftszweige sind verpflichtet, neue Mitarbeiter vor Beginn der Beschäftigung elektronisch an das Rechenzentrum der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden (siehe Sofortmeldung - Tabelle der betroffenen Wirtschaftszweige (Dok.-Nr. 1015105)).
Ziel der Sofortmeldung ist, die Schwarzarbeit in diesen Branchen zu bekämpfen. Deshalb muss die Sofortmeldung bereits am ersten Beschäftigungstag vorliegen. Fehlende, nicht vollständige oder nicht rechtzeitig erbrachte Sofortmeldungen sind ein eindeutiges Verdachtsmoment für Schwarzarbeit und können als Ordnungswidrigkeit nach § 111 SGB IV mit hohen Geldstrafen geahndet werden.
Achtung Sie können die Sofortmeldung auch für Monate in der Zukunft (aktuelles Jahr und Folgejahr) erstellen. Versäumnis der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung muss vor der ersten Abrechnung und damit vor Beginn des Arbeitsverhältnisses gesendet werden. Wenn dies versäumt wurde, kann diese auch noch im Monat nach der Abrechnung abgerufen werden. Für weiter zurückliegende Monate ist die Sofortmeldung jedoch nicht mehr möglich. Sofortmeldung (Meldegrund 20) und Anmeldung (Meldegrund 10)
Die Sofortmeldung (Meldegrund 20) ersetzt nicht die Anmeldung (Meldegrund 10) bei Beschäftigungsbeginn und wird auch nicht an die zuständigen Krankenkassen, sondern nur direkt an die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) in Würzburg übermittelt. In den betroffenen Branchen muss demnach vor Beschäftigungsbeginn mit Meldegrund 20 und spätestens mit der ersten Abrechnung (nach Beginn der Beschäftigung) mit Meldegrund 10 gemeldet werden. Ausweispflicht
Die Mitarbeiter, für die eine Sofortmeldung erstellt wurde, sind verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass oder einen Pass- oder Ausweisersatz am Arbeitsplatz mitzuführen. Hierauf hat der Arbeitgeber den Mitarbeiter schriftlich hinzuweisen. Der entsprechende Nachweis muss aufbewahrt werden. Im Gegenzug entfällt die Mitführungspflicht des Versicherungsnummernachweis (bis 31.12.2022 Sozialversicherungsausweis). Unterbrechung wegen Pflegezeit
Bei der Freistellung eines Mitarbeiters von der Arbeit zur Pflege eines Angehörigen (Pflegezeit für höchstens sechs Monate) erfolgt eine Abmeldung mit Meldegrund 30. In diesem Fall muss bei Wiederaufnahme der Beschäftigung (nach Beendigung der Pflegezeit) in den genannten Branchen eine neue Sofortmeldung erstellt werden. |
Die Datenübermittlung der Sofortmeldung an die DSRV erfolgt von Montag bis Samstag, jeweils zu Beginn der Ihnen bekannten Rückübertragungszeiten (Ausnahme: letzte Verarbeitung des Tages). Damit die Sofortmeldung zu dem gewünschten Termin übermittelt werden kann, ist es notwendig, die benötigten Stammdaten des Mitarbeiters vor Beginn des jeweiligen Lohnverarbeitungslaufs zu senden.
Beispiel:
Damit die Sofortmeldung an einem Montag um 10:30 Uhr an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden kann, muss der Dateneingang im Rechenzentrum bis 09:29 Uhr erfolgen.
Ihnen steht die Eilverarbeitung im Rechenzentrum zu Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sofortmeldungen außerhalb der normalen Verarbeitungszeiten im Rechenzentrum zu erstellen:
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Montag bis Freitag zusätzlich von 6:15 Uhr - 21:00 Uhr.
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Samstag/bundeseinheitlicher Feiertag zusätzlich von 6:15 Uhr - 19:00 Uhr.
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Sonntag zusätzlich von 6:15 Uhr - 19:00 Uhr.
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An Sonntagen ist eine Sofortmeldung prinzipiell nur als kostenpflichtige Eilverarbeitung möglich.
