Organisationsanweisung
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Aktuelle Änderungen |
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22.04.2024 |
Kapitel 2 mit Informationen zur offenen Ladenkasse ergänzt. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument finden Sie die Organisationsanweisung zum DATEV Kassenbuch online.
2 Informationen bei Einsatz einer offenen Ladenkasse
Wenn Sie eine offene Ladenkasse nutzen, beachten Sie die Informationen in folgendem Dokument: DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit offener Ladenkasse (Dok.-Nr. 1028886)
3 Stand Januar 2024
3.1 Grundsätzliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung
Die folgenden Ausführungen und angegebenen Vorschriften beziehen sich auf deutsches Recht. Alle baren Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sollen über die Kasse abgewickelt und in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Das Kassenbuch ist dabei nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen.
Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung regeln die §§ 145 – 147 Abgabenordnung (AO) sowie die §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) und das BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD):
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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:
(§ 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB; § 145 Abs. 1 Satz 1 AO; Rz. 30 bis 35 und 145 bis 150 GoBD)
Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle erhalten kann (u. a. Zuordnung zu den Belegen, zum Beispiel durch laufende Nummerierung). -
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung:
(§ 239 Abs. 2 HGB; § 146 Abs. 1 AO; Rz. 36 bis 57 GoBD)
Die Kassenaufzeichnungen müssen vollständig (mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls), richtig und geordnet vorgenommen werden.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden (Rz. 48 GoBD). -
Kassensturzfähigkeit
Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann. -
Unveränderbarkeit
(§ 239 Abs. 3 HGB; § 146 Abs. 4 AO; Rz. 58 bis 60 und 107 bis 112 GoBD)
Die Kassenbuchaufzeichnungen müssen unveränderbar sein. -
Aufbewahrungspflicht
(§ 257 Abs. 4 HGB; § 147 AO; Rz. 113 bis 144 GoBD)
Die Kassendaten müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.
3.2 Ordnungsmäßige Kassenbuchführung mit dem DATEV Kassenbuch online
Um Ihre Kasse ordnungsmäßig mit dem DATEV Kassenbuch online zu führen, ist folgende Vorgehensweise notwendig:
| Erfassung vom Papierbeleg | |
| Voraussetzung:
Erfassen Sie Ihre Kassenbewegungen täglich und korrekt in der angelegten Kasse. Mindesteingaben pro Belegsatz sind Betrag, Datum und Belegtext. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Erfassen Sie die Rechnungsnummer des Papierbelegs im Feld Belegnummer. Oder: Erfassen Sie eine selbstvergebene Belegnummer im Feld Belegnummer und übertragen diese auf den Papierbeleg. Oder: Übertragen Sie die nach dem Festschreiben vom System vergebene laufende Nummer auf den Papierbeleg. |
| 2 |
Schreiben Sie die erfassten Kassenbewegungen täglich fest. |
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Bis zur Festschreibung der einzelnen Kassenbewegungen können die vorerfassten Einträge weiterhin geändert werden. Die Kassenbewegungen im DATEV Kassenbuch online sind erst dann Aufzeichnungen im Sinne der GoBD, d. h. dauerhaft verkörperte Erklärungen der bar getätigten Geschäftsvorfälle, wenn die vorerfassten Einträge durch den Anwender mit der Funktionalität Festschreiben bestätigt wurden. Das Festschreibedatum und die Benutzer-ID des festschreibenden Anwenders werden für jede einzelne Kassenbewegung protokolliert. Diese Information kann über den Erfassungsbericht sowie im Export steuerliche Außenprüfung angezeigt werden. Alle im Produkt DATEV Kassenbuch online festgeschriebenen Kassenbewegungen bilden die Funktionalität eines Kassenbuchs. Ein gesonderter Ausdruck ist nicht erforderlich. Mit dem Festschreiben werden die Kassenbewegungen automatisch für die Finanzbuchführung bereitgestellt. |
| Erfassen vom digitalen Beleg | |
| Voraussetzung:
Erfassen Sie Ihre Kassenbewegungen täglich und korrekt in der angelegten Kasse. Mindesteingaben pro Belegsatz sind Betrag, Datum und Belegtext. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Bei der Erfassung vom digitalen Beleg oder der nachträglichen Zuordnung wird der Zusammenhang durch die Verlinkung zwischen digitalen Beleg und der Kassenbewegung hergestellt. |
| 2 |
Schreiben Sie die erfassten Kassenbewegungen täglich fest. |
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Bis zur Festschreibung der einzelnen Kassenbewegungen können die vorerfassten Einträge weiterhin geändert werden. Die Kassenbewegungen im DATEV Kassenbuch online sind erst dann Aufzeichnungen im Sinne der GoBD, d. h. dauerhaft verkörperte Erklärungen der bar getätigten Geschäftsvorfälle, wenn die vorerfassten Einträge durch den Anwender mit der Funktionalität Festschreiben bestätigt wurden. Das Festschreibedatum und die Benutzer-ID des festeschreibenden Anwenders werden für jede einzelne Kassenbewegung protokolliert. Diese Information kann über den Erfassungsbericht sowie im Export steuerliche Außenprüfung angezeigt werden. Mit dem Festschreiben werden die Kassenbewegungen automatisch für die Finanzbuchführung bereitgestellt. |
Wenn die Kassenminusprüfung aktiv ist, ist der laufende Bestand der Kasse zu jedem Zeitpunkt positiv. Wird durch die Erfassung, Änderung oder Löschung einer Kassenbewegung der laufende Bestand negativ, erscheint ein Hinweis.
In diesem Hinweis wird die Kassenbewegung aufgezeigt, durch die der negative Bestand auftritt. DATEV empfiehlt die Anlage der Kassen mit aktivierter Kassenminusprüfung.
Die Korrektur von festgeschriebenen Kassenbewegungen muss in Abstimmung mit Ihrem steuerlichen Berater erfolgen. Weitere Informationen zur Änderung von festgeschriebenen Kassenbewegungen finden Sie im Dokument:
Festgeschriebene Kassenbewegungen korrigieren (Dok.-Nr. 1001405)
Die bereitgestellten Kassenbewegungen können zur weiteren Bearbeitung in die Finanzbuchführung übernommen werden
In den nach DATEV-Rechnungswesen-Programmen übernommenen Kassenbewegungen dürfen keine Änderungen an Betrag, Datum und Belegtext vorgenommen werden, um eine unveränderte Übernahme aus dem DATEV Kassenbuch online (Grundbuch) in das Hauptbuch sowie die progressive und retrograde Nachvollziehbarkeit gewährleisten zu können.