Informationen zu den Verarbeitungszeiten finden Sie unter: Datenfahrplan (Dok.-Nr. 0908200)
Die maschinelle Übermittlung erfolgt nur für die Meldungen, die innerhalb des Meldeintervalls liegen:
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Tagesdatum (maßgebend ist der Abrechnungsmonat)
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einen Monat im Voraus
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zurückliegende Monate (inkl. Vorjahr)
3 Übergreifende Einstellungen
3.1 Relevante Auswertungen
Die folgenden Auswertungen stehen Ihnen für das gewählte Thema zur Verfügung und müssen bei Bedarf angelegt werden. Passen Sie ggf. die Auswertungen entsprechend Ihren Anforderungen an.
Nr. |
Name der Auswertung |
Funktion |
59 |
DÜ-Protokoll DEÜV-Sofortmeldung |
Bestätigt, dass die Übermittlung erfolgreich verlaufen ist. |
65 |
Meldebescheinigung für die Sozialversicherung |
Dient als Bescheinigung für den Mitarbeiter. Die Auswertung 65 (Fach: MRZ) wird nicht sofort nach der Erstellung ausgegeben. Die Auswertung wird mit der nächsten Abrechnung ausgegeben, um zusätzliche Kosten zu sparen. |
4 Was möchten Sie tun?
4.1 Voraussetzung: Sofortmeldepflicht auf Mandantenebene erfassen
Voraussetzung: Sofortmeldepflicht auf Mandantenebene erfassen | |
Vorgehen: | |
Wählen Sie Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis / DEÜV, Gruppe DEÜV. |
Element |
Vorgehen und Beschreibung |
Kontrollkästchen Unternehmen ist zur Abgabe von Sofortmeldungen nach §28a Abs.4 SGB IV verpflichtet |
> Aktivieren, wenn der Mandant zur Abgabe einer Sofortmeldung verpflichtet ist. Bei Mandanten, die dem Baulohn zugeordnet sind, ist das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert. |
4.2 Sofortmeldung bei der Neuanlage eines Mitarbeiters erstellen
Sofortmeldung bei der Neuanlage eines Mitarbeiters erstellen | |||||||||||||||||||
Vorgehen: | |||||||||||||||||||
1 |
Wählen Sie Mitarbeiter | Neu. |
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2 |
Erfassen Sie die Mitarbeiterdaten. Um die Sofortmeldung zu erstellen, müssen Sie hier zwingend folgende Mindestangaben machen.
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3 |
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Das Fenster Meldungen an die Deutsche Rentenversicherung öffnet sich. |
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4 |
Überprüfen Sie die Angaben in der Gruppe Angaben zur Sofortmeldung mit Sozialversicherungsnummer und erfassen Sie die Versicherungsnummer des Mitarbeiters. Die Versicherungsnummer ist dem gültigen Versicherungsnummernnachweis (bis 31.12.2022 Sozialversicherungsausweis) zu entnehmen. Wenn keine Versicherungsnummer vorliegt, erfassen Sie die fehlenden Daten der Gruppe Angaben zur Sofortmeldung ohne Versicherungsnummer und zur Versicherungsnummernabfrage. Weitere Informationen: Sofortmeldung bei der Neuanlage eines Mitarbeiters ohne Versicherungsnummer erstellen. |
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5 |
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Versicherungsnummernabfrage, wenn Sie bewusst keine Versicherungsabfrage durchführen möchten. |
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6 |
Wählen Sie in der Gruppe Datenübertragung an das Rechenzentrum, wie die Verarbeitung im Rechenzentrum erfolgen soll. |
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7 |
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Meldungen senden. |
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Die DEÜV-Meldung wird mit der nächsten Lohnverarbeitung übermittelt. Die Anmeldung der Mitarbeiter per DEÜV-Meldung bei der Krankenkasse und Rentenversicherung ist zusätzlich erforderlich. |
Hinweis Wenn Sie im Fenster DEÜV-Sofortmeldung nur die Felder Angaben zur Sofortmeldung mit Sozialversicherungsnummer erfassen und die Sofortmeldung aus dem Fenster heraus übermitteln, wird auf der Auswertung 59 immer das Geschlecht männlich ausgewiesen. Das Geschlecht wird nicht übermittelt. Soll das Geschlecht des Mitarbeiters auf der Auswertung 59 korrekt ausgewiesen werden, legen Sie den Mitarbeiter neu an, ohne die Sofortmeldung aus dem Neuanlage-Dialog auszulösen. Erfassen Sie das Geschlecht des Mitarbeiters unter Personaldaten | Personaldaten auf der Registerkarte Persönliche Angaben. Veranlassen Sie anschließende über Mitarbeiter | DEÜV-Sofortmeldung die Sofortmeldung. |
4.3 Sofortmeldung bei der Neuanlage eines Mitarbeiters ohne Versicherungsnummer erstellen
Im Rahmen der DEÜV ist es möglich Anmeldungen ohne Versicherungsnummer zu erstellen.
Anstelle der Versicherungsnummer sind in diesen Fällen die Angaben zur Vergabe einer Versicherungsnummer zu übermitteln. Alle nötigen persönlichen Angaben sind amtlichen Unterlagen zu entnehmen.
Achtung Beachten Sie, dass die Versendung einer Sofortmeldung ohne Sozialversicherungsnummer die Vergabe der Sozialversicherungsnummer auslöst. Wenn bereits eine Sozialversicherungsnummer existiert, wird bei der Versendung der Sofortmeldung keine neue Sozialversicherungsnummer vergeben. Es wird die bereits existierende ermittelt. |
Hinweis Meldungen ohne die Angabe einer Versicherungsnummer sind nur bei Anmeldungen zulässig. |
Sofortmeldung bei Neuanlage eines Mitarbeiters ohne Versicherungsnummer erstellen | |
Vorgehen: | |
1 |
Wählen Sie Mitarbeiter | Neu. |
2 |
Erfassen Sie die Mindesteingaben ohne Versicherungsnummer (siehe Abschnitt Sofortmeldung bei der Neuanlage eines Mitarbeiters erstellen). Beachten Sie: Das Kontrollkästchen Versicherungsnummernabfrage ist ab LODAS Version 14.5 standardmäßig aktiviert. Wenn keine automatische Abfrage der Versicherungsnummer durchgeführt werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. |
3 |
Klicken Sie auf OK. Das Fenster DEÜV-Sofortmeldung öffnet sich. |
4 |
Erfassen Sie die zusätzlichen Angaben: |
Element |
Vorgehen und Beschreibung |
Felder Familienname, Vorname, Eintrittsdatum |
Diese Felder sind bereits vorbelegt.
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Feld Beschäftigungsbetrieb |
Die Betriebsnummer, die von der Agentur für Arbeit vergeben wurde, ist bereits vorbelegt. Wenn Sie die Betriebsnummer ändern wollen, löschen Sie den Wert und tragen eine neue Nummer ein. Wenn die Betriebsnummer nicht vorbelegt ist: > Erfassen Sie ggf. die Betriebsnummer. - oder - > Wählen Sie über das Symbol Beschäftigungsbetrieb auswählen |
Liste Geschlecht |
> Wählen Sie das Geschlecht. |
Felder Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort und Liste Geburtsland |
> Erfassen Sie die Geburtsangaben des Mitarbeiters. Hinweis: Ab dem 01.01.2022 ist die Angabe des Geburtslandes verpflichtend. |
Gruppe Adresse |
> Erfassen Sie die Adresse des Mitarbeiters. |
Gruppe Datenübertragung an das Rechenzentrum |
> Wählen Sie, wie die Verarbeitung im Rechenzentrum erfolgen soll. |
> Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Sofortmeldung senden.
Die Sofortmeldung geht direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung.
Die Anmeldung der Mitarbeiter per DEÜV-Meldung bei der Krankenkasse und Rentenversicherung ist zusätzlich erforderlich. Die DEÜV-Meldung wird mit der nächsten Lohnverarbeitung übermittelt.
4.4 Sofortmeldung bei Wiedereintritt des Mitarbeiters oder Verschiebung des Beschäftigungsbeginns erstellen
Sofortmeldung bei Wiedereintritt des Mitarbeiters oder Verschiebung des Beschäftigungsbeginns erstellen | |||
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Vorgehen: | |||
1 |
Wählen Sie Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume. |
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2 |
Erfassen Sie den neuen Beschäftigungszeitraum oder korrigieren Sie den Zeitraum.
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3 |
Wählen Sie Mitarbeiter | DEÜV-Sofortmeldung |
Element |
Vorgehen und Beschreibung |
Gruppe Datenübertragung an das Rechenzentrum |
> Wählen Sie, wie die Verarbeitung im Rechenzentrum erfolgen soll. |
> Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Sofortmeldung senden.
Hinweis Mit dem nächsten Verarbeitungslauf wird die Sofortmeldung erstellt und an die Rentenversicherung übermittelt. Wenn der Beschäftigungsbeginn geändert wurde, wird die ursprüngliche Sofortmeldung storniert und durch die neue ersetzt. |
4.5 Sofortmeldung nach Unterbrechung wegen Pflegezeit
Sofortmeldung nach Unterbrechung wegen Pflegezeit | |
Vorgehen: | |
Wählen Sie Mitarbeiter | DEÜV-Sofortmeldung. |
Element |
Vorgehen und Beschreibung |
Feld abweichendes Eintrittsdatum |
Bei vollständiger Freistellung von der Arbeitsleistung wegen der Pflegezeit erfolgt eine Abmeldung mit Grund 30. Bei Wiederaufnahme der Beschäftigung (nach Beendigung der Pflegezeit) ist neben der Anmeldung mit Grund 10 auch eine Sofortmeldung abzugeben. > Erfassen Sie das Datum der Wiederaufnahme der Beschäftigung. |
Gruppe Datenübertragung an das Rechenzentrum |
> Wählen Sie, wie die Verarbeitung im Rechenzentrum erfolgen soll. |
> Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Sofortmeldung senden.
Hinweis Mit der nächsten Lohnverarbeitung wird die Sofortmeldung erstellt und an die Rentenversicherung übermittelt. Wenn der Beschäftigungsbeginn nicht geändert wurde, wird die ursprüngliche Sofortmeldung storniert und durch die neue ersetzt. |
4.6 Sofortmeldung stornieren - Beschäftigungsaufnahme erfolgt nicht
Sofortmeldung stornieren - Beschäftigungsaufnahme erfolgt nicht | |
Vorgehen: | |
Wählen Sie Mitarbeiter | DEÜV-Sofortmeldung. |
Element |
Vorgehen und Beschreibung |
Kontrollkästchen Sofortmeldung stornieren |
> Aktivieren, wenn ein Arbeitnehmer bei bestehender Sofortmeldung die Beschäftigung nicht zum geplanten Eintrittsdatum aufgenommen hat. |
Gruppe Datenübertragung an das Rechenzentrum |
> Wählen Sie, wie die Verarbeitung im Rechenzentrum erfolgen soll. |
> Klicken auf die Schaltfläche Sofortmeldung stornieren, um die bisherige Sofortmeldung zu stornieren.
Hinweis Erstellung und Stornierung einer Sofortmeldung innerhalb eines Verarbeitungslaufs ist nicht möglich. Senden Sie eine Stornierung frühestens einen Verarbeitungslauf später. |
Achtung Die Stornierung der Sofortmeldung und die zu sendenden Änderungen im Beschäftigungszeitraum dürfen nicht in einen Verarbeitungslauf geschickt werden. Warten Sie die Verarbeitung der stornierten Sofortmeldung ab, bevor Sie die fortfolgenden Stammdaten zur Änderung des Beschäftigungszeitraums senden. |
Damit die Personalnummer, für die eine Sofortmeldung erstellt und wieder storniert wurde, weder melde- noch abrechnungstechnisch berücksichtigt wird, müssen Sie den Beschäftigungszeitraum korrigieren.
Personalnummer stornieren | |
Vorgehen: | |
1 |
Wählen Sie Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume. |
2 |
Klicken Sie auf das Symbol Beschäftigungszeitraum löschen |
3 |
Erfassen Sie einen Beschäftigungszeitraum, der nicht mehr abgerechnet werden kann (in der Vergangenheit liegt). |
4 |
Senden Sie diese Stammdaten-Änderung über Mandant | Daten senden an das DATEV Rechenzentrum. Aufgrund des ungültigen Beschäftigungszeitraums werden Sie ein Fehler- oder Hinweisprotokoll bezüglich des nicht erfassten Eintrittsdatums erhalten, das Sie ignorieren können. |
5 Weiterführende Informationen
5.1 Sofortmeldung - Tabelle der betroffenen Wirtschaftszweige
Nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung Würzburg ist die Aufstellung der Wirtschaftszweige, die von der Sofortmeldung betroffen sind, von der Bundesagentur für Arbeit in Zusammenarbeit mit den Spitzen der Sozialversicherung entstanden.
Die Aufzählung der vierstelligen Nummern stammt aus der "Gliederung der Klassifikation der Wirtschaftszweige, Ausgabe 2008" des Statistischen Bundesamts.
Die Tabelle bietet Ihnen einen Anhaltspunkt, um zu entscheiden, ob eine Pflicht zur Sofortmeldung vorliegt. Sie ist aber nicht abschließend. Im Zweifel hat der Arbeitgeber weitere Informationen einzuholen.
Informationen für Fragen zur Betriebsnummernvergabe und für die Zuordnung zu den Wirtschaftszweigen bei der Vergabe der Betriebsnummern (keine Zuständigkeit bezüglich der Sofortmeldepflicht von Arbeitgebern) erhalten Sie hier:
Betriebsnummern-Service
Eschberger Weg 68
D - 66121 Saarbrücken
Tel: 01801 / 664466
Fax: 0681 / 849499
E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de
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Baugewerbe
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4110 Erschließung von Grundstücken; Bauträger
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4120 Bau von Gebäuden
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4211 Bau von Straßen
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4212 Bau von Bahnverkehrsstrecken
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4213 Brücken- und Tunnelbau
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4221 Rohrleitungstiefbau, Brunnenbau und Kläranlagenbau
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4222 Kabelnetzleitungstiefbau
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4291 Wasserbau
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4299 Sonstiger Tiefbau anderweitig nicht genannt
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4311 Abbrucharbeiten
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4312 Vorbereitende Baustellenarbeiten
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4313 Test- und Suchbohrung
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4321 Elektroinstallation
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4322 Gas-, Wasser-, Heizungs- sowie Lüftungs- und Klimainstallation
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4329 Sonstige Bauinstallation
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4331 Anbringen von Stuckaturen, Gipserei und Verputzerei
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4332 Bautischlerei und -schlosserei
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4333 Fußboden-, Fliesen- und Plattenlegerei, Tapeziererei
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4334 Malerei und Glaserei
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4339 Sonstiger Ausbau anderweitig nicht genannt
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4391 Dachdeckerei und Zimmerei
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4399 Sonstige spezialisierte Bautätigkeiten anderweitig nicht genannt
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Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
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5510 Hotels, Gasthöfe und Pensionen
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5520 Ferienunterkünfte und ähnliche Beherbergungsstätten
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5530 Campingplätze
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5590 Sonstige Beherbergungsstätten
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5610 Restaurants, Gaststätten, Imbissstuben, Cafés, Eissalons u. Ä.
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5621 Event-Caterer
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5629 Erbringung sonstiger Verpflegungsdienstleistungen
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5630 Ausschank von Getränken
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Personenbeförderungsgewerbe
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4910 Personenbeförderung im Eisenbahnfernverkehr
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4931 Personenbeförderung im Nahverkehr zu Lande (ohne Taxis)
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4932 Betrieb von Taxis
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4939 Sonstige Personenbeförderung im Landverkehr anderweitig nicht genannt
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5030 Personenbeförderung in der Binnenschifffahrt
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5110 Personenbeförderung in der Luftfahrt
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Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
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4920 Güterbeförderung im Eisenbahnverkehr
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4941 Güterbeförderung im Straßenverkehr
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4942 Umzugstransporte
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4950 Transport in Rohrfernleitungen
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5040 Güterbeförderung in der Binnenschifffahrt
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5121 Güterbeförderung in der Luftfahrt
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5122 Raumtransport
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Schaustellergewerbe
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9001 Darstellende Kunst
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Unternehmen der Forstwirtschaft
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0210 Forstwirtschaft
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0220 Holzeinschlag
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0230 Sammeln von wild wachsenden Produkten (ohne Holz)
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0240 Erbringung von Dienstleistungen für Forstwirtschaft und Holzeinschlag
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Gebäudereinigungsgewerbe
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8121 Allgemeine Gebäudereinigung
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8122 Spezielle Reinigung von Gebäuden und Reinigung von Maschinen
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8129 Reinigung anderweitig nicht genannt
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Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
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8230 Messe-, Ausstellungs- und Kongressveranstalter
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Fleischwirtschaft
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1011 Schlachten (ohne Schlachten von Geflügel)
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1012 Schlachten von Geflügel
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1013 Fleischverarbeitung
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4632 Großhandel mit Fleisch und Fleischwaren
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4722 Einzelhandel mit Fleisch und Fleischwaren
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6 Weitere Informationen
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